Товарно-транспортна накладна є первинним документом, що використовується для обліку руху товарно-матеріальних цінностей та розрахунків за перевезення вантажу (ст. 1 Закону про автотранспорт, пп. 1 Правил №363). Як і будь-який інший первинний документ, ТТН має містити достовірні дані. Порядок виправлення помилок у первинних документах регулюється загальними нормами бухгалтерського законодавства.
Основний нормативний акт, що встановлює правила для виправлення помилок, — це Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.
Відповідно до пп. 4.2 Положення №88, помилки у первинних документах, створених у паперовій формі, виправляють коректурним способом. Цей спосіб передбачає:
— закреслення неправильного тексту чи цифр однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене;
— написання над закресленим правильного тексту або цифри;
— поруч напис «виправлено»;
— підтвердження виправлення підписами осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
Ця норма є загальною і поширюється на всі первинні документи, включно з ТТН, якщо спеціальним законодавством не встановлено іншого.
Практика виправлення помилок у паперовій ТТН
Позаяк Закон про автотранспорт і Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Мінтрансу від 14.10.1997 №363, безпосередньо не описують процедуру виправлення помилок, то, на наш погляд, мають застосовуватися загальні норми Положення №88.
Отже, помилку в найменуванні перевізника у паперовій ТТН можна виправити коректурним способом.
Алгоритм дій:
— закреслення: акуратно закресліть однією лінією неправильну назву перевізника;
— написання правильних даних: зверху або поруч напишіть правильне найменування перевізника;
— посвідчувальний напис: поруч із виправленням зробіть напис «виправлено»;
— підтвердження: виправлення повинні підписати уповноважені особи, які склали та підписали ТТН. Також треба зазначити дату внесення виправлення;
— внесення виправлень до всіх примірників: позаяк ТТН складається у кількох примірниках (зазвичай не менше ніж три), виправлення треба внести до всіх примірників документа. Це найскладніший етап, адже може вимагати повернення документів від вантажоодержувача та перевізника.
Альтернативна позиція та ризики
Є думка, що у разі виявлення істотних помилок в обов’язкових реквізитах ТТН (до яких належить і найменування перевізника), вантажовідправнику слід анулювати неправильно оформлену ТТН і виписати нову. Така позиція ґрунтується на тому, що Правила №363 прямого дозволу на виправлення не містять.
Проте, на наш погляд, це й не обов’язково. Адже Правила і Закон не містять і заборони. А тому має застосовуватися загальний порядок виправлення, прийнятий для виправлення всіх бухгалтерських документів.
Водночас для уникнення непорозумінь може бути доречно отримати консультацію з цього питання у Мінфіну, який є в Україні державним органом, що встановлює методологію бухобліку (ст. 6 Закону про бухоблік), а також отримати консультацію у Мінрозвитку.
Висновки
Помилку в найменуванні перевізника у паперовій ТТН, на наш погляд, дозволено виправляти коректурним способом відповідно до загальних норм Положення №88;
Виправлення роблять у всіх примірниках ТТН: закреслюють помилку, пишуть правильний текст, роблять напис «виправлено», ставлять підписи осіб, які підписували документ, та дату.