Заступнику директора видано довіреність на право підписання документів (листів, довідок, фінансових і бухгалтерських документів, рахунків-фактур тощо). Чи може він підписувати ці документи від власного імені? Чи він може розписуватися на них, коли у документі вже зазначено прізвище та посаду директора, не розшифровуючи свій підпис?
Універсального нормативного документа, який регулював би порядок підписання юридично значимих документів, немає. Тож слід дотримуватися вимог, передбачених законодавством для відповідних видів документів (за наявності цих вимог), або розробити власні (якщо це стосується таких документів, як, наприклад, листи чи рахунки).
Законодавство не визначає правового статусу адміністрації підприємства, передбачаючи у ст. 65 ГКУ лише те, що керівник підприємства формує адміністрацію підприємства і вирішує питання діяльності підприємства в межах та порядку, визначених установчими документами.
Iз цього випливає, що установчими документами можуть визначатися посади, які належать до адміністрації (як правило, саме до неї належать заступники керівника), та порядок призначення і повноваження відповідних осіб. Крім того, ці повноваження можуть визначатися спеціальними актами власника (уповноваженого ним органу), такими як положення про розподіл обов'язків, посадова інструкція, графік документообігу тощо. Наприклад, пункт 10 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабміну від 30.11.2011 р. №1242, передбачає, що право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) установ, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.
Довіреність заступнику керівника потрібна, як правило, лише для укладення договорів (адже прийнято вважати, що без довіреності у разі їх укладення від імені юридичної особи може діяти лише її керівник). Водночас, відповідно до ст. 92 ЦКУ, юридична особа набуває цивільних прав та обов'язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону. Тобто загалом установчими документами також може бути передбачено право заступників директора діяти від імені підприємства.
Наведемо також положення п. 57 зазначеної вище Типової інструкції, відповідно до якої «у разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів «Виконуючий обов'язки» або «В. о.» здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням)».
Тобто у державних установах при підписанні заступником листів чи інших документів замість керівника (за його відсутності) перед найменуванням його посади дописується або додруковується «Заст.» та зазначаються прізвище та ініціал(и) особи, яка реально підписала документ, — заступника. Якщо ж з самого початку передбачається підписання документа заступником (якщо він має на це право), то у реквізиті підпису одразу зазначається його посада.
Якщо внутрішніми стандартами підприємства не визначено інше, вважаємо за можливе застосовувати наведені положення згаданої Типової інструкції як загальноприйняті.
При підписанні ж договорів, угод, на які заступник директора уповноважується довіреністю, у тексті документа, як правило, зазначаються його посада (заступник директора) та реквізити довіреності, на підставі якої він діє.
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., аудитор