Спочатку потрібно уточнити з договору:
Який правовий статус застави:
це саме забезпечувальний платіж/депозит, який:
— підлягає поверненню після закінчення оренди (за відсутності боргів/пошкоджень), або
— може бути зарахований у рахунок останнього місяця оренди;
чи це передоплата (аванс) орендної плати за певний період?
Як сформульовано умову:
— прямо написано «повертається після закінчення договору»;
— чи «зараховується в рахунок останніх місяців орендної плати»;
— чи обидва варіанти («за згодою сторін» тощо)?
Бухоблік застави (забезпечувального платежу)
Якщо за текстом договору сума 8 000 грн:
— виконує функцію забезпечення виконання зобов’язань орендаря перед орендодавцем (гарантія оплат, відшкодування пошкоджень тощо);
— не є оплатою за конкретний період оренди на дату перерахування;
— підлягає поверненню (повністю або частково) після завершення договору за відсутності порушень, —
то в обліку орендаря це, як правило не визнається витратами при перерахуванні;
обліковується як дебіторська заборгованість / інший актив (забезпечувальний депозит), а витрати визнаються лише тоді, коли депозит буде:
— або зараховано в рахунок орендної плати (тоді — витрати того періоду, за який фактично погашається орендна плата);
— або утримано орендодавцем як компенсацію витрат / збитків (витрати того періоду, коли стало відомо про утримання).
НП(С)БО 16 «Витрати» вимагає визнавати витрати у періоді, до якого вони належать, за принципом нарахування; орендна плата визнається витратами періодично (щомісяця) в сумі, що належить до цього періоду користування активом (п. 7, 9 НП(С)БО 16).
Забезпечувальний платіж не пов’язаний безпосередньо з придбанням послуг, а виконує функцію гарантії виконання зобов’язань, тому до моменту його зарахування / утримання витрати не визнаються.
Бухгалтерські проведення:
— при перерахуванні: Д-т 377 К-т 311;
— щомісяця орендна плата: Д-т 92, 93, 94 тощо — К-т 685;
— у періоді, коли забезпечувальний платіж зараховано в рахунок оренди (наприклад, за останній місяць): Д-т 685 — К-т 377 (без нового руху грошей), і витрати на оренду вже були / будуть визнані за звичайною схемою цього місяця.
Якщо ж договір одразу визначає, що сплачена застава є передоплатою за оренду (тобто буде зарахована в рахунок орендної плати, а не повернута), то такий платіж буде авансовим платежем орендної плати. У такому разі витрати визнаються в тому періоді, за який ця сума фактично погашає орендну плату (найчастіше — саме останній місяць оренди), а не на дату перерахування авансу.
Податок на прибуток
Для платника податку на прибуток:
— об’єкт оподаткування визначається за даними бухобліку (пп. 134.1.1 ПКУ);
— тож дата включення забезпечувального платежу до витрат залежить від того, коли вона визнається витратами у бухобліку (за викладеною вище логікою).
Спеціальних коригувань щодо забезпечувального платежу за договором оренди в розділі III ПКУ немає, тому податковий облік слідує за бухгалтерським, за умови відсутності інших різниць.
ПДВ (якщо сторони — платники ПДВ)
За ПДВ дуже важливо розрізняти:
— чи виконує платіж функцію застави / забезпечувального депозиту, який підлягає поверненню;
— чи є попередньою оплатою (аванcом) за послуги оренди, що однозначно буде зарахована в рахунок орендної плати.
Якщо забезпечувальний платіж виконує виключно функцію засобу забезпечення зобов’язань і підлягає поверненню після виконання зобов’язань, то:
— він не є об’єктом оподаткування ПДВ як попередня оплата,
— податкову накладну на його суму не складають.
Якщо ж за договором передбачено, що забезпечувальний платіж зараховується в рахунок орендної плати (тобто, по суті, це передоплата за оренду), тоді на дату його отримання в орендодавця виникає податкове зобов’язання з ПДВ як при отриманні авансу за послуги, і він складає податкову накладну на всю суму.