Забезпечення працівників у відрядженні на віддаленому об’єкті предметами першої потреби для проживання (постіль, ковдри, посуд, плитки тощо) є виробничими витратами підприємства, а не додатковим благом для працівників.
І ось чому:
1. Цього вимагає закон: працівники перебувають у відрядженні для виконання трудових обов’язків. Тому роботодавець зобов’язаний профінансувати витрати з найму житлового приміщення (ст. 121 КЗпП). Але цю вимогу можна трактувати ширше: замість того щоб винаймати житло, роботодавець може забезпечити працівників місцем для проживання в інший спосіб. Звісно, це має бути безоплатно для працівників, й усі витрати з такого проживання повинен узяти на себе роботодавець.
Уже не кажучи про ситуацію в галузі будівництва, де цілі бригади відряджаються на тривалий строк для робіт на об’єктах замовників.
У разі виконання робіт мобільними будівельними підрозділами у польових умовах для тимчасового проживання робітників необхідно влаштовувати вахтові містечка (п. 4.8 ДБН А.3.2-2-2009 «Охорона праці і промислова безпека у будівництві. Основні положення»).
І роботодавець зобов’язаний створити для них належні санітарно-побутові умови (ст. 13 Закону від 14.10.1992 №2694-XII «Про охорону праці»), зокрема забезпечити зайнятих на будівництві працівників санітарно-побутовими приміщеннями.
Таким чином, забезпечення відряджених працівників житлом є обов’язковим. А якщо створюється вахтове містечко, то перераховані в запитанні предмети побуту є складовою облаштування житла.
2. Відсутність доходу: житло і все, чим воно обладнане, не передаються у власність конкретному працівникові. Вони належать підприємству і використовуються різними працівниками. Працівник не може забрати їх додому. Отже, говорити про виникнення доходу у вартості такого майна неможливо. А безоплатне користування ним, як ми зазначили вище, обумовлено виконанням трудових обов’язків та законодавством з охорони праці.
3. Зв’язок з господарською діяльністю: витрати на створення умов для проживання працівників безпосередньо пов’язані з господарською діяльністю підприємства, бо спрямовані на забезпечення виробничого процесу.
Відображення в обліку
Варіант 1 — МШП (малоцінні швидкозношувані предмети): якщо предмети мають очікуваний строк служби менше ніж один рік (незалежно від вартості), їх обліковують як МШП (наприклад, посуд, постільна білизна):
— Д-т 22 К-т 631 — придбано МШП;
— Д-т 23,91 К-т22 — передано у використання.
При передачі в експлуатацію вартість МШП одразу списують з балансу, але для контролю за їх наявністю та рухом ведуть оперативний кількісний облік за місцями експлуатації та відповідальними особами (п. 23 НП(С)БО 9).
Варіант 2 — МНМА (малоцінні необоротні матеріальні активи): якщо предмети мають очікуваний строк служби понад один рік, але їхня вартість не перевищує вартісного ліміту, встановленого обліковою політикою підприємства, їх обліковують як МНМА (наприклад, чайники, обігрівачі):
— Д-т 153 К-т 631 — придбали МНМА;
— Д-т 112 К-т 153 — ввели в експлуатацію МНМА;
— Д-т 23, 91, 92, 93 К-т 132 — нарахували амортизацію.
Для МНМА здебільшого застосовують спрощені методи амортизації: метод амортизації 50/50 (50% у першому місяці використання, 50% — у місяці вибуття) або 100% (100% у першому місяці використання) (п. 27 НП(С)БО 7).
Варіант 3 — ОЗ (основні засоби): якщо строк служби понад рік і вартість перевищує ліміт для МНМА, відповідні предмети (будівельний вагончик, холодильник тощо) обліковують у складі ОЗ.
Такі ОЗ обліковують у загальному порядку, з нарахуванням щомісячної амортизації протягом строку корисного використання.
Оподаткування
ПДФО, ВЗ та ЄСВ: позаяк це не є додатковим благом, то жодних податків з доходів фізичних осіб (ПДФО, ВЗ) утримувати не потрібно. Також ці суми не є базою для нарахування ЄСВ.
ПДВ: придбаваючи ці предмети, підприємство має повне право на податковий кредит з ПДВ на всю суму, за умови наявності зареєстрованої податкової накладної від постачальника. Позаяк ці предмети використовуються у межах госпдіяльності (для забезпечення виробничого процесу), нараховувати податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ не потрібно.