Призначення відповідальної особи — це завжди серйозний крок і далеко не такий простий, як може здатися на перший погляд.
Про це ми писали за посиланням:
- Військовий облік: призначення відповідальної особи та встановлення доплат
- Чи може бухгалтер вести кадровий та військовий облік та як це оформити?
Але навіть якщо ви вже пройшли «квест» із визначенням відповідального за ведення військового обліку, розслаблятися ще зарано.
На вас може чекати не менш цікавий досвід зміни відповідальної особи за ведення військового обліку. Наприклад, якщо призначена особа пішла у відпустку або на лікарняний. А ще така особа може звільнитися, і тоді треба буде терміново шукати їй заміну.
Порядок №1487, на жаль, не містить чіткого алгоритму дій роботодавця у разі тимчасової відсутності особи, відповідальної за ведення військового обліку. Також немає алгоритму дій, коли передбачається постійна зміна відповідальної особи за ведення військового обліку. Але обов’язок щодо безперервного здійснення заходів персонального військового обліку для підприємства залишається незмінним. Тож зрозуміло, що «поставити на паузу» це питання неможливо. Шукаємо вихід із ситуації разом.
Тимчасова відсутність особи, відповідальної за ведення військового обліку
Це питання можна вирішити через видання наказу про тимчасове покладання на іншого працівника обов’язків з ведення військового обліку (див. зразок 1).
Зразок 1. Наказ про тимчасове виконання обовязків з ведення ВО
Але краще запланувати таку зміну ще на етапі призначення особи, яка відповідає за ведення військового обліку на постійній основі. Це зніме зайві запитання і в роботі, і під час перевірок. Наголосимо: під час перевірок від ТЦК на цей момент також звертають особливу увагу. Про це ми писали за посиланням.
Чи треба повідомляти ТЦК про особу, яка веде військовий облік тимчасово?
На думку автора, в цій ситуації не потрібно подавати до повідомлення про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку (додаток 1). Позаяк тут немає тих підстав, що зазначені у Порядку в п. 13 Порядку №1487: «призначення або звільнення (увільнення) відповідальних за організацію та ведення військового обліку», а є лише тимчасова заміна, на якийсь нетривалий проміжок часу.
Та й підвищення кваліфікації такій особи проходити не обов’язково, бо цього не передбачено Порядком №1487.
Утім, якщо період заміни тривалий, то більшість фахівців радять повідомити про таку зміну ТЦК і ставитися до того, хто замінятиме, як до того, хто робить це на постійній основі.
Особа, відповідальна за ведення військового обліку, звільняється або буде відсутня протягом тривалого періоду
А тепер розглянемо ситуацію, коли має відбуватися заміна відповідальної особи на постійно чи на тривалий період часу (наприклад, відпустка по вагітності і за нею відпустка для догляду за дитиною).
Зі звільненням відповідальної особи все зрозуміло — вона вже не повернеться й обов’язків із ведення військового обліку не виконуватиме. Тож заява та наказ про звільнення автоматично означатиме потребу в призначенні іншого працівника відповідальним за ведення військового обліку. Зразок наказу про це ми наводили тут.
Якщо ж відповідальна особа не звільняється, але протягом тривалого часу не працюватиме, то є сенс повідомити про зміну відповідальної особи ТЦК. Адже саме нова відповідальна особа братиме участь у звіряннях та перевірках, надсилатиме повідомлення до ТЦК тощо. Тож у такому разі краще оформити не тимчасову, а повноцінну заміну (хоч і не на завжди, а на певний період).
Пропонуємо такий алгоритм:
1. Написання та подання особою, відповідальною за ведення військового обліку, заяви керівникові про увільнення від виконання обов’язків з ведення (зразок 2).
2. Видання наказу про припинення виконання обов’язків з ведення військового обліку на підставі поданої заяви (зразок 3).
3. Заява від нової особи, на яку буде покладено зазначені обов’язки, про покладання на неї обов’язків з ведення військового обліку. Порядок №1487 не вимагає такої заяви (тому її можна не складати), але краще мати як доказ того, що працівник погодився на виконання нових обов’язків (зразок 4).
4. Видання наказу про покладання обов’язків із ведення військового обліку. Зразок ми наводили тут.
5. Надсилання повідомлення до ТЦК за додатком 1 про увільнення попередньої відповідальної особи та призначення нової особи. Повідомити слід у семиденний строк з дня видання наказу (зразок 5).
Зразок 2. Заява про увільнення від виконання обов’язків з ведення ВО
Зразок 3. Наказ про припинення виконання обов’язків з ведення ВО
Зразок 4. Заява про покладання обов’язків з ведення ВО
Зразок 5. Повідомлення про призначення нової особи, відповідальної за ведення ВО
Також врахуйте, що відповідальна особа за ведення військового обліку має не рідше ніж раз на 5 років проходити підвищення кваліфікації. Навряд чи заміна триватиме 5 років, проте випадок буває різний, тож нагадуємо, що ми про таке підвищення кваліфікації писали за посиланням: