Принципом для відображення допомоги по вагітності та пологах (декретних) є нарахування. Усю суму допомоги треба відобразити у єдиній звітності за жовтень 2025 року, тобто в тому місяці, в якому було оформлено листок непрацездатності та видано наказ про надання відпустки.
Дата отримання фінансування від ПФУ та дата фактичної виплати коштів працівниці (листопад) на місяць звітування не впливають. Уся операція належить до жовтня.
Документальне оформлення та підстави для звітування
Працівниця не може одночасно перебувати у двох відпустках. Тому, щоб оформити нову відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, вона має перервати поточну відпустку для догляду за дитиною до 3-х років.
Для цього потрібно:
— отримати від працівниці заяву про переривання відпустки для догляду за дитиною до 3-х років (останній день відпустки — 21.10.2025);
— на підставі цієї заяви та листка непрацездатності видати два накази:
1) про переривання відпустки для догляду за дитиною до 3-х років з 21.10.2025;
2) про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами з 22.10.2025.
Ці два накази і будуть документами для заповнення додатка 5.
Заповнення додатка 5 за жовтень 2025 року
У додатку 5 за жовтень 2025 року треба відобразити обидві події двома окремими рядками.
Перший рядок — закінчення відпустки для догляду за дитиною:
— графа 7 «Категорія особи»: 6 (особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);
— графа 10 «Дата закінчення»: 21.10.2025;
— графа 16 «Документ-підстава...»: номер і дата наказу про переривання відпустки для догляду за дитиною.
Другий рядок — початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами:
— графа 7 «Категорія особи»: 5 (особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами);
— графа 10 «Дата початку»: 22.10.2025;
— графа 16 «Документ-підстава...»: номер і дата наказу про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Відображення у додатку 1
Суми допомоги по вагітності та пологах відображають у додатку 1 того місяця, в якому вони були нараховані, незалежно від дати фактичної виплати. Позаяк заява-розрахунок подана до ПФУ 31 жовтня, нарахування допомоги відбулося саме у жовтні.
У додатку 1 за жовтень 2025 року суму допомоги потрібно відобразити, розбивши її пропорційно між місяцями, на які припадає відпустка по вагітності та пологах. Тобто для кожного місяця відпустки — окремий рядок:
— графа 8 «Код категорії ЗО»: 42;
— графа 10 «Місяць та рік...»: місяць, за який нараховано відповідну частину допомоги (наприклад, 10.2025, 11.2025, 12.2025 тощо);
— графа 16 «Сума нарахованої заробітної плати...»: сума допомоги, що припадає на відповідний місяць;
— графа 20 «Сума нарахованого єдиного внеску»: сума ЄСВ (22%), нарахована на частину допомоги.
Увага: якщо база нарахування ЄСВ за будь-який із місяців відпустки буде менша за мінімальну зарплату, роботодавець зобов’язаний донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску, виконавши обов’язок, передбачений ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ.
Відображення у додатку 4ДФ
Допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та військовим збором (пп. 165.1.1 ПКУ), але її потрібно відобразити у додатку 4ДФ.
Додаток 4ДФ за жовтень 2025 року:
— графа 3а «Сума нарахованого доходу»: вся сума нарахованої допомоги;
— графа 3 «Сума виплаченого доходу»: залишається порожня (бо виплата буде в листопаді);
— графи 4а, 4, 5а, 5: залишаються порожні;
— графа 6 «Ознака доходу»: 128.
Додаток 4ДФ за листопад 2025 року:
— графа 3а «Сума нарахованого доходу»: залишається порожня;
— графа 3 «Сума виплаченого доходу»: вся сума фактично виплаченої допомоги;
— графи 4а, 4, 5а, 5: залишаються порожні;
— графа 6 «Ознака доходу»: 128.