Правомірність віднесення до витрат
Ключовою умовою для визнання витрат у податковому обліку є їхній зв’язок із господарською діяльністю платника податків, тобто діяльністю, спрямованою на отримання доходу (пп. 14.1.36 ПКУ).
Зв’язок із госпдіяльністю
Позаяк основним видом діяльності вашого підприємства є надання майна в суборенду, консультаційні послуги щодо організації орендних відносин, контролю платежів та ведення переговорів безпосередньо пов’язані з вашою основною діяльністю. Метою таких послуг є оптимізація процесів, що має спричинитися до збереження або збільшення доходу.
Наявність штатних працівників
Той факт, що у штаті є менеджери та бухгалтери, сам собою не забороняє залучати сторонніх консультантів. Підприємство самостійно визначає доцільність залучення зовнішніх фахівців для вирішення специфічних завдань, отримання незалежної оцінки або для виконання роботи, що виходить за межі компетенції чи завантаженості штатних працівників. Головне — бути готовим обґрунтувати, чому виникла потреба у послугах саме цього виконавця.
Отже, витрати є правомірними, якщо послуги реально надавалися і були спрямовані на отримання економічної вигоди.
Ризики претензій з боку ДПС щодо деталізації послуг
Ризик є високим. Податкові органи приділяють особливу увагу операціям з надання консультаційних, маркетингових та інформаційних послуг, особливо якщо вони мають фіксовану щомісячну вартість та узагальнене формулювання.
Вимоги до первинних документів
Кожна госпоперація має бути підтверджена первинними документами, які мають містити всі обов’язкові реквізити, зокрема зміст та обсяг госпоперації (ст. 9 Закону про бухоблік).
Недостатня деталізація
Формулювання «консультаційні послуги щодо орендних відносин» є занадто загальним. Податковий інспектор може поставити під сумнів реальність надання таких послуг (кваліфікувати операцію як фіктивну) на підставі того, що з акта неможливо встановити, які саме дії було виконано, в якому обсязі та яка їхня користь для підприємства.
Щоб мінімізувати ризики, рекомендується:
деталізувати акти: в актах наданих послуг максимально детально розписувати зміст операцій. Наприклад: «Аналіз 5 проєктів договорів суборенди щодо податкових ризиків», «Проведення переговорів із потенційним суборендарем ТОВ «Альфа», «Розроблення рекомендацій щодо оптимізації графіка орендних платежів».
Додавати підтвердні документи: до актів варто долучати детальні звіти виконавця, роздруки електронного листування, протоколи зустрічей, проєкти розроблених документів тощо. Це доводитиме факт реального надання послуг.
Класифікація витрат у бухобліку
Позаяк надання нерухомості в суборенду є вашим основним видом діяльності, витрати на консультаційні послуги, безпосередньо пов’язані з цією діяльністю, мають формувати собівартість наданих послуг.
Собівартість послуг (рахунки 23, 903)
Витрати, пов’язані з наданням послуг оренди, накопичують за дебетом рахунку 23 «Виробництво». У момент визнання доходу від надання послуг суборенди ці витрати списують на дебет рахунку 903 «Собівартість реалізованих робіт і послуг». Такий підхід відповідає логіці, за якою витрати мають бути зіставлені з доходами, для отримання яких вони були понесені.
Адміністративні витрати (рахунок 92)
Віднесення цих витрат на рахунок 92 «Адміністративні витрати» було б некоректне. Адміністративні витрати — це загальногосподарські витрати, пов’язані з управлінням та обслуговуванням підприємства загалом (наприклад, зарплата директора, оренда головного офісу, юридичні послуги загального характеру). Послуги, що стосуються безпосередньо процесу надання основного виду послуг (суборенди), є виробничими витратами.