Питання, як правильно організувати кадровий облік щорічних відпусток працівників, є одним із тих, що найчастіше виникають у практиці надання відпусток. Адже не лише перед керівництвом підприємств, а й перед менеджерами середньої ланки (керівниками підрозділів) або навіть перед самими працівниками часто постає запитання: а скільки календарних днів щорічної відпустки використав працівник? Це особливо актуально на підприємствах із низькою плинністю кадрів або тих, де широко практикується надання відпусток частинами, де для цього, як правило, доводиться «заглибитися в історію». Відповідні питання зазвичай покладаються на кадрову службу. I не секрет, що на невеликих підприємствах цю функцію доводиться виконувати бухгалтерії.
Насамперед зазначимо, що відповідно до ч. 12 ст. 10 Закону про відпустки1 власник або уповноважений ним орган, тобто адміністрація підприємства, організації, установи, або фізична особа — роботодавець зобов'язані вести облік відпусток, що надаються працівникам. Однак безпосередньо порядку такого обліку законом не визначено.
Облік відпусток працівників, по суті, полягає в двох напрямах, що мають забезпечувати правильне обчислення для кожного працівника:
1) стажу роботи на цьому підприємстві, що дає право на щорічну та додаткові відпустки;
2) кількості днів фактично наданих відпусток.
Порядок обчислення стажу, що надає право на щорічні основну і додаткові відпустки, визначено статтею 9 названого Закону2. Під час обліку стажу первинними документами, що підтверджують цей стаж, є насамперед табелі обліку робочого часу3 та документи, на підставі яких до цих табелів вноситься інформація про невідпрацьований час (відпустки, дні непрацездатності тощо).
Проте для табелів обліку робочого часу встановлені обмежені строки зберігання. Нерідко підприємству необхідно надати відпустку за більш тривалий період, ніж термін зберігання відповідних табелів4, або обчислити компенсацію за невикористану відпустку за довгий період у разі звільнення працівника. Для цього використовуються документи більш тривалого зберігання: особові картки працівників та документи про зарплату.
Якщо підприємство використовує типову форму первинної облікової документації №п-2 «Особова картка працівника»5, то в ній передбачено розділ V «Відпустки», в якому відображається інформація про види відпусток, дату початку і закінчення та за який період відпустка надається, а також номер наказу про її надання. Аналогічний розділ передбачено і формою особової картки П-2ДС, що заповнюється на державних службовців6.
1 Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
2 Докладніше про це — див. статтю Г. Бикової «Щорічні відпустки: відповіді на запитання» у «ДК» №22/2013, «ДК» №23/2013.
3 Типова форма первинної облікової документації №п-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489.
4 Відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. №578/5 табелі обліку використання робочого часу зберігаються 1 рік, накази про надання щорічних оплачуваних відпусток — 5 років.
5 Затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656.
6 Затверджена наказом Мінстату від 26.12.95 р. №343.
Щодо згаданої форми №п-2 наголосимо, що вона є типовою, наказ про її затвердження в Міністерстві юстиції не зареєстрований, і тому її використання є необов'язковим. Тож усе залежить від прийнятих на підприємстві правил документообігу. Зокрема, підприємство може використовувати типові форми частково або використовувати спрощені форми, чи й зовсім інші форми. Згідно зі ст. 8 Закону України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку підприємство розробляє самостійно. Однак для виконання передбачених законом обов'язків щодо обліку надання відпусток працівникам підприємству (та фізичним особам, що використовують найману працю) доцільно використовувати форму з відповідною інформацією.
Для заповнення в особових картках реквізиту «за який період» розділу V для кожної відпустки є доцільним зазначення відповідного періоду в наказі про надання відпустки.
Зверніть увагу на те, що типова форма наказу (розпорядження) про надання відпустки (форма №п-3) включає таку інформацію: за який період роботи надається відпустка, а також період відпустки (з якого і до якого числа) — що майже повністю відповідає реквізитам особової картки.
Тож при наданні щорічних відпусток у наказі слід обов'язково зазначати, за який період надається відпустка. Відповідний період називають «робочий рік». I це недарма, адже працівник отримує право на належну йому відпустку повної тривалості (а як ми знаємо, мінімальна тривалість щорічної відпустки становить 24 к. д.), лише відпрацювавши такий робочий рік. Цей рік обчислюється, як правило, з дня прийняття на роботу1.
1 Робочий рік змінюється, наприклад, у разі переходу на іншу посаду з іншою тривалістю відпустки, настання періодів, що не входять до стажу, який дає право на відпустку (зокрема відпустка по догляду за дитиною).
Приклад 1 Працівник прийнятий на роботу 15 травня 2013 року, його першим робочим роком буде період роботи з 15 травня 2013 року до 14 травня 2014 року. Відповідно другий робочий рік — з 15 травня 2014 року до 14 травня 2015 року і т. д. I саме за кожен вказаний рік працівник одержує щорічну відпустку повної тривалості.
При наданні щорічної основної відпустки працівнику або при проведенні з ним розрахунку при його звільненні (визначенні компенсації за невикористану відпустку) необхідно визначити, за який період роботи працівникові належить певна кількість днів відпустки, і перевірити, скільки днів відпустки за ці дні використано раніше.
Такі дані можна отримати:
а) про належну працівникові тривалість відпустки — із нормативно-правових актів, колективного договору, трудового договору з працівником. Мінімальна тривалість щорічної основної відпустки становить 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік;
б) про робочий рік (стаж, що дає право на відпустку) — із особової картки працівника та документів з обліку робочого часу;
в) про використані дні відпустки — з особової картки працівника.
Одержані дані є підставою для передбачення відповідної інформації в наказі про надання відпустки або виплати компенсації за невикористану відпустку при звільненні. Приблизний алгоритм та приклад визначення кількості днів невикористаної відпустки для розрахунку компенсації при звільненні наведено в листі Мінсоцполітики від 27.03.2013 р. №321/13/84-13 (див. «ДК» №24/2013). Приблизне формулювання наказу про звільнення з виплатою компенсації за невикористану відпустку наведено в зразку 2.
У разі виникнення спору з працівником щодо кількості днів невикористаних відпусток слід використовувати дані кадрового обліку (особові картки працівників), а також документи про оплату праці, а при збереженні — і накази про надання відпусток за останні роки (з якими працівників слід обов'язково ознайомлювати під розпис).
Зверніть увагу: якщо підприємство на прохання працівника поділило щорічну відпустку на частини, то для кожної з частин щорічних відпусток, що стосуються одного «робочого року», у наказі й особовій картці зазначається один і той самий робочий рік.
Приклад 2 Працівник, якого прийнято на роботу з 15 травня 2013 року, використовує частину відпустки тривалістю 14 календарних днів з 10 грудня 2013 року і 5 календарних днів з 3 лютого 2014 року. Для кожної з цих частин щорічних відпусток робочий рік однаковий: з 15 травня 2013 року до 14 травня 2014 року. Приблизне формулювання наказу про надання відпустки наведено в зразку 1.
Зразок 1
Формулювання наказу про надання відпустки
| Iваненку Iвану Сергійовичу, економісту планово-фінансового відділу, надати щорічну оплачувану відпустку за період роботи з 15 травня 2013 року по 14 травня 2014 року на 14 календарних днів з 10 по 23 грудня 2013 року. |
Якщо працівник не використав решту 5 календарних днів відпустки до 14 травня 2014 року і вона надається йому вже протягом наступного робочого року (наприклад, у червні 2014 року), робочий рік у документах кадрового обліку також рахуватиметься з 15 травня 2013 року до 14 травня 2014 року. Фрагмент заповнення розділу V форми №п-2 «Особова картка працівника» відповідно до умов прикладу наведено у зразку 3.
Зразок 2
Формулювання наказу про звільнення з виплатою компенсації за невикористану відпустку при звільненні
| 1. Iваненка Iвана Сергійовича, економіста планово-фінансового відділу, звільнити 14 червня 2014 року у зв'язку з розірванням трудового договору за власною ініціативою, ст. 38 КЗпП України. 2. Виплатити Iваненку I. С. компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки: за 5 календарних днів за період роботи з 15 травня 2013 року по 14 травня 2014 року та за 2 календарні дні за період роботи з 15 травня 2014 року по 14 червня 2014 року. |
Зразок 3
Фрагмент заповнення форми №п-2 відповідно до умов прикладу 21
1 Тривалість відпустки у к. д., а також дата наказу реквізитами форми не передбачені і наводяться в ній для зручності користувача цих даних.
Звертаємо увагу на те, що законодавство не встановлює суворої черговості надання щорічних відпусток (не передбачено, що обов'язково спочатку використати щорічні відпустки попередніх років, а потім іти у відпустку за поточний робочий рік). Однак, відповідно до ст. 11 Закону про відпустки, забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці. У разі відкликання з відпустки, згідно зі ст. 12 названого Закону, невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
Нагадаємо також, що згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, ст. 79 КЗпП черговість надання відпусток визначається не заявами працівників, а графіками. Написання ж заяви про відпустку чинним законодавством не передбачено і є, по суті, лише правовим звичаєм (що досить ефективно використовується на значній кількості підприємств як замінник графіка відпусток). Закон зобов'язує повідомляти працівників про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну. Це означає, що наказ на відпустку повинен бути складений на підставі графіка, а працівник має бути ознайомлений із таким наказом під розписку за 2 тижні (інакше працівник має право вимагати перенесення відпустки на інший період).
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор