Звіт про використання коштів складають та подають у разі:
— наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
— використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Якщо під час відрядження платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти для розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складає і не подає (пп. 170.9.4 ПКУ).
Тобто авансовий звіт є обов’язковим, якщо водій зняв з корпоративної картки готівкою суму більшу, ніж сума його добових. Або якщо користувався корпоративною карткою у межах добових (на які розраховував), але не надав доказів перебування у відрядженні (одного наказу про відрядження буде недостатньо, треба оформити первинні документи на службову поїздку та/або інші документи, які б підтвердили, що водій у ній справді перебував), і добові стали оподатковуваним доходом.
Якщо ж усі документи на добові та інші витрати є, оподатковуваний дохід не виник, а готівки з корпоративного рахунку було знято не більше ніж сума добових, — підприємство вирішує самостійно, чи повинен водій складати звіт про використання коштів, і зазначає про це в розпорядчому документі (зокрема, це може бути наказ керівника).
При цьому треба затвердити строки подання документів та форму звітування.
Висновок
За законом, у разі застосування корпоративної картки під час відрядження авансовий звіт водій подає лише тоді, коли з корпоративної картки знято готівку понад суму добових або виникає оподатковуваний дохід (пп. 170.9.4 ПКУ). У решті випадків — за рішенням підприємства, визначеним у внутрішньому розпорядчому документі.