Хто може отримати грошову компенсацію замість невикористаної відпустки?
На сьогодні відомі три випадки, коли відпустку замінюють грошовою компенсацією. Усі вони прописані у ст. 24 Закону про відпустки.
Випадок перший.
У разі звільнення працівника, йому виплачують грошову компенсацію за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.
Які відпустки належать до щорічних, наведено у ст. 4 Закону про відпустки:
основна відпустка (ст. 6 цього Закону);
додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 цього Закону);
додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8 цього Закону);
інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
А надання додаткових соціальних відпусток «на дітей» регулюється ст. 19 Закону про відпустки.
Випадок другий.
За бажанням працівника частину щорічної відпустки замінюють грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не має бути менша за 24 календарні дні.
Випадок третій.
Працівникам, призваним на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийнятим на військову службу за контрактом, за їхнім бажанням та на підставі заяви виплачують грошову компенсацію за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.
Але щоб мобілізований працівник зміг скористатися таким правом, відповідна заява має бути подана не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв’язку з призовом на військову службу!
За які періоди працівник міг заробити щорічну відпустку?
Які періоди перебування у трудових відносинах включаються до стажу, який дає право на щорічну відпустку, прописано у ст. 9 Закону про відпустки.
Увага: щорічні відпустки бувають двох видів — основна і додаткові (про це ми зазначили вище). Тому в ст. 9 Закону про відпустки наводяться два переліки періодів, які входять до відпусткового стажу.
Так, для відпусток за особливі, шкідливі та важкі умови праці насамперед важливо те, скільки часу протягом року працівник працював у таких умовах. Адже встановлений розмір відпусток розраховується пропорційно до такої роботи.
А от для щорічної основної відпустки важливим є радше сам факт перебування у трудових відносинах. Позаяк до відпусткового стажу входять не лише періоди, коли працівникові нараховувалася зарплата, а й періоди, коли за ним зберігався середній, повний або частковий заробіток (оплачувані відпустки та лікарняні, періоди відрядження тощо).
Входять до стажу і деякі періоди, в яких працівник не отримував виплат від роботодавця, проте за ним зберігалися робоче місце та посада (це неоплачувані відпустки, зазначені у ст. 25 та 26 Закону про відпустки).
З декретними відпустками ситуація така.
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами до стажу на основні відпустки входить (адже вона оплачується середнім заробітком).
А от відпустка для догляду за дитиною до 3 років і відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку або старше, за медичним висновком, до такого стажу не входять!
З додатковими соціальними відпустками на дітей усе просто і складно водночас. На них ст. 9 Закону про відпустки не поширюється, тобто стаж роботи на тривалість таких відпусток не впливає: відпустка на дітей надається вже за фактом перебування у трудових відносин та за наявністю дітей. Але право на таку відпустку мають не всі батьки, і це право треба підтвердити документально.
Варто також прочитати:
Як обчислюємо середню зарплату для виплати компенсації
Середню зарплату для виплати працівникам компенсації за невикористані відпустки обчислюють відповідно до норм Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі — Порядок №100).
Рік, за який виплачують компенсацію, має значення!
Якщо працівник отримує компенсацію за дні відпусток, на які він набув права до 31.12.2023, середню зарплату розраховують виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.
Якщо ж ідеться про пізніші відпустки, наприклад зароблені і не використані у 2024 — 2026 роках, то розраховують середню зарплату за загальними правилами. Тобто виходячи з виплат, нарахованих за останні 12 місяців, які передують місяцю, в якому працівник набув права на компенсацію.
Якщо відпустка була зароблена до 31.12.2023 (включно)
У такому разі до розрахунку беремо доходи тільки за 2023 рік — з січня до грудня.
Звісно, працівник міг працевлаштуватися не з січня 2023 року, але однаково до кінця 2023 року заробити собі певну кількість календарних днів відпустки. І тоді до розрахунку беремо тільки дані за 2023 рік.
Зарплату, нараховану працівникові у 2023 році (за фактично відпрацьований час з 1 січня або з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому виплачується компенсація за невикористану відпустку), ділять на кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Отриману середньоденну зарплату множать на кількість днів відпустки, що підлягають оплаті компенсацією.
Якщо відпустка була зароблена після 2023 року
У такому разі до розрахунку беремо доходи за останні 12 календарних місяців, які передують місяцю набуття працівником права на компенсацію відпустки.
Якщо працівник відпрацював менше ніж 12 місяців, то до розрахунку беремо лише ті місяці, в яких він працював. При цьому якщо він був прийнятий на роботу не з 1 числа, місяць прийняття на роботу до розрахунок середньої зарплати не беремо, — нас цікавлять лише цілі місяці.
Якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць.
А якщо працівник перебував у неоплачуваній відпустці, або трудовий договір з ним був призупинений, або він був мобілізований?
Час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним заробіток не зберігався або зберігався частково, вилучається з розрахункового періоду. Це правило діє в обох випадках нарахування компенсації за невикористані відпустки. Як це працює на практиці, покажемо у прикладі нижче.
Із розрахункового періоду також вилучається час, за який немає даних про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
А якщо працівник має відпустки, зароблені до 31.12.2023 і після?
Це досить поширена ситуація. Тим більше що щорічні відпустки надаються не за календарний, а за робочий рік — тобто за 365 (366) днів, які рахуються з дати початку трудових відносин. І цілком може бути, що працівник має відпустку, зароблену за 2023 — 2024 робочий рік, наприклад.
У такому разі для розрахунку компенсації за невикористані відпустки роботодавець має обчислювати дві середні зарплати. Та й саму компенсацію ділити на дві частини: компенсація за відпустки, права на які набуті до 31.12.2023 і після цієї дати.
Як порахувати кількість днів відпустки, які підлягають компенсації?
Про це ми докладно розповіли тут, у коментарі до листа Мінекономіки від 26.02.2024 №4707-05/14491-09.
Щодо додаткових відпусток «на дітей», то вони надаються не за робочий, а за календарний рік. Причому незалежно від того, скільки місяців або навіть днів працівник пропрацював у роботодавця. Тобто ці дні порахувати за періоди до 2023 року включно дуже просто: треба з’ясувати, з якого року у працівника виникло право на таку відпустку, порахувати кількість років, у яких було це право, помножити на кількість днів такої відпустки (вона може бути двох варіантів річної тривалості: 10 або 17 календарних днів). А далі — відстежити за наказами, скільки днів таких відпусток працівник уже використав. Різниця становитиме кількість днів невикористаної відпустки.
А от щодо щорічних відпусток складніше.
Чинним законодавством не встановлено порядку розрахунку кількості днів заробленої відпустки (зокрема, щодо щорічної основної відпустки).
Колись Мінсоцполітики, зокрема в листі від 24.06.2011 №208/13/116-11, запропонувало певну формулу. Мінекономіки теж її використовує.
Формула має такий вигляд:
Д = (З/(К - С)) х (Ф - С),
де: Д — кількість днів невикористаної відпустки;
З — загальна кількість днів щорічної відпустки працівника (встановлюються трудовим або колективним договором, але не менше ніж 24 к. д.);
К — кількість календарних днів у році (365 або 366 (якщо у робочому році є 29 лютого!));
Ф — фактична кількість календарних днів за відпрацьований період;
С — кількість святкових та неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на відповідний період (це може бути як рік, так й інший період, за який розраховується компенсація. У році 11 святкових та неробочих днів).
Але під час дії воєнного стану покажчик С ми не застосовуємо, — тому що тепер ст. 73 КЗпП тимчасово не діє.
Окремі правила розрахунку середньої зарплати для виплати компенсації зумовили окремий розрахунок кількості днів заробленої відпустки.
На цьому наполягає Мінекономіки у листі №4707-05/14491-09. Отже, доведеться рахувати не тільки окремі суми компенсації (до 31.12.2023 та після), а й окрему кількість днів заробленої, але не використаної відпустки (до 31.12.2023 та після).
Приклад 1.
Якщо працівник, прийнятий на роботу 01.12.2023, звільнився 30.04.2026, треба рахувати окремо. Наведемо приклад розрахунку днів заробленої щорічної основної відпустки за весь період роботи. Вважаючи при цьому, що весь період роботи входить до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку.
Для періоду до 2024 року:
24 / 365 х 31 = 2 дні.
Для 2024 року:
24 / 366 х 366 = 24 дні.
Для 2025 року:
24 / 365 х 365 = 24 дні.
Для 2026 року:
24 / 365 х 120 = 8 днів.
Отже, маємо 2 дні щорічної основної відпустки, зароблені до 31.12.2023 (включно), і 56 днів, зароблених пізніше.
А тепер покажемо, як рахувати саму компенсацію.
Приклад 2.
Працівниця, яка перебувала у відпустці для догляду за дитиною до трьох років, звільняється 01.05.2026. За останні 12 місяців (травень 2025 р. — квітень 2026 р.) перед звільненням вона не мала доходів у зв’язку з перебуванням у цій відпустці.
За кадровими наказами така працівниця:
— з 01.12.2022 до 31.12.2023 була у відпустці для догляду за першою дитиною;
— з 01.01.2024 до 05.05.2024 перервала неоплачувану відпустку і пішла у відпустку по вагітності та пологах (отримувала допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами) за другою дитиною;
— а з 06.05.2024 до 01.05.2026 перебувала у відпустці для догляду за дитиною до трьох років за другою дитиною.
І позаяк працівниця була прийнята на роботу, наприклад, 01.07.2019, то на день звільнення вона має певну кількість зароблених, але не використаних днів щорічної основної відпустки. Розрахунок такої кількості ми зараз не робимо, а наводимо умовні цифри.
Наприклад, 15 днів невикористаної щорічної основної відпустки, права на які вона набула до 31 грудня 2023 р., а також 8 днів невикористаної щорічної основної відпустки, права на яку вона набула протягом січня — травня 2024 року.
Посадовий оклад працівниці у 2023 році становив (умовно) 14 тис. гривень. З 01.01.2024 посадовий оклад підвищено, і станом на 01.05.2026 він дорівнює (умовно) 17 тис. гривень.
Як розрахувати суму компенсації за невикористані відпустки в цьому випадку?
Час перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною віком до трьох років треба вилучити з розрахункового періоду при обчисленні середньої зарплати.
А якщо працівниця не має розрахункового періоду, то середню зарплату обчислюють відповідно до абзаців третього — п’ятого п. 4 Порядку №100.
Абзацом третім п. 4 Порядку №100 встановлено: якщо в розрахунковому періоді працівник не мав зарплати, розрахунки проводять з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.
Проте Мінсоцполітики пропонує для цього випадку власну формулу розрахунку середньоденної зарплати — що розрахунковий період (щоправда, умовний) у працівника все ж таки з’являється! Але це буде умовний розрахунковий період, як і умовний сумарний дохід.
За рекомендацією Мінсоцполітики, середньоденну зарплату в такому разі слід розраховувати як результат множення суми окладу на 12 (місяців) і ділення отриманого результату на 355 (356) календарних днів за мінусом святкових та неробочих днів.
Цією формулою можна скористатися й тепер, з одним зауваженням: на час дії воєнного стану віднімати святкові та неробочі дні не потрібно!
Отже, розраховують середню зарплату для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівниця набула права до 31.12.2023, в розрахунковому періоді з 01.01.2023 до 31.12.2023, а за невикористані відпустки, на які працівник набуде права після 31.12.2023, — у розрахунковому періоді з 01.05.2025 до 30.04.2026.
Причому в обох випадках розрахунок проводять виходячи з окладу, встановленого на час розрахунку, у цьому випадку — на дату звільнення (17 000 грн). Бо заробітку в обох розрахункових періодах працівниця не мала.
Звісно, якщо б у 2023 році або з 01.05.2025 до 30.04.2026 у працівниці була б нарахована зарплата, то середню зарплату для виплати компенсації довелося б рахувати для кожної частини компенсації окремо, і така середня зарплата була б різна. А в цьому випадку нарахувань не було, розрахунковий період однаковий за кількістю днів, тож середня зарплата для обох частин компенсації — однакова!
Кількість календарних днів у розрахунковому періоді з 01.01.2023 до 31.12.2023 становить 365 днів, у розрахунковому періоді з 01.05.2025 до 30.04.2026 — 365 днів.
Сума компенсації працівниці під час звільнення за невикористані відпустки, на які вона набула права до 31.12.2023, така.
Розрахунок середньоденної зарплати:
17 000 грн х 12 міс. / 365 к. д. = 558,90 грн.
Розрахунок суми компенсації:
558,90 грн х 15 к. д. невик. відп. = 8 383,50 грн.
Сума компенсації працівниці під час звільнення за невикористані відпустки, на які вона набула права після 31.12.2023 (протягом січня — травня 2024 року), така.
Розрахунок середньоденної зарплати:
17 000 грн х 12 міс. / 365 к. д. = 558,90 грн.
Розрахунок суми компенсації:
558,90 грн х 8 к. д. невик. відп. = 4 471,20 грн.
Отже, загальна сума розрахованої суми компенсації за невикористані відпустки працівниці при звільненні становитиме:
8 383,50 грн + 4 471,20 грн = 12 854,70 грн.