Нагадаємо, що, приймаючи на роботу працівника, треба отримати від нього військово-обліковий документ (ст. 24 КЗпП). При цьому КЗпП не вимагає зберігання такого документа в роботодавця або створення його копії. Проте позаяк цей документ є джерелом інформації для заповнення списків персонального військового обліку, то роботодавець створює його копію та зберігає у справі — цього вимагають п. 37 — 38 Порядку №1487.
Надати військово-обліковий документ працівник може як у паперовій, так і в електронній формі. Адже, попри те що електронна форма (так званий Резерв ID) наразі є основною, паперові військово-облікові документи зберігають силу і можуть застосовуватися до певної події.
Коли втрачають чинність паперові військово-облікові документи?
Паперові військово-облікові документи не мають встановленого законом строку дії.
Проте дані в таких документах мають збігатися з даними в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів. А зміни до паперових військово-облікових документів уже не вносять — якщо треба оновити такий документ, його формують в електронній формі. Про це ми розповіли в статті «Чи відбулося повне скасування паперових військово-облікових документів: зміни до Порядку №1487 та Порядку №559» в «ДК» №51-52/2025.
Приклад 1.
Працівник користується старим паперовим ВОД, а у роботодавця зберігається його паперова копія.
Потім облікові дані в Реєстрі змінилися. У такому разі старий паперовий ВОД уже буде нечинним (зміни до нього вже не вноситимуть).
Працівник повинен сформувати військово-обліковий документ в електронній формі (або отримати його роздрук у ТЦК).
Зверніть увагу: пріоритет — у даних Реєстру!
Тому якщо у ВОД інші дані, ніж в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, такий ВОД вважається недійсчинним.
При цьому слід пам’ятати, що до паперового військово-облікового документа інформацію про відстрочку від призову (бронь) не вносять. Підтвердженням оформленої відстрочки раніше була довідка від ТЦК.
З 1 листопада 2025 року паперова довідка про відстрочку з мокрою печаткою не потрібна. Тепер основним підтвердженням відстрочки є електронний військово-обліковий документ у застосунку Резерв+.
Як повідомляє Міноборони, якщо немає можливості скористатися застосунком, можна роздрукувати паперову версію. Отримати файл для друку можна:
— у застосунку Резерв+;
— через портал Дія;
— за потреби — звернутися за роздруком військового документа до ТЦК та СП (або ЦНАП, якщо йдеться саме про документ із відстрочкою).
Таким чином, наявність або відсутність відстрочки, закінчення строку її дії не впливає на чинність паперового військово-облікового документа!
Коли втрачають силу електронні військово-облікові документи
А ось із Резерв ID ситуація зовсім інша — у них є строк дії, і дуже короткий!
Строк дії електронного військово-облікового документа
Строк дії військово-облікового документа в електронній формі становить не більше ніж один рік з дати його формування та не може перевищувати строк дії відстрочки від скерування для проходження базової військової служби для призовників або відстрочки від призову на військову службу під час мобілізації на особливий період (бронювання) для військовозобов’язаних та резервістів.
Тобто, якщо ми говоримо про працюючих військовозобов’язаних, то є три варіанти:
— якщо вони не мають відстрочки (броні), то формувати новий Резерв ID треба раз на 12 місяців.
Приклад 2.
Працівник користується електронним ВОД, а у роботодавця зберігається його паперова або електронна копія.
ВОД було сформовано 01.12.2025. Це означає, що він діятиме до 30.11.2026 включно. Далі цей електронний ВОД вже буде нечинним.
Працівник повинен буде сформувати військово-обліковий документ в електронній формі наново (або отримати його роздрук у ТЦК) і наново надати його роботодавцю;
якщо вони мають відстрочку (бронь), то формувати новий Резерв ID треба і в разі закінчення строку такої відстрочки (броні).
Зверніть увагу!
Строк дії відстрочки від призову може бути різний і залежить від обставин, за якими вона надавалася. Наприклад, якщо йдеться про критично важливі підприємства, які бронюють працівників, то така бронь (як і критично важливий статус) діє максимум рік — після чого критичний статус треба оновити, а працівників перебронювати. Проте навіть і в такому разі підприємство може не виконати умови критичності і втратити статус, а разом з цим втратять бронь і всі його працівники. Або ж щодо деяких працівників такі роботодавці можуть не дотриматися умови щодо рівня оплати — і такі працівники теж втратять бронь.
Подовження військового стану на строк дії броні працівників впливати не має — хоча формально бронь і оформлюється на час дії воєнного стану, в разі його подовження, бронь подовжують автоматично. Про це фахівці Дії повідомляли ще торік.
— якщо облікові дані працівника змінилися і це вже позначено в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Ми вже розповіли, як повідомляти ТЦК про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників.
Повідомлення надсилають тоді, коли у працівника, який є призовником, військовозобов’язаним або резервістом, відбулася зміна:
— прізвища, власного імені та по батькові (за наявності);
— реквізитів паспорта громадянина України;
— реквізитів паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
— адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання;
— адреси місця фактичного проживання;
— сімейного стану;
— освіти;
— місця роботи;
— посади.
Це обов’язкова вимога — зміни слід вчасно фіксувати та інформувати ТЦК через відповідне повідомлення (за формою додатка 4 до Порядку №1487). Щодо кожної зміни і працівника складають окреме повідомлення.
У п. 34 Порядку №1487 передбачено надсилання повідомлення до відповідних районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів щомісяця до 5 числа. Звісно, якщо змін не було, то подавати повідомлення не потрібно.
Яка ще інформація може змінитися?
Повний перелік персональних даних призовника, військовозобов’язаного та резервіста міститься у п. 7 та 7-1 ст. 7 Закону про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Але роботодавець веде персональний військовий облік, користуючись лише тими даними, які зазначені у формі списків персонального військового обліку. Втім, і в списках перелік далеко не повний. Наприклад, у них немає графи про освіту працівника або його сімейний стан. А повідомляти про їх зміну ТЦК потрібно.
А ще в Реєстрі є дані, які навіть роботодавець не відстежуе. Наприклад, відомості про дату виїзду за межі України та дату повернення на територію України або про притягнення до кримінальної відповідальності.
Чи означає це, що при зміні будь-яких даних у Реєстрі треба наново формувати Резерв ID?
Ні! Закон вимагає оновлювати військово-обліковий документ у разі розбіжності даних такого документа з даними Реєстру.
А яка інформація містить в електронному військово-обліковому документі?
Як повідомляє Міноборони, військово-обліковий документ в електронній формі дозволяє побачити в застосунку основну інформацію:
— прізвище, ім’я, по батькові;
— дата народження;
— вид обліку (на обліку/знятий/виключений);
— категорія обліку (призовник, військовозобовʼязаний/резервіст/не військовозобовʼязаний);
— дата останнього оновлення документа;
— інформація про відстрочку чи бронювання (за наявності)
— інформація про наявність порушень правил військового обліку (за наявності).
Крім цього, скориставшись кнопкою ..., можна перейти на екран із повною інформацією еВОД, де побачити військово-облікову спеціальність, військове звання, найменування ТЦК, в якому особа перебуває на обліку, термін дії еВОД, персональні дані, які оновили, та дату їх оновлення.
Отже, якщо змінилися саме ці дані, треба сформувати новий Резерв ID.
Як роботодавцю контролювати наявність актуальних військово-облікових документів?
Ще один обов’язок роботодавців при прийманні на роботу працівника — ознайомити його з правилами військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Їх не треба вигадувати — вони затверджені додатком 2 до Порядку №1487! І мають бути розміщені у загальнодоступному місці, так, щоб кожен працівник міг їх прочитати. Про це ми докладно розповіли в статті «Стенд з військового обліку: чи обов’язково його мати на підприємстві?» в «ДК» №04/2026.
Одне з правил військового обліку наголошує: призовники, військовозобов’язані та резервісти повинні у разі зміни персональних даних, зазначених у пунктах 7 та 7-1 частини першої статті 7 Закону України «Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів», повідомляти про такі зміни в семиденний строк через електронний кабінет призовника, військовозобов’язаного, резервіста або особисто шляхом прибуття до районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки чи його відділу (для військовозобов’язаних та резервістів СБУ чи розвідувальних органів — до відповідного органу СБУ чи розвідувального органу України). Такі персональні дані можуть повідомлятися не частіше ніж один раз на сім днів через електронний кабінет призовника, військовозобов’язаного, резервіста.
Але це про повідомлення ТЦК. А як установити обов’язок повідомляти про зміни самого роботодавця? І як установити обов’язок надавати роботодавцю нові військово-облікові документи?
Додати такий обов’язок до правил не можна, і Порядок №1487, і КЗпП цього не вимагають. Але можна встановити такий обов’язок наказом по підприємству. Це потрібно для вчасного повідомлення ТЦК про зміну облікових даних і контролю за актуальністю наданих військово-облікових документів.
Висновки
1. Паперові ВОД діють, доки дані в них відповідають даним в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
2. Електронні ВОД діють не більше ніж рік або закінчення відстрочки (броні).
3. Роботодавець повинен мати копії старих та актуальних ВОД для ведення персонального військового обліку.
4. Слід установити наказом обов’язок працівників повідомляти роботодавця про зміни облікових даних та надавати нові військово-облікові документи в найкоротший термін.
5. Не забуваймо, що реквізити військово-облікового документа (серія (за наявності), номер, ким та коли видано, час та дата формування) зазначаються в списках персонального військового обліку (графа 9). У примітках до списків сказано, що ця графа заповнюється за даними ВОД, наданого при працевлаштуванні. Але на практиці, зрозуміло, що в списках мають бути актуальні, а не застарілі дані. Тому в разі оновлення ВОД графу 9 треба актуалізувати і зазначити в ній уже нові реквізити.
6. Докладніше про зміни до списків, як вони вносяться протягом року, ми розповімо в окремій статті.