- Бланк Типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму заяви затверджено наказом Мінфіну від 13.05.2021 №261 «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення».
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
- Усі новини від редакції «Дебет-Кредит» про діяльність фізосіб-«загальників» дивіться за посиланням.
Хто має вести форму обліку, затверджену наказом №261?
З першого ж рядка Порядку ведення цієї форми і посилання на п. 177.10 ПКУ стає очевидно: коли в назві форми йдеться про підприємців, маються на увазі саме ФОПи-загальники!
Крім них (і це теж очевидно з назви) цю форму мають застосовувати фізособи, які провадять незалежну професійну діяльність.
Отже, ФОПи-«загальники» зобов’язані вести облік доходів і витрат (п. 177.10 ПКУ). Такий самий обов’язок покладено на фізосіб-«незалежників» (п. 178.6 ПКУ).
Типову форму, за якою ці фізособи здійснюють облік доходів і витрат, затверджено наказом Мінфіну №261.
Зверніть увагу! Облік доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільгосппродукції треба вести окремо від обліку доходів та витрат від провадження інших видів господарської діяльності!
Навіщо вести облік доходів і витрат?
Річ у тім, що як для ФОПа-«загальника», так і для фізособи-«незалежника» об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ є чистий оподатковуваний дохід. Тобто різниця між отриманим доходом та понесеними витратами. Саме його зазначають у декларації, а саме у податковій декларації про майновий стан та доходи, про заповнення і подання якої ми розповіли за посиланням.
Таким чином, типова форма обліку доходів є базою даних для складання цієї декларації.
Які витрати можна включати?
Із доходом усе більш-менш зрозуміло — це доходи (виручка) від підприємницької або незалежної професійної діяльності. А от які витрати пов’язані з отриманням такого доходу?
За Порядком №261 інформацію про документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності, зазначають у графах 5 — 10 форми обліку. Розгляньмо їх окремо.
Витрати у ФОПа-«загальника»
Пунктом 177.4 ПКУ визначено перелік витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів ФОПа від провадження госпдіяльності на загальній системі оподаткування, а саме:
— витрати, до складу яких включається вартість сировини, матеріалів, товарів, що утворюють основу для виготовлення (продажу) продукції або товарів (надання робіт, послуг), купівельних напівфабрикатів та комплектувальних виробів, палива й енергії, будівельних матеріалів, запасних частин, тари й тарних матеріалів, допоміжних та інших матеріалів, які можуть бути безпосередньо віднесені до конкретного об’єкта витрат (пп. 177.4.1 ПКУ);
— витрати на оплату праці фізосіб, які включають витрати на оплату основної і додаткової зарплати й інших видів заохочень та виплат виходячи з тарифних ставок, у вигляді премій, заохочень, відшкодувань вартості товарів (робіт, послуг), витрати на оплату за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру, будь-яка інша оплата у грошовій або натуральній формі, встановлена за домовленістю сторін (крім сум матеріальної допомоги, які звільняються від оподаткування згідно з нормами розд. IV ПКУ) (абзац перший пп. 177.4.2 ПКУ);
— обов’язкові виплати, а також компенсація вартості послуг, які надаються працівникам у випадках, передбачених законодавством, внески платника податку на обов’язкове страхування життя або здоров’я працівників у випадках, передбачених законодавством (абзац другий пп. 177.4.2 ПКУ);
— суми податків, зборів, пов’язаних із провадженням госпдіяльності такої фізособи-підприємця (крім ПДВ для фізособи-підприємця, зареєстрованого як платник ПДВ, та акцизного податку, ПДФО з доходу від госпдіяльності, податку на нерухоме майно); суми ЄСВ у розмірах і порядку, встановлених законом; платежі, сплачені за одержання ліцензій на провадження певних видів госпдіяльності фізособою-підприємцем, роялті на користь правовласників, як винагорода за використання об’єктів авторського права та/або суміжних прав чи як відрахування на користь правовласників на підставі договорів, укладених таким платником податку з організаціями колективного управління, одержання дозволу, іншого документа дозвільного характеру, пов’язаних із госпдіяльністю фізособи-підприємця (пп. 177.4.3 ПКУ);
— інші витрати, до складу яких включаються витрати, що пов’язані з провадженням госпдіяльності, які не зазначені у підпунктах 177.4.1 — 177.4.3 ПКУ, до яких належать витрати на відрядження найманих працівників, на послуги зв’язку, реклами, плати за розрахунково-касове обслуговування, на оплату оренди, ремонт та експлуатацію майна, що використовується в госпдіяльності, на транспортування готової продукції (товарів), транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з транспортуванням продукції (товарів), вартість придбаних послуг, прямо пов’язаних із виробництвом товарів, виконанням робіт, наданням послуг (пп. 177.4.4 ПКУ).
Крім цього ФОПи-«загальники» мають право (за власним бажанням) включати до складу витрат, пов’язаних із провадженням госпдіяльності, амортизаційні відрахування з відповідним веденням окремого обліку таких витрат (пп. 177.4.6 ПКУ).
Не включаються до складу витрат ФОПа (пп. 177.4.5 ПКУ):
— витрати, не пов’язані з провадженням госпдіяльності;
— витрати на придбання, самостійне виготовлення основних засобів та на придбання нематеріальних активів, які підлягають амортизації;
— витрати на придбання та утримання основних засобів;
— документально не підтверджені витрати;
— витрати, щодо яких за сукупністю умов здійснення операції є підстави вважати, що наявні обставини (факти) свідчать про її здійснення з метою надання неправомірної вигоди службовій особі (у т. ч. службовій особі іноземної держави). Тобто хабарі держслужбовцям включати до витрат заборонено!
— витрати, які орган ДПС не враховує (не визнає) внаслідок того, що відповідно до законодавства встановлено, що операція здійснена від імені та/або в інтересах платника податку з метою надання неправомірної вигоди під час вчинення кримінального правопорушення, передбаченого статтями 369, 369-2 ККУ, прямо чи опосередковано (через третіх осіб), незалежно від розміру неправомірної вигоди. Звісно, про ці витрати можна дізнатися лише за наслідками податкової документальної перевірки!
Амортизація ОЗ та НА в обліку витрат ФОПа
Взагалі-то ФОПи бухобліку не ведуть і на них дія стандартів бухобліку не поширюється. Але ФОП на загальній системі оподаткування має право (за власним бажанням) вести облік основних засобів із використанням НП(С)БО 7 «Основні засоби», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 №92 зі змінами та доповненнями. І облік нематеріальних активів із використанням П(С)БО 8 «Нематеріальні активи», затвердженим наказом Мінфіну від 18.10.1999 №242.
При цьому ПКУ чітко прописує правила. Тож зацікавленим особам радимо ретельно перечитати пп. 177.4.6 — 177.4.9 ПКУ.
Зокрема, якщо ФОП вирішив вести облік ОЗ, то для нього це будуть лише деякі види з чітко визначеними мінімальними строками нарахування амортизації.
Таблиця 1
Групи ОЗ та НА в обліку ФОПа-«загальника»
| Група ОЗ | Мінімально допустимі строки корисного використання, років |
| 1 — Капітальні витрати на поліпшення земель, не пов’язані з будівництвом | 15 |
| 2 — Будівлі, споруди, передавальні пристрої | 10 |
| 3 — Машини, обладнання, тварини, багаторічні насадження та інше | 5 |
| 4 — Нематеріальні активи | відповідно до правовстановлювального документа, але не менш як два роки |
І метод амортизації можна буде застосовувати лише один — прямолінійний, за яким річна сума амортизації визначається діленням первісної вартості об’єкта основних засобів та нематеріальних активів, яка амортизується, на строк корисного використання об’єкта основних засобів та нематеріальних активів.
Докладніше про все це ми розповіли за посиланнями. А про те, як амортизувати ОЗ, придбані до переходу ФОПом на загальну систему оподаткування (тобто коли він був ще «єдинником»), читайте роз’яснення ДПС за посиланням.
Облік амортизаційних відрахувань ведуть окремо за кожним об’єктом ОЗ і НА. Підсумкову суму амортизаційних відрахувань за звітний період переносять із графи 11 додатка до графи 10 типової форми.
Витрати у фізособи-«незалежника»
Стаття 178 ПКУ мало говорить про перелік витрат, які дозволено фізособі, що провадить незалежну професійну діяльність, відображати у формі. Означено лише загальними словами, що це мають бути витрати, необхідні для провадження незалежної професійної діяльності.
А п. 178.3 ПКУ встановлює лише перелік витрат, які не включаються до складу витрат особи, яка провадить незалежну професійну діяльність. І то в цьому переліку можна побачити вже знайомі нам хабарі держслужбовцям та витрати, зняті за наслідками податкової перевірки (див. вище).
Саме тому таким фізособам безпечніше звернутися до ДПС із запитом на індивідуальну податкову консультацію з метою формування власного переліку рекомендованих витрат (із тих, що їх запропонували податківцям у запиті).
Адвокати і нотаріуси, наприклад, уже мають таку консультацію. Узагальнюючою податковою консультацією щодо деяких питань оподаткування фізосіб, які провадять незалежну професійну діяльність (приватних нотаріусів, адвокатів), затвердженою наказом ДПСУ від 24.12.2012 №1185 (далі — Наказ №1185), визначено необхідний перелік витрат, обумовлений вимогами Закону України від 05.07.2012 №5076 «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», які можуть бути враховані для визначення сукупного чистого доходу фізособами при здійснення незалежної адвокатської діяльності.
Як часто роблять записи у типовій формі
Записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати здійснюють на підставі первинних документів за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід/понесено витрати (п. 1 розд. І Порядку №261).
Електронна та паперова форма обліку
Облік доходів і витрат ведуть у паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету в порядку, встановленому законодавством (п. 2 розд. І Порядку №261).
У разі ведення обліку доходів і витрат у паперовому вигляді фізособа-«загальник» зобов’язана виконувати записи розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою.
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді фізособа-«загальник» зобов’язана вести таку форму у форматі EXCEL, крім випадку ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету (п. 4 розд. І Порядку №261).
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету ФОП повинен отримати ЕЦП. Отримавши кваліфікований сертифікат відкритого ключа, така особа здійснює операції з ведення обліку доходів і витрат відповідно до ПКУ безкоштовно.
Виправлення помилок
Виправлення у паперовій формі вносять шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом ФОПа (п. 3 розд. І Порядку №261).
У типовій формі, яку ведуть в електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, в якому відображається від’ємне або додатне значення (п. 5 розд. І Порядку №261).
Ведення Типової форми обліку в Е-кабінеті
Меню «Облік доходів і витрат» приватної частини Електронного кабінету надає можливість вести записи щодо доходів та витрат за типовою формою через режим «Облік доходів і витрат».
При цьому допускається виправлення помилок або коригування. Редагуючи помилкові записи, вводять правильне значення, але:
— якщо інформацію вносять того самого дня, коли припустилися помилки, то буде відкориговано поточний запис;
— якщо інформацію коригують наступного дня або пізніше, то у типовій формі буде створено новий запис, у якому буде відображено тільки відносне значення різниці між значенням, яке було внесено раніше, та поточним записом. Новий рядок буде виділено рожевим кольором.
Крім того, меню «Облік доходів і витрат» приватної частини Електронного кабінету надає можливість фізособі-підприємцю через режим «Облік амортизаційних відрахувань» вести облік амортизаційних відрахувань основних засобів та нематеріальних активів.
А тепер наведемо деякі особливості заповнення типової форми обліку залежно від результатів та видів діяльності.
Відсутність доходу, але наявність витрат
Якщо ФОП у звітному місяці доходу не отримував, проте мав витрати на оплату праці найманих осіб за трудовими угодами або за договорами цивільно-правового характеру, то такі витрати відображає у графі 7 типової форми за фактичною датою виплати (перерахування), за умови документального підтвердження. На цьому податківці наголосили за посиланням.
Заповнення типової форми у разі застосування платіжних терміналів
У разі застосування платіжного термінала, з’єднаного або поєднаного з РРО, під час проведення розрахунків із покупцями за продані товари (надані роботи, послуги) графу 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності» типової форми заповнюють за підсумками робочого дня на підставі інформації з фіскальних звітних чеків.
Чи зазначати суму акцизу у типовій формі?
Суми акцизного податку з реалізованих у роздрібній торгівлі підакцизних товарів не включають до його доходу та витрат і в типовій формі не відображають.
Як заповнювати графу 11 типової форми у разі отримання збитку?
За загальними правилами у графі 11 типової форми зазначають суму чистого оподатковуваного доходу, яка розраховується як різниця між загальною сумою отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (графа 4), та сумою документально підтверджених витрат, пов’язаних із госпдіяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8, 9, 10).
Проте, якщо результатом розрахунку буде від’ємне значення, то графу 11 типової форми прокреслюють.
Дохід отримано в одному місяці, а витрати понесено у наступному: як заповнити типову форму?
Фізособа-«загальник» за підсумком дня (на підставі первинних документів) заповнює типову форму таким чином:
— графу 2 — на дату фактичного отримання доходу від провадження госпдіяльності;
— графу 6 — на дату фактично понесених витрат.
На цьому наголосили податківці за посиланням.
Таблиця 2
Правила заповнення типової форми
| Графа форми | Правила заповнення |
| Графа 1 | Зазначають дату запису. Записи ведуть у хронологічному порядку |
| Графа 2 | Сума доходу, отриманого від господарської або незалежної професійної діяльності, зокрема кошти, що надійшли на поточний рахунок, до каси платника податків та/або отримані готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) |
| Графа 3 | Сума повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) та/або повернутої передплати |
| Графа 4 | Сума, яка розраховується як різниця між отриманим доходом від провадження господарської або незалежної професійної діяльності (графа 2) та сумою повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) (графа 3) |
| Графа 5 | Реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, безпосередньо пов’язані з отриманим доходом/провадженням незалежної професійної діяльності. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупівлі (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів (робіт, послуг) |
| Графа 6 | Вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей, що реалізовані/використані у виробництві продукції, товарів (наданні робіт, послуг), або для використання під час провадження незалежної професійної діяльності |
| Графа 7 | Сума витрат на оплату праці фізосіб, що перебувають у трудових відносинах, або за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру |
| Графа 8 | Сума податків, зборів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, платежі, сплачені за одержання ліцензій, іншого документа дозвільного характеру, які пов’язані з госпдіяльністю/незалежною професійною діяльністю |
| Графа 9 | Сума інших витрат, пов’язаних з одержанням доходу/провадженням незалежної професійної діяльності |
| Графа 10 | Сума амортизаційних відрахувань, яка складається з підсумкового значення рядка 11 додатка до типової форми, що розраховується за власним бажанням платника та є необов’язковим для заповнення; |
| Графа 11 | Сума чистого оподаткованого доходу, яка розраховується як різниця між загальною сумою отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (графа 4), та сумою документально підтверджених витрат, пов’язаних із госпдіяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8, 9, 10) |
Зберігання типової форми обліку доходів і витрат
Типову форму зберігають протягом 3 років після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис (п. 3 розділу ІІ Порядку №261).
Який адмінштраф чекає на фізособу-«загальника» за неведення типової форми?
За неведення обліку доходів і витрат у паперовому та/або електронному вигляді фізособа-«загальник» притягується до адміністративної відповідальності (штраф у розмірі від 85 до 136 грн). Про це ми написали за посиланням.
Фізособа втратила типову форму обліку доходів та витрат: які подальші дії?
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення типової форми самозайнята особа повинна у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити ДПС за місцем обліку та відновити втрачену типову форму протягом 90 к. д. за днем надходження повідомлення до ДПС.
Інакше на неї чекає фінштраф у розмірі 1 020 грн та відповідний адмінштраф у розмірі від 5 до 8 н. м. д. г.
Але під час воєнного стану правила інші. Про них ми написали за посиланням. Виняток стосується платників податків, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих рф територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань.