Звітність, подана в електронному вигляді
Роздруковані копії поданої звітності не мають сили оригіналу і призначені лише для внутрішнього обліку. Проте на практиці багато підприємств роздруковують їх для зручності.
Водночас звітність, підписана КЕП, має таку саму юридичну силу, як і паперова звітність з «мокрим» підписом та печаткою. Проте, якщо звітність була подана в електронному вигляді, створювати ще один оригінал (який не подавався до ДПС) немає потреби.
Інша річ, що під час податковоїперевірки контролери мають право вимагати копій документів, зокрема і поданої звітності. Можуть знадобитися такі копії і для інших потреб: для перевірки правильності подання звітів за минулі періоди, виправлення помилок у них, розрахунку певних показників діяльності підприємства тощо.
Тому для податкових органів та зберігання в архіві підприємства достатньо електронних копій (файлів) звітності, які мають відповідні відмітки про підписання та квитанції про прийняття контролюючими органами. Але якщо вам потрібні копії, ви можете роздруковувати і зберігати паперові копії звітності у потрібній вам кількості.
Документи щодо зарплати і терміни їх зберігання
Перелік типових документів та строки їх зберігання встановлені Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.
Переліком №578/5 установлено, що обчислення строків зберігання документів відбувається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.
Але: строки зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, інформації, пов’язаної з обчисленням і сплатою податків та зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання — з передбаченого Податковим кодексом України граничного строку подання такої звітності.
Водночас терміни зберігання типових документів, установлені в Переліку №578, є мінімальними, тож за потреби підприємство може такі строки збільшити.
Ось основні документи щодо зарплати та кадрів, які обов’язково мають бути на підприємстві, та терміни їх зберігання.
Документи тривалого зберігання
Відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (до 2011 року — дані персоніфікованого обліку, з 2011 року — звіти про ЄСВ, єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ) — 75 років.
Розрахунково-платіжні відомості (або розрахункові листи) працівників — 75 років.
Особові справи працівників (заяви, автобіографії, копії документів про освіту, накази про прийняття, переведення, звільнення тощо) — 75 років після звільнення.
Особові картки працівників (типова форма П-2) — 75 років після звільнення.
Трудові договори (контракти) — 75 років після закінчення строку дії договору.
Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, атестацію, зміну біографічних даних) — 75 років.
Акти нещасних випадків на виробництві — 45 років.
Документи з коротшим терміном зберігання
Табелі обліку використання робочого часу — 3 роки. Виняток: якщо табелі використовуються для підтвердження роботи у шкідливих умовах праці, що дає право на пільгову пенсію, то термін зберігання — 75 років.
Документи щодо нарахування та виплати відпусткових, допомоги по тимчасовій непрацездатності (лікарняні), допомоги по вагітності та пологах (заяви, розрахунки) — 3 роки.
Накази з кадрових питань тимчасового зберігання (про надання відпусток, відрядження, накладення стягнень) — 5 років.
Графіки відпусток — 1 рік.