Типова форма, за якою обліковують доходи і витрати ФОПів — «єдинників» ІІІ групи, які є платниками ПДВ: інструкція зі складання

• Бланк Типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями — платниками єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість, а також іншу корисну інформацію про цю форму дивіться на нашому сайті за посиланням.
  
  
• Форму Типової форми затверджено Наказом Міністерства фінансів України від 30.11.2022 №405.
  
  
• Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.

ФОПи — платники ЄП III групи, які є платниками ПДВ, ведуть облік доходів і витрат за типовою формою та в порядку, що встановлені центральним органом виконавчої влади, який забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (п. 296.1 ПКУ).

Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями — платниками єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість, та Порядок її ведення затверджені наказом Мінфіну від 30.11.2022 №405 (далі — Типова форма, Порядок №405).

Спосіб ведення Типової форми

Типову форму можна вести:

— у паперовому вигляді;

— в електронному вигляді;

— через електронний кабінет платника податків (тобто на сайті ДПС).

До паперової Типової форми Порядком №405 (п. 3 розд. I) висуваються такі вимоги:

— записи мають виконуватися розбірливо, кульковою ручкою темного кольору;

— виправлення здійснюються шляхом нового запису (з відображенням від’ємного або додатного значення), який засвідчується підписом ФОПа.

Якщо протягом року одна паперова Типова форма закінчилася, то у новій Типовій формі записи продовжуються наростаючим підсумком, а попередня Типова форма залишається у платника податку.

Якщо ФОП обере електронну форму обліку, то це обов’язково мають бути файли з розширенням «.xls» або «.xlsx» (п. 4 розд. I Порядку №405). Тобто Типову форму треба вести, наприклад, у програмі Exel чи інших електронних таблицях, які створюють (підтримують) зазначений формат файлів. Можна вести Типову форму і в Електронному кабінеті платника податків.

У Типовій формі, яка ведеться в електронному вигляді, у тому числі засобами Електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, в якому відображається від’ємне або додатне значення.

Увага! Якщо Типова форма ведеться в електронному вигляді, ФОП зобов’язаний на вимогу контролюючого органу надавати засвідчену належним чином її електронну або паперову копію (п. 9 розд. I Порядку №405).

Типова форма має зберігатися у платника податку протягом 3 років після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис (п. 7 розд. I Порядку №405).

Структура Типової форми та порядок внесення записів

Типова форма складається з:

— титульної частини — вона містить лише графи для зазначення прізвища, імені та по батькові (за наявності) ФОПа, а також його податкового номера (реєстраційного номера облікової картки платника податків — фізичної особи);

— розділу I. «Доходи»;

— розділу II. «Витрати».

Зверніть увагу, що облік доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільгосппродукції треба вести окремо від обліку доходів і витрат від провадження інших видів підприємницької діяльності (абзац другий п. 1 розд. I Порядку №405). Ця норма повністю дублює абзац третій п. 296.1 ПКУ.

Вносячи записи до Типової форми, дотримуйтеся таких правил (п. 6, п. 8, п. 10 розд. I Порядку №405):

— записи вносять за підсумками кожного робочого дня, протягом якого отримано дохід;

— дані заповнюють у гривнях із копійками;

— до витрат і доходів не включають суми ПДВ, що входять до ціни придбаних або проданих товарів (робіт, послуг).

Порядок ведення обліку доходів

Порядок ведення обліку доходів викладено у розділі II Порядку №405, а саме:

— у графі 1 — дата запису. Записи ведуть у хронологічному порядку;

— у графах 2 — 7 — дохід від провадження госпдіяльності, що оподатковується за ставкою 5%. Суму зазначають без ПДВ. При цьому:

• у графі 2 — отримана сума коштів за продані товари, виконані роботи, надані послуги протягом податкового (звітного) періоду в грошовій формі (окремо в готівковій та безготівковій), матеріальній або нематеріальній формі.

Хоча в Порядку №405 зазначено саме таке формулювання: «в матеріальній або нематеріальній формі», але ФОПам-«єдинникам» заборонено здійснювати розрахунки в іншій формі, ніж грошова (п. 291.6 ПКУ). Розрахунки в іншій формі призведуть до втрати права на ЄП й переходу на загальну систему оподаткування!

• у графі 3 — сума повернутих коштів за продані товари, виконані роботи, надані послуги та/або передплати;
• у графі 4 — скоригована сума доходу, розраховується як різниця граф 2 і 3;
• у графі 5 — вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), їх повернення (зі знаком «мінус»), а також вартість товарів, які ФОП отримав для відповідального зберігання, але використав у власній діяльності (наприклад, продав);
• у графі 6 — сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності;

Увага! На період дії воєнного стану, а до того — під час карантину, строки позовної давності, встановленої ЦКУ, було призупинено. Але згідно із Законом від 14.05.2025 №4434-IX «Про внесення зміни до розділу «Прикінцеві та перехідні положення» Цивільного кодексу України щодо поновлення перебігу позовної давності» перебіг цього строку буде відновлено починаючи з 04.09.2025.

Про це ми писали за посиланням.

• у графі 7 — сума, отримана від реалізації власної сільгосппродукції. Нагадаємо, що згідно з пп. 14.1.33-1 ПКУ власна сільгосппродукція — це продукція, що підпадає під визначення груп 1 — 24 УКТ ЗЕД, якщо вона вирощується, відгодовується, виловлюється, збирається, виготовляється, виробляється, переробляється безпосередньо виробником цієї продукції — власником, орендарем або користувачем на інших умовах (в тому числі на умовах емфітевзису) земельних ділянок, віднесених до сільськогосподарських угідь, або на давальницьких умовах;

— у графі 8 — загальна сума доходу як сума граф 4 — 7;

— у графах 9 і 10 — вид та сума доходу, що оподатковується за ставкою 15%.

Нагадаємо, що відповідно до підпунктів 1, 3, 4 п. 293.4 ПКУ за цією ставкою оподатковується:

— сума перевищення граничного (річного) обсягу доходу. Як відомо, для платників ЄП III групи — це 1167 розмірів мінзарплати, встановленої законом на початок року (у 2025 році — це 9 336 000 грн);

— дохід, отриманий із застосуванням іншого способу розрахунків, ніж грошовий;

— дохід, отриманий від провадження видів діяльності, які не дають права на спрощену систему оподаткування (крім платників ЄП — електронних резидентів).

На підставі показників про доходи, наведених у Типовій формі, ФОП заповнює декларацію платника єдиного податку та обчислює суму цього податку.

Порядок ведення обліку витрат

Порядок ведення обліку витрат наведено в розділі III Порядку №405, а саме:

— у графі 1 — дата запису. Записи, як і для обліку доходів, ведуть у хронологічному порядку;

— у графах 2 і 3 — витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) без ПДВ, у тому числі суми, що сплачуються за договором постачальникові (продавцю), за мінусом:

• непрямих податків;
• суми ввізного мита;
• суми непрямих податків у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг), які не відшкодовуються платникам податку;
• транспортно-заготівельних витрат;
• інших витрати, які безпосередньо пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання із запланованою метою;

— у графі 4 — сума витрат на оплату праці у разі використання праці найманих осіб;

— у графі 5 — сума сплаченого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ);

— у графі 6 — сума витрат, пов’язаних із виробництвом власної сільгосппродукції;

— у графі 7 — сума інших витрат, понесених у зв’язку з провадженням госпдіяльності платника податку;

— у графі 8 — загальна сума витрат на провадження госпдіяльності як сума граф 3 — 7.

Відповідальність за неведення обліку доходів і витрат

ФОПи-порушники можуть бути притягнені до відповідальності за п. 121.1 ПКУ, згідно з яким незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів із питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 грн.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2 040 грн.

Крім того, ст. 164-1 Кодексу України про адміністративні порушення неведення обліку або неналежне ведення обліку доходів і витрат, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку, тягне за собою попередження або накладення штрафу у розмірі від 3 до 8 н. м. д. г., тобто від 51 грн до 136 грн.

Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те саме порушення: тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі від 5 до 8 н. м. д. г. (від 85 грн до 136 грн).

Приклад. ФОП — платник ЄП III групи протягом липня 2025 р. здійснив такі операції:

Зразок заповнення Типової форми за умовами Прикладу (Завантажити).