Акт — це інформаційно-аналітичний документ, складений групою осіб (переважно комісією) або спеціально уповноваженою особою для засвідчення встановлених нею фактів, пов’язаних із діяльністю юрособи, її окремих структурних підрозділів або працівників.
Форми деяких видів актів (наприклад, акта про відмову від отримання повістки, акта про перевіряння наявності та стану справ (документів), акта спеціального розслідування нещасного випадку, що стався) затверджено нормативно-правовими актами, вимоги яких є обов’язковими для виконання, тому вносити будь-які зміни до таких форм не дозволяється. Якщо для певного виду акта встановленої нормативно-правовим форми немає, то його рекомендовано складати за уніфікованою формою (див. зразок 1) або в довільній формі.
Які види актів найчастіше складають кадровики?
У кадровій практиці складають різноманітні акти з метою документального підтвердження певних фактів та подій.
Найпоширеніші види актів, які складають у кадровому діловодстві
Акт про відсутність працівника на роботі (див. зразок 2).
Акт про порушення трудової дисципліни (запізнення, самовільне залишення робочого місця, перебування працівника на роботі в стані алкогольного, наркотичного або токсичного сп’яніння тощо).
Акт про відмову працівника у наданні письмових пояснень.
Акт про відмову від ознайомлення з документом (посадовою інструкцією, кадровим наказом, іншим актом) (див. зразок 3).
Акт про відмову від отримання повістки.
Акт про розслідування нещасного випадку на виробництві.
Акт про перевіряння наявності та стану кадрових справ (облікових документів).
Акт про невиправні пошкодження кадрових справ (облікових документів).
Акт про списання зіпсованих бланків трудових книжок і вкладишів до них.
Акт про знищення печаток і штампів (див. зразок 4).
На якому бланку оформити акт і які реквізити мають бути в акті?
Акт оформлюють на загальному бланку юрособи (як із кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів) або на стандартних аркушах паперу формату А4, дотримуючись вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020).
Акти, що підлягають затвердженню керівником юрособи з проставленням «грифу затвердження» у верхньому правому куті першого аркуша документа, доцільно оформлювати на бланку з кутовим розташуванням реквізитів, як це показано у додатках 1 і 4.
Акт може мати такий склад реквізитів згідно з ДСТУ 4163:2020:
- зображення емблеми юрособи або торговельної марки (знака для товарів і послуг);
- найменування юрособи вищого рівня;
- найменування юрособи;
- найменування структурного підрозділу юрособи;
- назва виду документа (АКТ);
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- місце складення документа;
- заголовок до тексту документа;
- текст документа;
- підпис;
- відбиток печатки;
- відмітка про ознайомлення з документом.
Зверніть увагу! Виділені реквізити мають бути в акті обов’язково.
Докладно про оформлення реквізитів акта
Найменування юрособи зазначають повністю відповідно до статуту юрособи, а під повним найменуванням наводять за наявності скорочене найменування у дужках або без них.
Назву виду документа — АКТ, друкують великими літерами напівжирним розрядженим шрифтом.
Дата акта має відповідати даті події, що заактовано. Якщо комісія працювала кілька днів, в акті зазначають останній день роботи комісії.
Реєстраційний індекс акта складається з порядкового номера певного виду акта в межах діловодного року. Кожний вид акта має окрему валову нумерацію. За потреби порядковий номер доповнюють індексом справи за номенклатурою справ. Наприклад: №3/05-25, де 3 — порядковий номер акта, 05-25 — індекс справи, в якій зберігаються акти відповідного виду.
Місце складення акта має відповідати назві населеного пункту, в якому фактично його було складено;
Заголовок до тексту має граматично узгоджуватися з назвою виду документа, починатися з прийменника «про» та відповідати на запитання «про що?». Наприклад: «Про знищення печаток і штампів», «Про відсутність на роботі Івана СЕРГІЄНКА».
Текст акта максимально може складатися з трьох частин:
- вступної,
- констатуючої,
- прикінцевої.
У вступній частині — зазначають документ, що став підставою для проведення заактованого заходу, і склад комісії та, за потреби, — присутніх (свідків).
У констатуючій частині — фіксують крайні дати проведеного заходу, його мету, завдання, зміст і характер, а також обов’язково — встановлені факти (зокрема, виявлені порушення).
У прикінцевій частині — подають висновки і пропозиції членів комісії та уточнюють кількість примірників акта.
Текст констатуючої і прикінцевої частин акта поділяють на пункти (за потреби).
З нового рядка без абзацу наводять дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження або адресатів, яким надіслано акт. Наприклад: «Складено у двох примірниках: 1-й прим. — надіслано до Укрдержархіву; 2-й прим. — підшито до справи №05-15.
Акт підписують голова та всі члени комісії в тій послідовності, що їх було наведено у вступній частині тексту, але без зазначення посад.
Якщо акт підлягає затвердженню керівником юрособи — автора документа або керівником юрособи вищого рівня, то в акті оформлюють реквізит «гриф затвердження», що складається з таких елементів: слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» (яке друкують великими літерами без лапок і розділових знаків), назви посади, підпису, власного імені та прізвища керівника відповідної юрособи, дати затвердження.
На актах, що фіксують факти витрат коштів і використання матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами, підпис особи, яка склала акт, або особи, яка його затвердила, скріплюють основною круглою печаткою (за наявності) відповідної юрособи.
У деяких видах актів нижче підписів голови і членів комісії оформлюють відмітку про ознайомлення працівника(-ів), до роботи яких, наприклад, є зауваження. Цей реквізит складається з таких елементів: слів «З актом ознайомлений(-а, -і):», що друкують без лапок, підпису(-ів), власного(-их) імені(імен) і прізвищ(а), дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення.
Зразок 1. Уніфікована форма акту
Зразок 2. Акт про відсутність працівника на робочому місці
Зразок 3. Акт про відмову працівника в ознайомленні з наказом про звільнення
Зразок 4. Акт про знищення печаток і штампів
Висновки
1. Акт є важливим документом кадрового діловодства, який підтверджує факти, пов’язані з діяльністю юрособи, її окремих структурних підрозділів або працівників.
2. Під час оформлення акта слід дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 щодо бланка, складу реквізитів, структури тексту та порядку підписання документа.
3. Дата акта має відповідати даті зафіксованої події, а зміст документа — чітко й об’єктивно відображати встановлені факти й висновки.
4. Правильно оформлений акт забезпечує належне документальне підтвердження кадрових процедур і може бути доказом під час трудових спорів, перевірок та інших юридично значущих ситуацій.