Про те, як складати нову місячну форму єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, ми розповіли у попередніх статтях (див. «ДК» №07/2025).
А тепер, як і обіцяли, поговоримо про виправлення помилок.
По суті, всі помилки, які були допущені під час складання «зарплатної» звітності, можна поділити на два типи — це робить і сам Порядок №4, яким затверджено правила складання цієї звітності.
Отже, помилки бувають сумові і несумові. Під сумовими помилками маємо на увазі ті, що призвели до викривлення показників доходу, ЄСВ, ПДФО та ВЗ. А несумові — це помилки в інших показниках.
Наприклад, якщо ви забули зазначити у звіті якийсь дохід, нарахований фізособі, або зазначили його в неправильній сумі, або застосували до такого доходу неправильну ставку ЄСВ, це сумова помилка.
Діапазон несумових помилок значно більший. Це і неправильно зазначений звітний період, і викривлення інформації зі статистики працівників, і помилки в кадровій інформації щодо них.
Сумові помилки, як правило, виправити можна, і в Порядку №4 чітко прописано алгоритм, як це зробити. А от із несумовими помилками складніше. Через їх різноманітність Порядок №4 не прописує алгоритмів для виправлень щодо кожного рядка звітності. А податківці запевняють, що деякі з них виправити просто неможливо (посилаючись на відсутність чіткого алгоритму в Порядку №4). Проте спробувати розв’язати цю проблему можна. Однак давайте рухатися поступово. І спочатку поговоримо про те, що в Порядку №4 точно є!
Три типи єдиної звітності
Коли ми тільки починаємо аналізувати єдину «зарплатну» звітність, ми рухаємося зверху вниз. А на самому верху цієї звітності ми бачимо традиційний і обов’язковий реквізит будь-якої податкової декларації — її тип.
Наприклад, у заголовній частині податкового розрахунку (цього головного документа єдиної звітності) є три рядки, в одному з яких треба поставити позначку «Х»:
— рядок 011 «Звітний» — якщо ПР подається за звітний (податковий) період уперше. Розрахунок із типом «звітний», який прийняв контролюючий орган та який пройшов усі контролі, в тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб, залишається чинним під час прийняття контролюючим органом наступного ПР за такий звітний (податковий) період;
— рядок 012 «Звітний новий» — якщо ПР подається наступним за звітний (податковий) період до закінчення граничного строку подання з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄВ та/або реквізитах. Подається у разі виявлення помилок у сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄВ у ПР або реквізитах у рядках додатків до ПР та містить виключно коригування даних на підставі інформації з попередньо поданих за такий звітний (податковий) період ПР із типом «Звітний» або «Звітний новий», як передбачено порядком коригування даних ПР (додатків);
— рядок 013 «Уточнюючий» — якщо ПР подається після закінчення граничного строку подання для відповідного звітного (податкового) періоду з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄВ та/або реквізитах. Подається у разі виявлення помилок у сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄВ у ПР або реквізитах у рядках додатків до ПР та містить виключно коригування даних на підставі інформації з попередньо поданих за минулий звітний (податковий) період.
Аналогічні рядки є і в кожному з додатків до податкового розрахунку.
Але тим, хто складає єдину звітність, треба пам’ятати про історію її створення. Річ у тім, що ця звітність поєднала в собі інформацію про ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Саме тому вона не тільки зовні є гібридом колишніх звіту про ЄСВ та форми №1ДФ, а й сам Порядок №4 її складання став таким самим гібридом, адже поєднав у собі правила складання цих колишніх звітів.
Це повною мірою стосується і виправлення помилок у єдиній звітності. Наприклад, у табличній частині додатків Д1 і Д5 з’явилися окремі графи, в яких проставляють позначку на додавання або на вилучення певного рядка (чого не було в звіті з ЄСВ, але було у формі №1ДФ і збереглося в додатку 4ДФ). Але в табличній частині додатка Д1 збереглися коди типу нарахувань 2 і 3 для відображення зменшення або збільшення сум доходів та ЄСВ за минулі звітні періоди (чого, відповідно, немає в додатку 4ДФ).
Тобто, як правило, якщо ми виправляємо помилки, то це треба зазначити в типі єдиної звітності, яку ми складаємо. І це має бути тип або «Звітний новий», або «Уточнюючий». Проте деякі сумові помилки можна виправити і в «Звітній» формі — але тільки якщо це не потребує аналогічних виправлень і в додатку 4ДФ.
Як зазначити старий звітний період?
Кілька років ми мали квартальну єдину звітність, а тепер вона знову місячна. Як показати в заголовній частині, за який період виправляються помилки? Для цього Порядок №4 встановив спеціальне правило.
Для потреб коригування платником самостійно виявлених помилок за 2021—2024 роки вважати відповідними такі періоди:
I квартал:
- 1 місяць — січень (1);
- 2 місяць — лютий (2);
- 3 місяць — березень (3);
II квартал:
- 1 місяць — квітень (4);
- 2 місяць — травень (5);
- 3 місяць — червень (6);
III квартал:
- 1 місяць — липень (7);
- 2 місяць — серпень (8);
- 3 місяць — вересень (9);
IV квартал:
- 1 місяць — жовтень (10);
- 2 місяць — листопад (11);
- 3 місяць — грудень (12).
Для потреб коригування платником самостійно виявлених помилок за періоди до 2021 року вважати відповідними такі періоди:
для податкових агентів:
- I квартал: березень (3);
- II квартал: червень (6);
- III квартал: вересень (9);
- IV квартал: грудень (12).
для платників єдиного внеску — відповідний місяць, за який здійснюється коригування.
Виправлення сумових помилок
Приклад 1: сумова помилка. Роботодавець забув показати в єдиній звітності нараховану в січні 2025 року суму лікарняних 10 000,00 грн. Як це виправити?
До 20 лютого 2025 року (до закінчення строку подання єдиної звітності за січень 2025 року) це можна було виправити типом «Звітний новий» єдиної звітності.
У ньому треба було зазначити в заголовній частині, що це звіт за січень 2025 року (тип «Звітний новий»), дані про особу, яка подає цей звіт, і про орган ДПС, в який він подається. По суті — переписати ці дані з раніше поданої єдиної звітності. Єдина відмінність — це номер податкового розрахунку! Цей реквізит заповнюється в хронологічному порядку, незалежно від типу ПР. Отже, якщо ми подаємо перший «Звітний новий» до ПР за січень 2025 року, то номер у нього буде вже «2» (адже номер «1» мав «Звітний» ПР, поданий і прийнятий раніше).
Звісно, що треба заповнити і дані наприкінці ПР та додатків до нього щодо осіб, які підписуватимуть цю звітність. Далі в ПР треба зазначити лише ту інформацію, яка потребує виправлення. А ще не забудьте навести інформацію про додатки, які подаються разом із ПР, — і це мають бути додатки «Звітного нового» типу, лише ті, в яких робитиметься виправлення.
Тобто треба скласти:
— податковий розрахунок, у якому в розділі І показати лише суму цих лікарняних. Її ми показуємо в рядках 4.1 (адже помилка стосується лікарняних, до яких застосували ставку 22%) та 4. А ще фіксуємо суму пені в рядку 5 (про пеню — наприкінці цієї статті);
— додаток Д1, адже додану суму треба персоніфікувати! У табличній частині зазначаємо дані про цього працівника.
Нагадаємо, що нараховані лікарняні відображають у додатку Д1 у тому місяці, в якому роботодавець їх фактично нарахував у бухобліку. Iз зазначенням у графі 8 коду застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, якому ЄСВ на дохід нараховується за ставкою 22% (як у нашому випадку).
Суму лікарняних відображають окремо від інших виплат із розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні. У графі 10 зазначають місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на місяць, уточнений у графі 10. Iнші графи, де відображено лікарняні за рядками, заповнюють у загальному порядку, крім однієї. Це графа 25, і її заповнюють лише в додатку Д1 типів «Звітний новий» або «Уточнюючий». У ній відображають ознаку «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознаку «1», якщо рядок потрібно вилучити. Позаяк нам треба додати новий рядок з інформацією про лікарняні, то в графі 25 проставляємо значення «0»;
— додаток 4ДФ, адже треба не лише задекларувати суму лікарняних, а й утримати з неї ПДФО та ВЗ. Заповнюють цей додаток за тими самими правилами, що й додаток Д1. Тобто це має бути тип «Звітний новий», заголовну частину заповнюємо аналогічно до ПР (але тільки тими відомостями, які є у формі цього додатка), а в табличній частині нас цікавить лише розділ І. В якому заповнюємо лише один рядок — в якому зазначаємо у звичайному порядку лікарняні та суму утриманих ПДФО й ВЗ. Відмінність буде лише одна — щодо графи 10. У ній треба проставити вже знайому нам ознаку «0» на додавання цього рядка до звітності за січень 2025 року.
Подавати «Звітний новий» додаток Д5 не потрібно, адже лікарняні в ньому не відображаються.
Увага! Якщо ви не встигли знайти цю помилку до 20 лютого 2025 року (включно), а знайшли її пізніше, то також можете її виправити. Все треба буде зробити так само, але тип звітності буде вже «Уточнюючий».
Два основні правила:
— виправляємо помилки в раніше поданій єдиній звітності ми, як правило, в «Звітній новій» або в «Уточнюючій» звітності.
— складаємо «Звітну нову» та «Уточнюючу» звітність однаково. Тільки стежимо за нумерацією податкових розрахунків!
Якщо треба не додати, а вилучити зайвий рядок, то робимо те саме, але зазначаємо в графі 25 додатка Д1 і в графі 10 додатка 4ДФ ознаку «1», а в податковому розрахунку проставляємо від’ємне значення доходу та ЄСВ.
Якщо треба замінити показники: наприклад збільшити або зменшити суму доходу, ЄСВ та ПДФО і ВЗ, то щодо такої фізособи заповнюємо два рядки: один — на вилучення неправильних даних, а інший — на додавання правильних показників. Відповідно, у податковому розрахунку показуємо підсумок: суму, на яку треба зменшити або збільшити дохід та/або ЄСВ.
Виправлення несумових помилок
Аналогічно виправляємо і більшість несумових помилок: додаванням, вилученням або заміною неправильних даних на правильні. Ось тільки розділ І податкового розрахунку в такому разі буде порожній — адже суми доходів та ЄСВ не зміняться.
Така сама за значенням графа 20 є і в додатку Д5. У ній теж проставляємо значення «1» на вилучення рядка з неправильними даними або значення «0» на додавання рядка з правильними даними.
Ось саме тому щодо помилок у заголовній частині єдиної звітності (наприклад, щодо кількості працівників) податківці консультують, що виправити їх неможливо. Адже в цих рядках немає графи на вилучення неправильних даних та на додавання прпавильних! Та й у Порядку №4 нічого про коригування цих рядків не сказано.
Проте, на думку автора, відсутність алгоритму виправлення не означає повну заборону такого виправлення. І можна спробувати подати «Звітний новий» або «Уточнюючий» ПР із правильними даними в заголовній частині (і з порожнім розділом І). Можна додати до такого виправлення й доповнення у довільній формі — лист, у якому пояснити, для чого цей звіт подається і які виправлення в ньому зроблено. Адже якщо поточна форма не дає адекватної можливості відобразити або виправити показники, п. 46.4 ПКУ дозволяє платникові податків подати таке доповнення. А наприкінці ПР є й окремий рядок для відображення інформації про його подання.
Проте, чи приймуть податківці таке виправлення та чи врахують його, наразі сказати важко. У будь-якому разі спробувати можна.
А якщо сумову помилку виявили під час складання єдиної звітності за наступний звітний період?
Чи можна її виправити просто в цій, «Звітній» формі? Можна, але тільки помилку в додатку Д1 (та в податковому розрахунку, бо ці дві форми взаємо поєднані). Якщо помилка стосується і додатка 4ДФ, її доведеться виправляти в «Уточнюючій» звітності.
Два основні правила:
За допомогою кодів типу нарахувань КТН «2, 3» можна виправити будь-яку сумову помилку в Д1, а також додати/видалити рядки без сумових показників, які були пропущені/зайво зазначені в раніше поданому Д1. Причому виправити такі помилки можна:
— варіант 1 — за допомогою податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому припустилися помилки. Він міститиме безпосередньо сам розрахунок та додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;
— варіант 2 — у складі ПР за поточний місяць із типом «Звітний».
Незалежно від обраного варіанта порядок виправлення буде однаковий.
У Д1 формуємо рядок на працівника, щодо якого припустилися помилки, зазначаючи серед іншого у графі 10 — місяць і рік, за який виправляється помилка, а в графі 09:
— КТН «2», якщо донараховується база та/або ЄСВ чи додається рядок, який не було зазначено в поданому Д1;
— КТН «3», якщо зменшується база та/або ЄСВ або потрібно видалити зайвий рядок із раніше поданого Д1.
Зверніть увагу: при зменшенні бази/суми ЄСВ показники у графах 16 — 20 зазначаємо без знака «мінус». КТН «3», який каже про те, що треба зменшити базу та/або ЄСВ у раніше поданому Д1.
Інші графи заповнюємо в загальному порядку.
Приклад 2: ще одна сумова помилка. Роботодавець застосував щодо суми зарплати працівника з інвалідністю ставку ЄСВ 22% замість 8,41%. Зарплата була нарахована та відображена в єдиній звітності в січні 2025 року, сума зарплати 10 000,00 грн. Категорію застрахованої особи було зазначено правильно («2» — особа з інвалідністю). Як це виправити у звітності за лютий?
Одразу визначимося: в додатку 4ДФ помилки не було, сума ПДФО та ВЗ з цієї зарплати була утримана і відображена в єдиній звітності правильно. Тобто виправлення треба зробити лише в ПР та Д1. І це можна зробити і в «Звітній» єдиній звітності поточного звітного періоду, наприклад за лютий 2025 року.
Почнемо з додатка Д1.
У ньому показуємо дані за лютий і окремим рядком — зменшення суми ЄСВ за січень. Ще раз звертаємо увагу: двох рядків у цьому разі не буде (графа 25 не заповнюється)! Буде один рядок, і показати треба лише різницю! Зробимо це з повторенням «недохідних» даних про працівника, із зазначенням у графі 09 коду типу нарахувань «3», у графі 10 — місяця та року, в якому здійснено нарахування (тобто 01.2025), у графі 16 і 17 — нічого не зазначаємо, а у графі 20 — суму зменшення ЄСВ (10 000 х 22% - 10 000 х 8,41% = 1 359,00).
У ПР треба буде зазначити дані за лютий, а ще — заповнити рядки 6 та 6.1, в яких показати суму зменшення ЄСВ (1 359,00). Позаяк відбулося зменшення суми ЄСВ, про штрафні санкції можна не думати і рядок 5 (про пеню) точно не заповнювати.
А якщо помилок декілька?
Так, їх можна виправити одночасно. Тобто в одному «Звітному новому» або «Уточнюючому» звіті.
Але пам’ятайте і ще одне правило: в «Уточнюючому» додатку Д1 сумові та несумові помилки одночасно не виправляються.
Порядок №4 наголошує: якщо роботодавцю поза межами звітного (податкового) періоду потрібно одночасно уточнити інформацію щодо реквізитів та сум нарахованого ЄСВ стосовно застрахованих осіб у додатку Д1, поданих із типом «Звітний» або «Звітний новий», формується та подається до контролюючого органу звіт із типом «Уточнюючий».
Спочатку у звіті з типом «Уточнюючий» коригуємо реквізити, які уточнюються на підставі інформації з попередньо поданого звіту з типом «Звітний» або «Звітний новий» у порядку, визначеному абзацом п’ятим п. 7 розділу V Порядку №4. Тобто через заміну неправильних рядків на рядки з правильними несумовими показниками (суми ЄСВ залишаємо невиправленими!).
Потім формуємо ще один звіт із типом «Уточнюючий» для коригування показників з ЄСВ у порядку, визначеному абзацом шостим п. 7 цього розділу з використанням типів нарахувань 2, 3. Тобто лише в другому «Уточнюючому» звіті збільшуємо або зменшуємо суму ЄСВ.
Штрафи за помилки в єдиній звітності
Чи штрафують тепер за помилки в єдиній звітності і якщо так, то за які?
Так, уже штрафують, незважаючи на воєнний стан. Мораторій на застосування штрафів закінчився з 01.08.2023.
Спочатку про ПДФО та ВЗ.
Як установлює п. 119.1 ПКУ, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізособам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2 040 гривень.
Причому самостійне виправлення помилок штрафу не зменшує. Хоча і при цьому можна зекономити. Як кажуть самі податківці в «ЗІР», за подання одночасно двох або більше уточнюючих звітів, якщо виправлено помилки, що призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку, в перший раз застосовують штраф 1 020 грн. І лише якщо протягом року після накладення цього «першого» штрафу платник податків повторно подає уточнюючий розрахунок, — уже застосовується штраф у розмірі 2 040 гривень.
І ще із «ЗІР»: якщо до уточнюючого звіту додаються рядки стосовно виплачених доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, що не призводить до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку, та не відбувається зміна платника, тобто номер облікової картки платника — отримувача доходу зазначено правильно, то штрафні (фінансові) санкції до такого податкового агента не застосовуються!
Є і ще одна можливість легально уникнути штрафу завдяки самостійному виправленню помилок. Передбачені п. 119.1 ПКУ штрафи не застосовуються у випадках, якщо недостовірні відомості або помилки в єдиній звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них ПДФО, а також суми, нараховані (виплачені) фізособам за товари (роботи, послуги), виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ та були виправлені відповідно до вимог ст. 50 ПКУ.
Йдеться про помилки лише щодо ПДФО, які виправляються через перерахунок (як річний, так і за будь-який інший, обраний податковим агентом самостійно, період). Виправлення таких помилок завжди відображаємо в тому місяці, в якому було проведено перерахунок. Про річний перерахунок ПДФО ми докладно вже розповідали.
Тепер щодо ЄСВ — щодо нього санкції встановлює Закон №2464.
Пунктами 3, 5 частини одинадцятої ст. 25 Закону №2464 передбачено відповідальність, зокрема, за донарахування контролюючим органом або платником своєчасно не нарахованого ЄСВ у вигляді штрафу у розмірі 10% зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50% суми донарахованого ЄСВ.
Не забуваємо і про пеню. Згідно з ч. 2 ст. 25 Закону №2464, страхувальник самостійно обчислює суму пені в разі виявлення заниження сум ЄСВ. Таку пеню відображаємо в рядку 5 ПР. Порядок №4 прямо каже, що в цьому рядку зазначається самостійно обчислена платником єдиного внеску сума пені з розрахунку 0,1% зазначених у графі (насправді мається на увазі рядок) 4 сум, розрахованих починаючи з першого календарного дня, наступного за днем закінчення строку внесення відповідного платежу, до дня його фактичної сплати (перерахування) включно.