Як ми вже повідомляли, в Україні розширено можливості використання електронного документообігу у сфері трудових відносин. . Адже нещодавно було оновлено Порядок впровадження електронного документообігу. Якщо раніше цей Порядок стосувався насамперед системи управління охороною праці, то тепер його дію поширено на всю сферу трудових відносин.
Які переваги надає цифровий формат для кадрової документації?
Переваги для бізнесу та працівників:
- швидший обмін документами;
- менше паперової роботи;
- зручна взаємодія з працівниками, які працюють дистанційно або перебувають в іншому місті чи країні;
- краща організація кадрового діловодства;
- можливість належного електронного зберігання документів.
Оформлення кадрових документів в електронному вигляді: чи всі роботодавці мають на це право і чи стосується це всіх кадрових документів?
Згідно із Законом №851:
електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Якщо автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Ці норми стали ключовими для реформи документообігу в Україні і подальшої його цифровізації. Тепер нікого не здивуєш тим, що працівник може надати не лише паперовий, а й електронний документ — його паспорт у мобільному застосунку Дія, електронний витяг із рішення експертної команди про встановлення інвалідності, різні довідки тощо. Електронні трудові книжки (роль яких виконує електронний витяг із Реєстру застрахованих осіб, який веде ПФУ) також уже реальність.
На час воєнного стану обмін інформацією і документами між роботодавцем та працівником в електронній формі став справжнім порятунком. Особливо для випадків, коли відбувається релокація роботодавця або вимушена міграція працівників.
Для цього ст. 7 Закону №2136 встановила:
у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів на територіях активних та можливих бойових дій, перелік яких затверджений у порядку, встановленому законодавством, визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи й обліку витрат на оплату праці.
У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Зверніть увагу, що в електронній формі можна не тільки обмінюватися копіями документів, створених на папері, а й створювати самі документи з питань трудових відносин!
Проте порядок такого створення має бути затверджено внутрішнім розпорядчим документом роботодавця — наказом або розпорядженням. І щоб увести такий порядок у дію, потрібне не лише бажання роботодавця, а й згода на це працівників.
Чому? Бо створити електронну форму кадрового документа нескладно — сучасне програмне забезпечення дозволяє зробити це досить швидко. Але здебільшого такі документи мають бути підписані електронним підписом. Як наслідок, електронний підпис має бути не лише у директора або інспектора з кадрових питань, а й у кожного зі звичайних працівників.
Утім, отримати електронний підпис досить просто — подібний безоплатний сервіс пропонує багато джерел (про що — далі). Головне, щоб ваше програмне забезпечення дозволяло такий підпис застосовувати (незалежно від того, з якого джерела він був отриманий) й у працівників був доступ до такого програмного забезпечення. Але мати власне програмне забезпечення не обов’язково — тепер багато цифрових платформ дозволяють здійснювати електронний документообіг (про що теж розповімо далі). Тобто технічних можливостей набагато більше, ніж іще кілька років тому, й отримати згоду від працівників на електронний кадровий документообіг нескладно.
Тим більше що у тих, хто віддає перевагу паперовим документам, залишається альтернатива. Паперові трудові книжки й надалі зберігають юридичну силу, і на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний і заводити нові трудові книжки тим, хто щойно починає трудову діяльність, і вносити записи до них. Паспорти й інші державні документи видають на руки, попри те що інформація про них зберігається в Дії. Те саме стосується довідок, витягів із реєстрів та рішень тощо, які надають органи влади, — на вимогу громадянина вони надаються у паперовій формі.
Які кадрові документи можуть бути створені та використовуватися у цифровому форматі?
Фактично всі.
Це можуть бути, наприклад:
- заяви працівників;
- накази та розпорядження роботодавця;
- документи щодо відпусток, відряджень, переведення, звільнення;
- документи з питань охорони праці;
- інші документи у сфері трудових відносин, ведення яких передбачено законодавством.
Проте деякі документи треба мати й у паперовому вигляді, хоча б у вигляді копії (роздруку) електронного документа.
Це потрібно, наприклад, для формування особових справ працівників.
Особова справа формується після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу.
Порядок формування особових справ регламентує пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.
Докладно про формування особової справи ми писали за посиланням.
Або, наприклад, такий випадок.
Правила військового обліку мають бути не тільки доведені до відома працівників під особистий підпис під час їх прийняття на роботу (це можна зробити і в електронній формі), а й розміщені у загальнодоступних приміщеннях підприємства. Тому більшість підприємств, навіть тих, які вже перейшли на електронний документообіг, оформлюють стенди з такими правилами. Про це ми докладно розповіли в статті «Стенд з військового обліку: для чого він потрібний та чи обов’язково його мати на підприємстві?».
Яке законодавство має враховувати роботодавець, використовуючи цифровий формат для кадрової документації?
Держпраці наголошує, що роботодавець, ухвалюючи рішення про перехід на електронний документообіг, може організувати створення, ведення, підписання, пересилання та зберігання документів у цифровому форматі.
Але робити це він має відповідно до вимог законодавства про працю, законодавства про електронні документи, електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги.
Точнішу відповідь містить п. 2 Порядку впровадження електронного документообігу:
організація електронного документообігу здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту України від 11.11.2014 №1886/5, та інших законодавчих та нормативно-правових актів.
Перехід на електронний формат обов’язковий?
Держпраці заспокоює: держава не вимагає від усіх переходити на електронний документообіг. Він і досі залишається альтернативним варіантом.
Роботодавець самостійно (хоч і за узгодженням із працівниками) ухвалює рішення про впровадження електронного документообігу й оформлює це відповідним наказом або розпорядженням.
Одночасно з ухваленням рішення роботодавець зобов’язаний затвердити:
1) перелік документів, ведення яких передбачається в електронній формі;
2) порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у цьому переліку.
А це означає, що перехід на електронний документообіг може бути і неповний. В електронній формі оформлятимуть лише ті документи, які зазначені у переліку. Решту, як і раніше, можна оформляти на папері.
Як узгодити з працівниками запровадження електронного документообігу?
Держпраці радить роботодавцю та працівникові погодити порядок електронної взаємодії, зокрема:
- використання електронного підпису;
- використання сервісів електронного документообігу (наприклад, Дії або іншого програмного забезпечення);
- спосіб надсилання кадрових документів;
- електронні адреси та канали комунікації;
- порядок зберігання електронних документів.
Працівник, який перебуває за кордоном, також може використовувати український КЕП за умови наявності чинного сертифіката електронного підпису та доступу до відповідного сервісу.
Щодо електронних адрес та каналів комунікації між роботодавцем та працівниками слід нагадати про ще одну норму ст. 7 Закону №2136:
кожна зі сторін трудового договору зобов’язана постійно (у тому числі під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше ніж 10 календарних днів) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефону тощо. Виконання цього обов’язку забезпечується:
роботодавцем — внесенням відповідних змін до відомостей про нього, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань;
роботодавцем-фізобою, яка не є підприємцем, — надсиланням інформації на адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та/або за номером телефону працівника;
працівником — надсиланням інформації на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. За відсутності у працівника можливості надіслати інформацію засобами поштового зв’язку та/або технічними засобами електронних комунікацій роботодавця можна повідомити з використанням засобів телефонного зв’язку, надіславши текстове повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.
Якщо одна зі сторін трудового договору не виконує цих вимог, здійснення іншою стороною трудового договору комунікації за останніми відомими їй адресою місцезнаходження (місця проживання), адресою електронної пошти або номером телефону вважається належним виконанням такою стороною вимоги щодо повідомлення іншої сторони трудового договору.
За відсутності поштового зв’язку та/або технічних засобів електронних комунікацій за останніми відомими контактними даними визначена законодавством вимога щодо повідомлення такої сторони про виникнення та/або припинення трудових прав та обов’язків та/або про припинення/розірвання трудового договору не застосовується.
Тобто мало один раз узгодити електронні адреси сторін трудового договору. Треба ще й повідомляти один одного про зміну електронної адреси. Це під час воєнного стану працює і в разі паперового документообігу. А якщо роботодавець та працівники перейшли на електронний кадровий документообіг, — це стає потребою!
Як працівник може дистанційно підписувати кадрові документи?
Для юридичної сили кадрових документів адвокат Ганна Лисенко рекомендує використовувати:
- КЕП (кваліфікований електронний підпис);
- системи електронного документообігу («Вчасно», «Вчасно. Кадри», Dubidoc та інші), де підписання відбувається через КЕП.
КЕП можна отримати:
- у податковій;
- у банках (наприклад, через Приват24, Ощадбанк тощо);
- в акредитованих надавачів електронних довірчих послуг.
УЕП (удосконалений електронний підпис) — лише у випадках, передбачених законодавством, для працівника він не є обов’язковим.
Увага! Не є електронним підписом:
- скан підпису:
- фото підпису;
- надсилання документа електронною поштою;
- повідомлення «ознайомлений» у Viber або Telegram;
- натискання кнопки «прочитав» без належної ідентифікації особи.
Електронний документ, аби мати юридичну силу, має бути підписаний належним електронним підписом, а не просто надісланий електронною поштою або через месенджер.
Де почитати більше про електронний кадровий документообіг?
- Електронний кадровий документообіг-2026: алгоритм запровадження від Держпраці
- Е-працевлаштування у 2026 році: що зміниться для роботодавців і працівників?
- Е-трудовий договір та е-кадровий архів: як будуть оформлюватися?
- Зміни у кадровому діловодстві-2026: чекліст справ роботодавців від Держпраці
- Електронне працевлаштування з липня 2026 року: новий експеримент для роботодавців