Підприємство — платник податку на прибуток виготовляє візитні картки для своїх працівників. На картках зазначаються дані підприємства: його найменування, логотип, інформація про напрям діяльності, а також контактні дані відповідального працівника такого підприємства: його прізвище, ім'я та робочі контакти. Як обліковувати витрати на виготовлення таких карток у податковому обліку? Чи сплачувати ПДФО з вартості візитних карток, що видаються працівникам?
Для відповіді на поставлене запитання слід чітко визначити, що є візитними картками. Згідно із загальноприйнятим визначенням, візитна картка — це традиційний носій контактної інформації про людину або організацію. У цьому випадку, за умовами запитання, візитна картка несе інформацію про підприємство та його відповідальних працівників, через яких підприємство вступає у контакт з іншими учасниками господарських відносин. Це так звані іменні візитні картки. Жодних особистих вигід працівникові така візитна картка не дає. Вона сприяє виконанню його обов'язків, передбачених трудовим договором, а користь від використання візитних карток працівників отримує лише підприємство — у вигляді розповсюдження контактної інформації та налагодження контактів з іншими учасниками господарських відносин. Ця мета використання візитних карток цілком узгоджується з визначенням терміна «реклама», наведеним у ст. 1 Закону України від 03.07.96 р. №270/96-ВР «Про рекламу». Виходячи з цього, такі візитні картки не можна вважати додатковим благом для працівників, бо картки потрібні самому підприємству для ведення його господарської діяльності (найчастіше з рекламною метою), а самі працівники не використовують їх у своїй життєдіяльності, не пов'язаній із виконанням трудових обов'язків, і тому не отримують жодної вигоди від їх використання.
Мало того, підприємство не передає працівникам у власність візитні картки, а лише зобов'язує використовувати їх під час контактів з іншими учасниками господарської діяльності. Тому про жодний дохід працівників не може бути й мови. При цьому передача карток працівникам для використання може оформлятися актами списання товарно-матеріальних цінностей. Рішення про їх виготовлення оформляється наказом керівника, із зазначенням імен працівників, яким для виконання трудових обов'язків потрібно виготовити візитні картки.
Підприємство також може придбавати або виготовляти корпоративні візитні картки, які не містять імен та прізвищ працівників, а містять лише інформацію про компанію, сферу її діяльності, перелік послуг, що надаються, а також контактні дані. Така картка має рекламний характер ще більшою мірою, ніж іменна, бо її єдине завдання — інформувати контрагентів про підприємство, можливо, також про його товари (роботи, послуги), щоб сформувати або підтримати обізнаність і інтерес споживачів реклами до підприємства або його товарів (робіт, послуг)1. Ці картки можуть використовуватися на виставках, конференціях, з'їздах, рекламних стендах, включатися до рекламних матеріалів тощо. Але, як і іменні візитні картки, корпоративні — теж використовуються працівниками підприємства, тільки неперсоніфіковано, що виключає будь-які запитання про оподаткування ПДФО вартості таких карток. Чому ж залежно від наявності чи відсутності контактних даних конкретних працівників візитні картки можуть вважатися їхнім доходом, а можуть не вважатися? На нашу думку, до обох видів візитних карток має бути однаковий підхід під час обліку й оподаткування.
1 Див. визначення реклами у ст. 1 Закону України від 03.07.96 р. №270/96-ВР «Про рекламу».
А тим часом Міндоходів вважає, що візитні картки є додатковим благом працівника (ЄБПЗ, підкатегорія 103.02, відповідь на запитання «Чи виникає об'єкт оподаткування ПДФО у разі видачі працедавцем візитних карток для працівників, на яких зазначено, зокрема, логотип, реквізити СГ та особисті дані конкретного працівника?»). Міндоходів посилається на визначення додаткового блага (пп. 14.1.47 ПКУ) — це, зокрема, матеріальні цінності, які надаються платникові ПДФО податковим агентом, якщо такий дохід не є заробітною платою і не пов'язаний із виконанням обов'язків згідно з трудовою угодою. Далі Міндоходів робить висновок, що візитні картки є таким додатковим благом та підлягають оподаткуванню ПДФО, навіть якщо на них розміщено логотип та реквізити підприємства — податкового агента.
Вважаємо таку думку Міндоходів помилковою. Насправді, як ми вже з'ясували вище, використання працівниками візитних карток прямо пов'язане з виконанням ними своїх обов'язків за трудовим договором (ділові контакти з контрагентами підприємства), а візитні картки — інструмент для виконання таких обов'язків.
Наприклад, якщо менеджер з продажів проводить переговори з потенційними покупцями продукції підприємства і залишає їм свої візитні картки для зворотного зв'язку, то він діє виключно на користь підприємства. Якщо у покупця виникне бажання купити цю продукцію, і під рукою він матиме інформацію саме про це підприємство, найімовірніше, він і звернеться за покупкою саме до цього підприємства. А обслуговувати такого покупця може вже інший працівник підприємства, а не той, який надав візитну картку. Зворотний зв'язок із покупцями підприємства за допомогою візитних карток не має жодної цінності для працівників як приватних осіб, адже такі ділові контакти не входять до сфери їхніх приватних особистих інтересів. Отже, візитні картки працівників, у яких міститься інформація про їхні робочі контакти, не є доходом працівника. Тим, хто сумнівається у тому, яку точку зору прийняти, рекомендуємо звернутися за індивідуальною податковою консультацією до органу Міндоходів згідно зі ст. 52 і ст. 53 ПКУ.
Щодо витрат підприємства — платника податку на прибуток, то таке підприємство має повне право включити вартість візитних карток до складу своїх витрат у податковому обліку як витрати на придбання поліграфічних послуг або витрати на самостійне виготовлення карток. Так, якщо придбання та/або виготовлення візитних карток (на яких зазначаються назва й адреса платника податків, а також контактні дані відповідального працівника такого платника податків) для фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податків, має безпосереднє відношення до здійснення господарської діяльності цього платника, то витрати платника із зазначеною метою включаються до складу його витрат за умови дотримання вимог про наявність первинних документів. Такими документами у цьому випадку будуть документи, що підтверджують придбання поліграфічних послуг (акти), або придбання самих карток (витратні накладні постачальника), а також документи, що підтверджують понесені витрати на самостійне виготовлення карток (акти списання матеріалів, відомості нарахування заробітної плати, відомості нарахування амортизації обладнання тощо). Списання візитних карток при їх використанні за призначенням підтверджується актом списання товарно-матеріальних цінностей. На нашу думку, в таких актах потрібно зазначити прізвище, ім'я, по батькові та посаду працівника, якому видано візитні картки, щоб за цими даними визначити напрям списання витрат на виготовлення або придбання візитних карток, який потрібно вибирати залежно від сфери діяльності працівників, яким надано картки. Наприклад, витрати на візитні картки працівників апарату управління слід віднести до складу адміністративних витрат згідно з пп. 138.10.2 ПКУ, якщо ж такі картки використовуються відділом збуту для налагодження зв'язків із покупцями та клієнтами, — то до складу витрат на збут (пп. 138.10.3 ПКУ).
ЄБПЗ дає аналогічну відповідь на запитання: «Чи включаються до складу витрат витрати на виготовлення візитних карток?» (підкатегорія 102.07.20): якщо придбання та/або виготовлення візитних карток для фізосіб, які перебувають у трудових відносинах з платником податку на прибуток, пов'язане з господарською діяльністю цього платника, то витрати на зазначені цілі відносять до складу податкових витрат за умови наявності первинних документів.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»