Можливі варіанти
Законодавство надає підприємствам небюджетної сфери право самостійно визначати, як класифікувати службові поїздки працівників, робота яких пов’язана з постійними переміщеннями. Для водія, обов’язки якого полягають у перевезенні вантажів, є два основні варіанти:
— оформлення поїздок як службових відряджень;
— встановлення роз’їзного характеру робіт.
Обраний варіант (відрядження чи роз’їзний характер) обов’язково треба зафіксувати у внутрішньому документі підприємства (колективному договорі, положенні про оплату праці, наказі керівника).
Варіант 1. Оформлення поїздок як службових відряджень
Згідно з пп. 2 розділу І Інструкції №59 (затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59), службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. При цьому службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями.
Ключовими ознаками відрядження є:
— виконання службового доручення за розпорядженням керівника;
— відвідування іншого населеного пункту;
— обмежений строк поїздки;
— зв’язок з основною діяльністю підприємства.
Документальне підтвердження
Якщо підприємство вирішує, що кожна поїздка водія до іншого населеного пункту є відрядженням, потрібно:
— видавати наказ про відрядження на кожну таку поїздку;
— виплачувати добові за час перебування у відрядженні;
— відшкодовувати витрати на проїзд та найм житла (за потреби).
Оплачувати працю за дні відрядження треба в розмірі, не нижчому за середній заробіток, відповідно до умов трудового або колективного договору (ст. 121 КЗпП).
Цей варіант доцільний, якщо поїздки не є щоденними та мають різну географію.
Варіант 2. Встановлення роз’їзного характеру робіт
Якщо робочий день водія постійно проходить у дорозі, його роботу можна кваліфікувати як таку, що має роз’їзний (пересувний) характер. І тоді:
— добові не виплачуються;
— замість добових водію встановлюють надбавку до тарифної ставки (окладу). Розмір надбавки підприємство визначає самостійно у колективному договорі або іншому локальному акті (наприклад, наказом керівника);
— витрати на проїзд (пальне) та найм житла (за потреби) й надалі відшкодовують.
Документальне підтвердження
Для встановлення роз’їзного характеру роботи потрібно:
— ухвалити рішення про встановлення роз’їзного характеру роботи (наказ);
— зазначити це в трудовому договорі або додатковій угоді;
— внести відповідні положення до посадової інструкції водія;
— встановити надбавку до тарифної ставки (окладу).
Згідно з постановою КМУ від 31.03.1999 №490 «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів», розмір надбавки за роз’їзний характер роботи не може перевищувати граничних розмірів добових, установлених КМУ для відряджень по Україні (у 2025 році — 800 грн). Надбавка за роз’їзний характер включається до фонду оплати праці та оподатковується ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
Висновки
Підприємство самостійно обирає: оформлювати поїздки водія як відрядження чи встановити роз’їзний характер робіт — обов’язково зафіксувавши вибір у внутрішніх документах;
При відрядженнях: видавати наказ на кожну поїздку, виплачувати добові, відшкодовувати проїзд/житло, оплачувати не нижче від середнього заробітку;
При роз’їзному характері: добові не виплачувати, замість них — надбавка до окладу (до 800 грн/день у 2025 р.), відшкодовувати лише проїзд/житло; потрібні наказ, зміни до трудового договору та посадової інструкції.