Штатного розпису більше не буде?
Основна вимога до юросіб створювати штатний розпис міститься у ГКУ.
Але законотворці вирішили скасувати ГКУ, зробити перехідний період до створення повноцінної заміни, а натомість ці три роки деякі питання ведення господарської діяльності регулюватиме Закон України від 09.01.2025 №4196-IX. В якому про обов’язок складати штатний розпис не згадується.
Тобто все виглядає так, ніби з 28.08.2025 (дати набрання чинності Законом №4196) штатний розпис стає необов’язковим документом.
Це так, але необхідність визначати свій штат, ба більше, організаційну структуру для кожної юрособи залишається!
Підприємство та його підрозділи
Якщо на підприємстві працює не один працівник, то керівництво здебільшого створює внутрішні підрозділи. Створення підрозділів передбачено ч. 2 ст. 64 ГКУ — вона з 28 серпня не діятиме, але потреба у такому створенні залишиться. Навіть якщо на підприємстві працюють двоє: директор та головний бухгалтер. Адже згідно з ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік посада головного бухгалтера передбачає наявність бухгалтерської служби, яку він очолює.
А якщо на підприємстві є внутрішні підрозділи, то зручно мати внутрішній документ, у якому зведено інформацію про них і видно всю внутрішню структуру, чисельність посад у кожному підрозділі та їхніх керівників. Тобто повний штат підприємства. Таким документом на сьогодні є штатний розпис.
Звісно, можна наказом керівника затвердити документ під назвою «Організаційна структура підприємства». Проте здебільшого цей документ містить лише назви структурних підрозділів підприємства, а також графічну ілюстрацію цієї структури. Про штат у ньому ані слова.
Також на підприємстві можна складати положення про структурний підрозділ (щодо кожного з них окремо).
Уніфіковану форму положення про структурний підрозділ та пояснення щодо оформлення цього документа визначено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, розробленому Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схваленому Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України (протокол №1 від 08.04.2025). Про цей Збірник ми повідомили за посиланням. На жаль, у відкритому доступі на сайті цієї служби Збірника досі немає.
У такому Положенні обов’язково зазначається керівництво структурного підрозділу. Але його штат, виходячи зі змісту уніфікованої форм, — ні. Чи можна відступити від уніфікованої форми і самостійно додати до цього Положення дані про кількість штатних одиниць щодо кожного підрозділу, — про це краще запитати авторів цієї форми.
Але визначити штат треба обов’язково! У звітності, насамперед єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ ви натрапите на такі показники, як середньооблікова або облікова кількість штатних працівників. Визначаються ці показники згідно з Інструкцією зі статистики працівників, затвердженою наказом Держстату від 28.09.2005 №286. І в Інструкції слово «штат» трапляється аж 62 рази. Проте слово «розпис» — жодного разу.
Таким чином, якщо штатного розпису на підприємстві не буде, з метою визначення штату доведеться створювати його альтернативу. І це з 28 серпня буде цілком законно.
Якою буде ця альтернативна форма, кожне підприємство вирішує самостійно.
Наприклад, у вигляді додатка до наказу про затвердження організаційної структури підприємства (див. зразок).
Зразок
Додаток до Наказу про затвердження організаційної структури підприємства (фрагмент)
| Підрозділи підприємства (назва) | Кількість штатних одиниць | Назви посад згідно з Класифікатором професій |
| Адміністрація | 1 | Директор |
| Бухгалтерія | 1 | Головний бухгалтер |
| 2 | Бухгалтер | |
| Виробничий цех | 1 | Майстер виробництва |
| 10 | Слюсар-ремонтник | |
| Відділ збуту | 1 | Керівник відділу |
| 2 | Менеджер |
Що ми бачимо? По суті, повторення того самого штатного розпису, хоча і без кодів посад (професій), але згідно з державним Класифікатором. Адже у призначенні на посаду треба наводити назву штатної одиниці, яка затверджена на підприємстві (в цьому додатку) і відповідає вимогам Класифікатора. І треба, щоб ці назви збігалися.
Зверніть увагу: так само як і в штатному розписі, затверджуючи кількість штатних одиниць, треба зазначити реальну потребу в працівниках. Якщо, наприклад, записати, що працівник за певною посадою вам потрібен лише на половину ставки (0,5 штатної одиниці), а насправді прийняти людину, яка працюватиме повну норму робочого часу, під час перевірки ДПС або Держпраці назвуть це «прихованою зайнятістю» та оштрафують у розмірі 10 МЗП (80 000 грн у 2025 році) згідно зі ст. 265 КЗпП!
Звісно, під час воєнного стану, у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються. Але порушення можуть виявити і вже після скасування воєнного стану.
А як же код за Класифікатором?
І це правильне запитання.
Прийняти на роботу працівника згідно з таким переліком штатних одиниць ви вже зможете. У рекомендованій формі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу цей код не згадується — достатньо зазначити назву структурного підрозділу і назву посади, на яку приймається працівник. Навіть у повідомленнях про прийняття на роботу, які надсилаються до ПФУ та ДПСУ, код КП не зазначається.
Як документально оформити працівника на роботу? Що при цьому треба зробити і в якому порядку? Читайте в наших статтях:
А от коли ви складатимете єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, у якій треба буде відобразити прийняття працівника на роботу, без коду КП не обійтися (див. графу 14 додатка Д5). І він буде потрібен і далі, в разі відображення працівника в цьому додатку (при звільненні, переведенні на іншу посаду або до іншого структурного підрозділу тощо).
Звісно, визначити цей код може і сам бухгалтер, який складатиме звіт. Проте наскільки зручніше, коли цей код уже визначено заздалегідь у штатному розписі!
А що з окладами працівників?
Це теж правильне запитання, але, як не дивно, не найважливіше.
Розмір окладу працівника можна встановити різними документами:
1) наказом про прийняття на роботу;
2) трудовим договором у письмовій формі (якщо такий документ складають і в ньому прописують розмір зарплати працівника, то в наказі про прийняття на роботу цю інформацію повторювати вже не обов’язково, достатньо посилання на трудовий договір);
3) положенням про оплату праці;
4) колективним договором тощо.
І за потреби встановлений оклад (ставку) можна змінити відповідними документами:
1) наказом про зміну розміру окладу (тарифної ставки) працівника;
2) змінами до трудового договору;
3) змінами до положення про оплату праці;
4) змінами до колективного договору тощо.
Отже, штатний розпис — це в першу чергу документ саме про штат підприємства. А вже в другу чергу — про розмір окладів та плановий місячний фонд оплати праці.
І відсутність зведеного документа, в якому зазначено загальну кількість штатних одиниць, унеможливлює виконання однієї державної гарантії, яка встановлена для всіх працівників!
Скорочення штату без штатного розпису
Власне, запитання «а як це, зовсім без штатного розпису?» лунає в Україні всі роки незалежності, але щодо ФОПів. Тож у серпні юрособам, які не бажають далі застосовувати штатний розпис, варто вивчити «передовий досвід» підприємців.
Візьмімо, наприклад, лист Мінсоцполітики від 21.11.2016 №5907/0/10-16/06.
Аргумент: складання штатного розпису є необхідним у роботі з персоналом. На підставі штатного розпису ухвалюються рішення, зокрема про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові.
Контраргумент: ми вище показали, що це не так і альтернативні варіанти (після того як штатний розпис стане не обов’язковим) цілком можливі.
Аргумент: наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці.
Контраргумент: а ось тут фахівці міністерства натякають на скорочення штату.
Пункт 1 ч. 1 cт. 40 КЗпП передбачає, що трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у разі змін в організації виробництва і праці, у тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників.
Проте скорочення штату працівників без штатного розпису здійснити неможливо. Це документ, потрібний у разі звільнення працівників у зв’язку зі згаданими умовами. Отже, для дотримання норм трудового законодавства, як наполягають контролери, без штатного розпису не обійтися.
Проте, якщо штат підприємства затвердити іншим документом, він буде визначений, а отже, гарантії працівника на працю виконуватимуться так само, як і за наявності штатного розпису.
Проводиться реорганізація, ліквідація або плануються зміни в організації виробництва і праці? Беремо штат підприємства, затверджений альтернативним документом, і робимо всі необхідні дії, визначені КЗпП та Законом про зайнятість населення.
Висновки
Метою цієї статті було з’ясувати, чи є альтернативний варіант документального оформлення штату підприємства, крім штатного розпису.
Як ми показали вище, такі варіанти є.
Проте, найімовірніше, переважна більшість роботодавців не буде їх шукати і розробляти, а й надалі оформлюватиме штатний розпис за старою, вже не обов’язковою формою.
Чому? Тому що зовсім обійтися без зафіксованої структури підприємства, без визначення його штатних одиниць та їх кількості наразі не вийде. А штатний розпис відповідає на всі запитання, які можуть виникнути у роботодавця, у відділу кадрів, у бухгалтерії та у контролерів.
Можливо, згодом законодавство зміниться так, щоб без визначення штату можна було б обійтися. Проте на сьогодні ми ще далеко від цього, тож забувати про штатний розпис не варто.