Процедура оцифрування трудової діяльності працівників виходить на фінішну пряму.
Нагадуємо: граничний строк подання сканкопій трудових книжок — 10 червня 2026 року.
Водночас ПФУ дає підстави сподіватися, що оцифрування трудових книжок триватиме і після 10 червня 2026 року.
Проте радимо не зволікати, адже вже минула половина квітня 2026 року.
Базові норми щодо оцифрування трудових книжок
Відомості про трудову діяльність працівника подають через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді XML-файлу (п. 4 Порядку №11-1).
Щодо періодів до набрання чинності Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», то такі відомості можна подати в один із двох способів:
1) у вигляді копій документів, передбачених законодавством, виготовлених за допомогою сканування;
2) в оцифрованому вигляді — за допомогою створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України з додаванням сканованих копій документів, на підставі яких формується такий запис.
Одразу зауважимо: для кадровика і бухгалтера підприємства значно простіше обрати саме перший спосіб подання, тобто подання скан-копій.
Водночас другий спосіб також можна застосовувати. Але на практиці під час його використання виникає чимало запитань і нестандартних ситуацій, які потребують окремих роз’яснень.
Що ближче до дедлайну, то більше виникає запитань щодо оцифрування трудових книжок. Сьогодні відповімо на деякі з них, які надійшли від наших читачів.
Які відомості про трудову діяльність передають до ПФУ в оцифрованому вигляді
Відомості про трудову діяльність працівника подають одноразово. Тому якщо трудову книжку вже оцифровано, а дані внесено на вебпортал ПФУ, повторно подавати їх після появи нових записів не потрібно.
Водночас п. 6 Порядку №11-1 передбачає випадки повторного подання. Це потрібно, якщо виявлено неправильний або неточний запис про періоди роботи чи страхового стажу після 1 липня 2000 року, а також якщо на вебпорталі електронних послуг ПФУ створено неправильний або неточний електронний запис в електронному кабінеті страхувальника чи застрахованої особи.
У разі повторного подання подають титульну сторінку трудової книжки та сторінки, до яких внесено зміни.
Ідеальний електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника. Докладно див. у таблиці 1.
Таблиця 1. Склад електронного запису про трудову діяльність працівника
| № | Відомості, що входять до електронного запису | Що саме зазначають |
| 1. | Дані про роботодавця | Найменування роботодавця або ПІБ роботодавця-фізособи; код ЄДРПОУ або РНОКПП; для осіб, які відмовилися від РНОКПП з релігійних переконань, — серія та/або номер паспорта за наявності відповідної відмітки |
| 2. | Періоди діяльності | Періоди роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами ЦПХ, виправних робіт, сумісництва |
| 3. | Переведення | Відомості про переведення з однієї посади на іншу посаду або на іншу роботу |
| 4. | Дані про роботу | Найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ |
| 5. | Підстава припинення | Причина припинення трудових відносин, навчання, практики, служби, відносин за договорами ЦПХ, догляду, безробіття, виправних робіт із зазначенням пункту, частини, статті закону |
| 6. | Документ-підстава | Вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами ЦПХ, виправних робіт, сумісництва |
Проте електронна форма на порталі ПФУ має більше реквізитів, аніж зазначено у Порядку №11-1. Покажемо, як відбувається передача відомостей на практиці.
Розпочнімо із заповнення порядкового номера місця трудових відносин.
Порядковий номер місця трудових відносин
Порядковий номер місця трудових відносин (або код суб’єкта) — це унікальний номер підприємства чи установи, з якою особа працювала. Він має єдине значення для всіх записів у трудовій книжці щодо одного роботодавця і не змінюється навіть у разі перейменування організації.
Приклад
Якщо це перше місце роботи, то код суб’єкта буде «1».
При переході до іншого роботодавця присвоюється наступний номер за порядком.
Якщо працівник повертається на попереднє місце роботи, код суб’єкта залишається той самий (наприклад, «1»).
Як визначити кількість роботодавців?
Для цього можна скористатися кількома джерелами інформації:
Форми ОК-5 та ОК-7. У цих документах відображають дані про страховий стаж, зарплату і сплату внесків за страхувальниками.
Витяг з електронної трудової книжки (ЕТК). У ньому міститься докладна інформація про всі періоди роботи у конкретних роботодавців.
Усі ці дані формуються на основі Реєстру застрахованих осіб, адміністратором якого є Пенсійний фонд України.
Такий номер ідентифікується як код суб’єкта. Важливо, що в разі зміни назви підприємства код суб’єкта не змінюється (лист ПФУ від 14.08.2025 №2600-0604-8/145987).
Чи враховувати навчання у ВНЗ, роботу за договорами ЦПХ, перебування працівника на обліку в центрі зайнятості як безробітного під час визначення порядкового номера роботодавця?
Якщо буквально сприймати визначення порядкового номера, то йдеться саме про трудові відносини. Тому, на нашу думку, порядковий номер слід присвоювати лише роботодавцям.
Водночас під час оцифрування трудової книжки ви вноситимете всі записи послідовно. А це фактично означає, що порядковий номер доведеться зазначати щодо всіх страхувальників.
Щодо цього порядкового номера виникає багато запитань і сумнівів. Утім, з огляду на вже напрацьовану практику, можемо вас заспокоїти: навіть якщо в цьому реквізиті припустилися помилки, хвилюватися не варто. Надалі її однаково виправить ПФУ.
Зміна назви роботодавця
Чи треба передавати до ПФУ оцифрований запис про зміну назви підприємства, на якому працював працівник?
Звернімося до п. 5 Порядку №11-1.
Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту.
Тож, якщо дотримуватися написаного, то й інформацію про перейменування страхувальника слід також передати (див. таблицю 2).
Таблиця 2. Зміна назви страхувальника
| Реквізит | Що вказати | Примітка |
| Тип події | «Заміна назви суб’єкта (який вносить зміни)» | Доцільно застосовувати, якщо змінилася назва поточного роботодавця, який оцифровує записи.* |
| Атрибут події | Дата | Проставляється автоматично |
| Дата події | Дата перейменування | Зазначають фактичну дату зміни назви |
| Текст події | Короткий текст про перейменування | Формулювання має відображати суть зміни, наприклад: «Товариство з обмеженою відповідальністю «Ромашка» перейменовано на Товариство з обмеженою відповідальністю «Галкос»» |
| *Якщо оцифровують запис про зміну назви іншого суб’єкта, доречніше обрати «Інформ. повідомлення з датою події» | ||
Запис про встановлення неповної зайнятості
Нерідко у трудових книжках можна побачити записи про встановлення неповної зайнятості.
Іноді так помилково оформлюють зміну основного місця роботи на роботу за сумісництвом. Водночас КЗпП не передбачає такого переведення. Змінити основне місце роботи на сумісництво можна лише через звільнення з основного місця роботи та подальше прийняття на роботу за сумісництвом.
Та хай там як, а запис про встановлення повної чи неповної зайнятості до трудової книжки вносити не потрібно. І навіть якщо попередній роботодавець такий запис уніс, на думку автора, оцифровувати такий запис не слід, адже він жодним чином не впливає на страховий стаж працівника.
Якщо все ж таки вирішили оцифрувати такий запис, у реквізиті «Тип події» проставте «Період події (не враховується до трудового стажу)» і зазначте дату початку.
Запис про встановлення рангу, період військової служби, про відпустку для догляду за дитиною тощо
А ось цих записів у трудовій книжці, як правило, немає.
Але на практиці часто виникає потреба оцифрувати відомості, що не були внесені до трудової книжки, але мають бути відображені в електронному обліку трудової діяльності.
Якщо потрібно передати до ПФУ цю інформацію в електронному вигляді, дійте за таким алгоритмом:
Крок 1. Відскануйте підтвердний документ (цю скан-копію треба буде передати до ПФУ).
Крок 2. Оцифруйте запис, внісши відповідні відомості до електронного запису.
Крок 3. У реквізиті «Тип події» проставте відповідну позначку, наприклад: «Повідомлення про присвоєння рангу», «Строкова військова служба», «Догляд за дитиною до 3 років», «Період набуття освіти» тощо.
Якщо відповідної позначки немає, але такий період зараховується до страхового стажу, оберіть позначку «Період іншої події (враховується до трудового стажу)».
Оцифрування виправлень у трудовій книжці
На практиці незрідка трапляються ситуації, коли у трудовій книжці є запис про виправлення помилки. Зазвичай це означає, що попередній запис визнано недійсним, а після цього внесено правильні відомості.
Для оцифрування таких записів можливі два підходи:
Шлях 1 — внести два окремі записи:
— помилковий запис із позначкою типу події «Інформ. повідомлення з датою події»;
— правильний запис.
Шлях 2 — оцифрувати лише правильний запис.
Другий підхід виглядає обґрунтованішим. Річ у тім, що правильний запис фактично одночасно виконує дві функції:
1) скасовує попередній помилковий запис;
2) фіксує коректні дані.
Тому, на думку автора, до електронної форми доцільно вносити саме правильний запис. Адже до неї однаково додається скан-копія трудової книжки, тому і неправильний запис, і його виправлення фахівці ПФУ зможуть побачити під час опрацювання поданих відомостей.
Чи можна буде підтвердити старий трудовий стаж після 10 червня?
Насамперед зазначимо: паперову трудову книжку працівникам варто й надалі зберігати, навіть якщо всі відомості з неї вже були оцифровані та передані до ПФУ. Вона може знадобитися, якщо дані про стаж раптом зникнуть із порталу ПФУ або раптом будуть виявлені розбіжності між даними, що були надіслані, і даними, що зберігаються в Реєстрі застрахованих осіб. Практика показує, що такі випадки, на жаль, трапляються.
Що ж до тих, хто не встигне оцифрувати паперову трудову книжку до 10 червня, є надія, що фатальних наслідків це не спричинить.
Законотворці пропонують продовжити строк переходу на ЕТК
Ми вже писали, що на сайті ВРУ зареєстровано законопроєкт від 27.11.2025 №14257 щодо продовження строку оцифрування трудових книжок. Станом на сьогодні цей законопроєкт має статус «Надано для ознайомлення».
Ним пропонують уточнити у Прикінцевих та перехідних положеннях Закону №1217, що включення ПФУ до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюватиметься протягом:
— дії воєнного стану в Україні
— та ще трьох років після його припинення або скасування.
Тобто, по суті, оцифрування трудових книжок пропонують подовжити.
ПФУ не проти приймати оцифровані паперові документи і пізніше: у зручний час або під час звернення за пенсією
Наприклад, на сайті Комітету з питань соціальної політики та захисту прав ветеранів зазначено: якщо роботодавець або працівник не оцифрував паперову трудову книжку, зокрема через те, що не працював останні п’ять років або з інших поважних причин не мав можливості звернутися до ПФУ чи самостійно пройти оцифрування, паперові документи можуть бути відскановані у будь-який зручний для нього час або під час звернення до ПФУ за призначенням пенсії.
Таку позицію ПФУ можна зрозуміти — адже простіше приймати такі документи й оцифровувати їх, аніж судитися з численними роздратованими громадянами.
Новий законопроєкт щодо підтвердження стажу за відсутності документів
Водночас 09.04.2026 Верховна Рада України ухвалила загалом законопроєкт №13705-д. Ним уносять зміни до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування».
Ухвалений закон має вдосконалити та спростити механізм зарахування стажу роботи до страхового стажу, якщо потрібних документів немає, зокрема через знищення підприємств, втрату архівів, тимчасову окупацію території України тощо. Тож це має забезпечити реалізацію права громадян на належне пенсійне забезпечення.
Закон передбачає:
1) обов’язок ПФУ інформувати особу про відсутність у публічних електронних реєстрах відомостей, потрібних для призначення або перерахунку пенсії, а також про порядок підтвердження страхового стажу, зокрема в судовому порядку;
2) зарахування до страхового стажу, що дає право на пенсію, періодів роботи, за які не сплачено страхових внесків, якщо у страхувальника є заборгованість зі сплати страхових внесків, але за такі періоди подано звітність;
3) можливість установлення стажу за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній на підставі:
— наявних документів, що містять відомості про періоди роботи;
— показань не менше ніж двох свідків, які знали заявника за спільною роботою, у випадках і порядку, визначених Кабінетом Міністрів України;
— рішення суду про встановлення періоду перебування у трудових відносинах і характеру виконуваної роботи.
Увага: останній пункт, тобто підтвердження стажу показаннями свідків, не є новим механізмом. Таке правило існує давно. Йдеться про постанову КМУ від 12.08.1993 №637, якою затверджено Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній.
Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій
Основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування, є трудова книжка.
Якщо документи про стаж не збереглися, його підтверджують органи Пенсійного фонду України на підставі показань свідків.
Зокрема, за відсутності документів про стаж і неможливості їх отримати через стихійне лихо, аварії, катастрофи або інші надзвичайні ситуації стаж роботи, що дає право на пенсію, встановлюють на підставі показань не менше ніж двох свідків, які знали заявника за спільною роботою на одному підприємстві, в установі, організації, у тому числі колгоспі, або в одній системі. Це передбачено п. 17 Порядку №637.
Як зазначається на сайті ПФУ, якщо трудову книжку втрачено, у ній немає записів про роботу або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу, набутого до 2004 року, можуть прийматися:
— дані з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
— виписки або довідки, складені, зокрема, на підставі даних з інформаційних, автоматизованих чи інформаційно-комунікаційних систем підприємств, установ, організацій;
— особові рахунки та відомості на видачу зарплати;
— посвідчення, характеристики, письмові трудові договори й угоди з відмітками про їх виконання, а також інші документи, що містять відомості про періоди роботи;
— членські квитки профспілок за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.
Якщо в реєстрі застрахованих осіб немає необхідних даних, а підприємство, установа чи організація розташовані на тимчасово окупованій території, у районі проведення воєнних дій, на території, яка перебувала в тимчасовій окупації, або якщо майно чи документи пошкоджено чи знищено внаслідок воєнних дій і це унеможливлює отримання додаткових документів, стаж роботи може бути встановлений на підставі показань не менше ніж двох свідків. При цьому такі свідки мають:
— знати заявника за спільною роботою на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі;
— мати документи про власну роботу за той період, щодо якого вони підтверджують роботу заявника.