Основні документи, що регулюють надання відпустки при народженні дитини:
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 №322-VIII.
- Закон про відпустки — Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»
- Порядок №693 — Порядок надання відпустки при народженні дитини, затверджений Постановою КМУ від 07.07.2021 №693
- Конвенція №132 — Конвенція про оплачувані відпустки №132 (переглянута у 1970 році), ухвалена Генеральною конференцією Міжнародної організації праці 24.06.1970 (ратифікована із заявою Законом від 29.05.2001 №2481-III).
Кому надається відпустка при народженні дитини?
Відпустка надається одноразово і лише одній особі:
— чоловікові, дружина якого народила дитину. У цьому випадку маємо зареєстрований шлюб;
— або батькові дитини, який не перебуває в офіційному шлюбі з матір’ю, але вони спільно проживають, ведуть спільний побут і мають взаємні права й обов’язки;
— або одному з родичів: баба, дід чи інший повнолітній родич (рідний брат чи сестра), які фактично доглядають дитину, якщо мати або батько є одинокими (ч. 1 ст. 77-3 КЗпП, ч. 1 ст. 19-1 Закону про відпустки).
Зверніть увагу, що в останньому випадку:
одинока мати — це мати, в актовому записі про народження дитини якої відомості про чоловіка як батька дитини внесені в установленому порядку за її вказівкою; мати дитини, батько якої помер, відповідно до рішення суду позбавлений батьківських прав, визнаний безвісти відсутнім або оголошений померлим, якщо ця дитина не була усиновлена іншим чоловіком;
Одинокий батько — це батько дитини, матір якої померла, відповідно до рішення суду позбавлена батьківських прав, визнана безвісти відсутньою або оголошена померлою, якщо ця дитина не була усиновлена іншою жінкою;
Інший повнолітній родич дитини — це повнолітній рідний брат або сестра.
Тобто інший повнолітній родич — це саме рідний брат або сестра дитини, тобто брат або сестра одинокої матері (тітка та дядько дитини відповідно) права на таку відпустку не мають!
Тривалість відпустки
Відпустка при народженні дитини надається тривалістю до 14 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів) не пізніше трьох місяців з дня народження дитини таким працівникам та має бути використана не пізніше 104-го дня з дня народження дитини.
Ці правила здаються простими, але тільки на перший погляд.
Насправді вони потребують численних пояснень, ось найголовніші з них.
Базова тривалість відпуски — як вона застосовується?
Тривалість відпустки при народженні дитини не може перевищувати 14 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів) (ст. 19-1 Закону про відпустку).
Але під час воєнного стану норми про святкові та неробочі дні, передбачені статтею 73 КЗпП, не застосовуються. Тому до закінчення війни святкові та неробочі дні на тривалість такої відпустки не впливають.
І ще один момент: 14 календарних днів — це максимальна, а не гарантована тривалість такої відпустки. Тому, якщо працівник вирішив узяти відпустку терміном на 9 днів, то все, інші 4 дні відгуляти вже не вийде і компенсувати в грошовій формі також.
А якщо народилася двійня або трійня? Чи змінить це тривалість відпустки?
Ні, тривалість відпустки в цьому випадку не збільшується і надається лише одна відпустка!
Важливо:
у разі народження двійні чи більшої кількості дітей від однієї вагітності тривалість відпустки не збільшується (п. 11 Порядку №693).
Чим відпустка при народженні дитини відрізняється від щорічної основної відпустки?
Обидві ці відпустки є оплачуваними, але це чи не єдине, що в них спільного.
Щорічна основна відпустка (ті класичні 24 календарні дні) вважається еталоном, найвідомішим випадком відпусток, які надаються. І тому більшість правил у Законі про відпустки прописані саме для неї.
Натомість відпустка при народженні дитини:
— не підлягає грошовій компенсації в разі невикористання та поділу на частини;
— роботодавець не може відмовити у наданні відпустки, якщо всіх законодавчих термінів дотримано;
— до відпустки при народженні дитини не застосовуються правила відкликання, які діють для щорічних відпусток.
Як порахувати термін, протягом якого працівник може скористатися відпусткою при народженні дитини?
Відпустка, як відомо, має початок і кінець. У разі відпустки при народженні дитини, важливі обидві ці дати.
Дата початку. Відпустка надається не пізніше трьох місяців з дня народження дитини. Що це означає, розглянемо на прикладі.
Якщо дитина народилася 25.01.2026, то перший день, коли працівник може скористатися відпусткою, — це день народження дитини, тобто 25.01.2026. А останній день, коли працівник може звернутися до роботодавця за такою відпусткою, — це 24.03.2026 (і то, якщо цей день буде першим днем відпустки). Тобто заява на надання відпустки може бути датована будь-якою датою в цьому періоді. Пізніше працівник втрачає право на таку відпустку.
Дата закінчення. Використати відпустку можна протягом 104 днів. Якщо дитина народилася 25.06.2026, то максимальний строк перебування у відпустці — до 06.10.2026. При цьому, якщо подати заяву в останній можливий день (24.09.2026) і навіть оформити початок відпустки цього дня, то у працівника залишаться лише 13 днів відпустки. Тож, якщо бажаєте використати всі 14 днів, краще звернутися по відпустку раніше.
Особливості в умовах війни
Стаття 12 Закону №2136‑IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» встановлює, що у період дії воєнного стану роботодавець має право:
— надавати відпустку при народженні дитини без збереження заробітної плати.
Якщо роботодавець вирішить скористатися таким правом, працівник зможе або відгуляти цю відпустку без оплати, або вона «згорить». Адже, як ми зазначили вище, така відпустка не переноситься і не зберігається в разі її невикористання;
— якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення), йому можуть взагалі відмовити у відпустці при народженні дитини. І тоді вона просто «згорить» як не використана своєчасно. Підтверджує це і Держпраці.
Щоправда, роботодавцю в таких випадках треба буде скласти обґрунтування, чому він ухвалив таке рішення. І щодо цього може бути не один трудовий спір після закінчення війни. Але жодних спеціальних правил будь-якої компенсації втраченої через війну відпустки в цьому випадку не прописано.
Коли виплачувати відпусткові?
Зарплата працівникам за весь час відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором (ст. 21 Закону про відпустки).
Але з відпусткою при народженні дитини це не так!
Граничний строк виплати відпусткових за час цієї відпустки не може перевищувати трьох днів з дня її початку (п. 12 Порядку №693).
Тобто роботодавець має право виплатити відпусткові після початку відпустки, і в цьому разі права працівника не будуть порушені.
Щоправда, прискіпливі юристи можуть нагадати, що, крім українського законодавства, є ще й міжнародне, яке ми теж маємо виконувати, зокрема ст. 7 Конвенції №132. Тому краще виплачувати відпусткові до відпусток, а якщо не встигаєте, то варто мати заяву від працівника про перенесення строку виплати за його бажанням (або прописати такі строки в трудовому чи колективному договорі).
Необхідні документи для оформлення відпустки
Для оформлення відпустки працівник подає письмову заяву.
- Бланк Заяви про відпустку чоловікові при народженні дитини, а також іншу корисну інформацію до нього дивіться на нашому сайті за посиланням. Форму Заяви нормативними документами не встановлено, тому кожен суб’єкт господарювання може розробити власну форму.
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
А далі знову починаються нюанси і розбіжності.
Річ у тім, що відпустка при народженні дитини надається на підставі письмової заяви відповідної особи (ст. 19-1 Закону про відпустки). Решту документів доносять пізніше: особа, яка отримала відпустку при народженні дитини, зобов’язана надати копії документа, необхідного для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтва про народження дитини протягом 30 календарних днів з дня виходу в таку відпустку.
А далі в цій статті закону є посилання на Порядок №693, який каже зовсім інше!
По-перше, Порядок №693 вимагає документів про народження дитини одразу (інакше відпустки не отримати).
По-друге, Порядок №693 не вимагає надання копій документів про народження дитини. Ні, він говорить про оригінали, і їх слід лише пред’явити роботодавцю.
А як бути роботодавцю? Найбезпечніший варіант — вимагати документів одразу і самому робити копії з оригіналів (засвідчуватиме їх та особа, яка уповноважена буде робити ці копії).
До заяви, залежно від категорії особи, потрібні такі документи:
1. Чоловік, дружина якого народила дитину:
— документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, — на сьогодні це медичний висновок (або медичне свідоцтво) про народження дитини. Або, якщо дитину вже зареєстрували, — свідоцтво про народження дитини;
— свідоцтво про шлюб (п. 6 Порядку №693).
На підставі заяви та цих документів роботодавець складає наказ. Такий наказ буде аналогічний в усіх випадках надання цієї відпустки, зміниться лише перелік копій документів, які у ньому зазначатимуть.
Зразок 1. Наказ про надання відпустки при народженні дитини
2. Батько дитини, який не перебуває у шлюбі:
— свідоцтво про народження дитини, де зазначена інформація про батька;
— письмова заява матері дитини, яка підтверджує, що вони спільно проживають, мають спільний побут та взаємні права й обов’язки (п. 7 Порядку №693).
Зразок 2. Заява матері дитини
3. Баба, дід або інший повнолітній родич:
— документ, необхідний для державної реєстрації народження дитини, або свідоцтво про народження;
— для одинокої матері: письмова заява одинокої матері, в якій зазначається особа, що фактично доглядатиме дитину. Для підтвердження статусу «одинокої матері» додають копію витягу з Реєстру про державну реєстрацію народження дитини чи довідки про народження із зазначенням відомостей про батька дитини або свідоцтво про смерть батька дитини чи рішення суду про позбавлення його батьківських прав, визнання безвісти відсутнім чи оголошення померлим (п. 9 Порядку №693).
Зразок 3. Заява одинокої матері
— для одинокого батька: письмова заява одинокого батька, в якій засвідчується невикористання ним такої відпустки та зазначається особа, що фактично доглядатиме дитину. Також потрібен документ, що підтверджує його статус, зокрема: свідоцтво про смерть матері або рішення суду про позбавлення її батьківських прав, визнання безвісти відсутньою чи оголошення померлою (п. 8 Порядку №693).
Зразок 4. Заява одинокого батька
Важливо: якщо працівник протягом трьох місяців з дня народження дитини змінив місце роботи, і хоче скористатися правом на цю відпустку за новим місцем роботи, він має надати довідку з попереднього місця роботи про невикористання цієї відпустки.
Зразок 5. Довідка про невикористання відпустки
Відображення в табелі
У табелі обліку використання робочого часу для цієї відпустки окремої позначки немає. Тож роботодавець може додати власне позначення або ж використати найзручніше, на його погляд, наприклад «ІН».
Висновки
Право на відпустку при народженні дитини — просте у формулюванні, але має важливі часові, процедурні та юридичні обмеження. Особливо у період воєнного стану, коли чинні правила дають змогу відмовити у такій відпустці, особливо якщо працівник залучений до критично важливих робіт.