Нормативне підґрунтя та поняття представницьких витрат
У ПКУ немає прямого визначення представницьких витрат.
Термін «представницькі витрати» законодавчо закріплений лише для бюджетних установ (норми таких витрат затверджені наказом Мінфіну від 14.09.2010 №1026).
Проте для приватних підприємств такі витрати не обмежені в сумі. Головне — довести, що ці витрати пов’язані з госпдіяльністю, а не є фінансуванням особистих потреб директора та інших фізосіб.
Тобто треба довести, що обід у ресторані мав на меті налагодження ділових зв’язків, укладення контрактів або підтримання партнерства, що в майбутньому принесе дохід.
Чи не стане на заваді цьому те, що в чеку з ресторану зазначено алкоголь?
Податкові органи традиційно негативно ставляться до наявності алкоголю в ресторанних чеках, намагаючись трактувати це як «фінансування особистих потреб» (додаткове благо згідно з пп. 164.2.17 ПКУ).
Проблема алкоголю та оподаткування
До оподатковуваного доходу (додаткового блага) завжди включається вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів, незалежно від мети зустрічі (пп. 170.9.1 ПКУ).
Податкові наслідки
Вартість алкоголю в чеку, оплаченому КПК, вважається надміру витраченими коштами. Підприємство як податковий агент має утримати ПДФО (18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,21951) та військовий збір (5%).
Хоча є рішення судів, де платники доводять зв’язок алкоголю з «діловим етикетом», податкові органи під час перевірок суворо дотримуються прямої норми пп. 170.9.1 ПКУ.
Рекомендації щодо формулювання у Положенні про КПК
Якщо ви все ж таки вирішили включати витрати на алкоголь до представницьких витрат, то, щоб убезпечити компанію, у «Положенні про використання корпоративних платіжних карток» або в окремому «Положенні про представницькі витрати» варто закріпити такі тези:
1. Визначення мети: «Корпоративна платіжна картка може бути використана для оплати представницьких витрат, спрямованих на встановлення та підтримання співпраці, проведення перемовин із діловими партнерами (клієнтами, постачальниками) з метою отримання економічного ефекту».
2. Склад витрат: «До представницьких витрат, що можуть бути оплачені за допомогою КПК, належать: оплата ділових сніданків, обідів, вечерь, організація офіційного прийняття, включаючи послуги ресторанів, кейтерингу та оплату напоїв (у тому числі алкогольних), якщо це передбачено програмою заходу та відповідає загальноприйнятим нормам ділового етикету та гостинності».
3. Процедура підтвердження: «Витрати на алкоголь у межах ділових зустрічей вважаються обґрунтованими за умови надання держателем картки звіту про використання коштів, фіскального чека та документів, що підтверджують діловий характер зустрічі (наказ, програма, звіт про результати)».
Але самого лишень запису в положенні недостатньо. Для захисту витрат перед ДПС на кожну таку оплату мають бути:
1. Наказ про проведення представницького заходу: в якому зазначено мету зустрічі (наприклад, «обговорення умов договору №123») та перелік осіб (від вашої компанії та від контрагента).
2. Програма заходу: де прописано час та місце «ділового обіду».
3. Звіт (акт) про результати: де зафіксовано, яких домовленостей було досягнуто.
4. Розрахунковий документ: фіскальний чек ресторану та сліп (чек термінала).
Важливо: якщо в чеку є алкоголь, у звіті про результати зустрічі варто наголосити, що «прийняття організовано згідно з вимогами протоколу для створення сприятливої атмосфери під час переговорів».