Що означає «Код помилки 4»?
Цей код помилки зазвичай розшифровується як «РНОКПП ‘XXXXXXXXXX’ відсутній у ДРФО (Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків)».
У цьому випадку це логічно, адже співробітник офіційно відмовився від РНОКПП (раніше ІПН) і не має цього номера. Облік таких осіб ведеться за серією та номером паспорта. Коли ви подаєте звіт, ви зазначаєте у відповідному полі саме паспортні дані.
Ця помилка виникає тому, що автоматизована система податкової служби перевіряє дані у графі 2 додатка 4ДФ. Вона очікує побачити там 10-значний цифровий код (ІПН/РНОКПП). Коли система бачить там інший формат (наприклад, серію та номер паспорта як «СН123456»), вона не може знайти такий РНОКПП у Державному реєстрі фізичних осіб (ДРФО) і видає інформаційне повідомлення про можливу помилку.
Отже, це повідомлення має характер попередження, а не критичної помилки, яка веде до неприйняття звіту. Той факт, що звіт «Прийнято», є ключовим.
Чи буде штраф?
Підприємство, як податковий агент, зобов’язане правильно відображати дані про співробітників. Законодавство чітко регулює випадок з особами, які відмовилися від ІПН.
Згідно з пп. 63.6 ПКУ, облік платників податків, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та повідомили про це контролюючий орган, ведеться за прізвищем, ім’ям, по батькові та серією і номером чинного паспорта. Штамп у паспорті є офіційним підтвердженням цього факту.
Тож закон на боці роботодавця. Відобразивши у звіті 4ДФ серію та номер паспорта співробітника, бухгалтер діяв повністю відповідно до вимог законодавства.
Що робити зараз?
Позаяк звіт прийнято (є квитанція №2), не потрібно нічого виправляти чи подавати уточнюючий звіт.
Зберігайте документи в особовій справі, особливо копію паспорта співробітника зі штампом.
Зберігайте квитанції про прийняття звіту.
У разі звернеться податкового інспектора щодо цього чи під час перевірки роботодавець має бути готовий надати пояснення та підтвердні документи.