Виплата добових
Добові виплачуються за кожен день перебування у відрядженні, включаючи дні вибуття та прибуття. Це право гарантоване ст. 121 КЗпП.
Позаяк офіційний термін відрядження для обох працівників — з 18 до 19 вересня 2025 року, добові за ці два дні належаться обом.
Якщо не буде оформлено дозвіл роботодавця на затримку у відрядженні, то 20 вересня для другого працівника не буде днем відрядження, тому добові за цей день не нараховуються.
Оплата праці за дні відрядження
За відрядженими працівниками зберігаються місце роботи та посада. Оплата праці за дні відрядження (18 та 19 вересня) здійснюється відповідно до умов трудового договору, але її розмір не може бути нижчим за середній заробіток працівника (ст. 121 КЗпП та п. 13 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 №59).
Якщо квитки оплачені корпоративною карткою
Витрати на проїзд, оплачені з корпоративної платіжної картки, є прямими витратами підприємства. Кошти на такій картці належать юрособі, а не працівникові. Отже, працівник не поніс власних витрат, тому відшкодовувати (компенсувати) йому нічого не потрібно. Факт витрат підтверджується випискою з рахунку та транспортними квитками.
Компенсація зворотного квитка працівникові, який повернувся пізніше
Тут два варіанти вирішення.
Варіант 1 (без оподаткування)
Пункт 7 розділу І Інструкції про службові відрядження №59 передбачає з дозволу керівника брати до уваги затримку у відрядженні на вихідні дні. Позаяк 20 вересня 2025 року — це субота (вихідний день), керівник може надати дозвіл на таку затримку. І тоді вартість зворотного квитка можна компенсувати працівникові без оподаткування як витрати на відрядження.
Що потрібно:
— дозвіл керівника (наприклад, резолюція на службовій записці працівника або відповідний пункт у наказі про відрядження);
— підтвердні документи від працівника: транспортний квиток та документ, що підтверджує оплату власними коштами (наприклад, виписка з особистого карткового рахунку).
Для цього треба отримати від працівника службову записку з проханням дозволити повернутися з відрядження на день пізніше у зв’язку з вихідним днем та отримати на ній позитивну резолюцію керівника. На підставі цього та підтвердних документів (квиток, доказ оплати) можна провести компенсацію без податкових наслідків.
Варіант 2 (з оподаткуванням як додаткове благо)
Якщо дозвіл керівника на затримку не оформлено, податкові органи можуть розглядати таку компенсацію як додаткове благо працівника. І тоді суму компенсації треба оподаткувати ПДФО за ставкою 18% та ВЗ за ставкою 5%.
База оподаткування для ПДФО визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта (1,219512), бо дохід надається у негрошовій формі (оплата витрат). Для ВЗ коефіцієнт не застосовується.
Висновок
Перед відрядженням треба прописати в наказі про відрядження дати початку та закінчення відрядження, а також порядок компенсації витрат.
Коли працівник змінює дату повернення для власних потреб, у наказі можна зазначити, що зворотний проїзд компенсується лише до дати закінчення відрядження або ж взагалі не компенсується, якщо дата повернення змінена з особистих причин.