Хто може вручати повістки
Особа, яку керівник уповноважує вручати повістки працівникам на підприємстві, повинна мати посвідчення уповноваженої особи вручати повістки.
Такі висновки випливають з пунктів 31 та 32 Порядку №560.
Призначають представників підприємств, уповноважених вручати повістки, наказом відповідного керівника, що є підставою для видачі службового посвідчення особи, уповноваженої вручати повістки (додаток 1-1).
Службове посвідчення особи, уповноваженої вручати повістки, видається на підставі наказу відповідного керівника, засвідчується його особистим підписом та скріплюється гербовою печаткою.
Так у додатку 1-1 Порядку №560 йдеться про службове посвідчення. Тож аби дотриматися формально цієї норми про наявність посвідчення в особи, яка вручатиме повістки на підприємстві, треба або розробити самостійно цей документ, або ж узяти його з Порядку №560 й адаптувати під себе.
Оповіщення працівників за Порядком №1487 та Порядком №560
У п. 47 Порядку №1487 визначено дії роботодавця, якщо на підприємство надійшло розпорядження від ТЦК (СБУ, розвідки).
У разі отримання розпоряджень ТЦК (СБУ, розвідки) (додаток 13) щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК (СБУ, розвідки) керівники підприємств зобов’язані:
1) видати наказ (розпорядження) про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів;
2) довести його до відома таких осіб під особистий підпис;
3) вручити призовникам, військовозобов’язаним та резервістам повістки (за присутності) про явку за викликом до Р (М)ТЦК, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу;
4) забезпечити здійснення контролю за результатами оповіщення та прибуттям призовників, військовозобов’язаних та резервістів до відповідного Р (М)ТЦК, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу.
У пункті 13 Порядку №560 зазначається, що керівники підприємств з отриманням розпорядження відповідного голови держадміністрації (військової адміністрації) або відповідного керівника Р (М)ТЦК про проведення заходів мобілізації чи виклик резервістів та військовозобов’язаних:
1) видають наказ про проведення оповіщення;
2) організовують через відповідальних осіб здійснення оповіщення у робочий час працівників підприємства через вручення повісток під їхній особистий підпис;
3) повідомляють письмово у триденний строк Р (М)ТЦК про результати оповіщення та виконання резервістами та військовозобов’язаними вимог законодавства;
4) забезпечують прибуття резервістів та військовозобов’язаних шляхом їх перевезення від підприємства до пунктів збору Р (М)ТЦК або ВЧ чи звільнення їх від виконання обов’язків з урахуванням часу, необхідного для прибуття та у разі потреби часу на зворотний шлях;
5) невідкладно інформують про працівників, які відмовилися від отримання повісток, та працівників, які написали заяви про звільнення.
У наказі керівника про оповіщення має зазначатися:
1) підстава та мета видання;
2) перелік осіб, які підлягають оповіщенню;
3) дата, час та місце їх прибуття;
4) способи доставки до ТЦК, який надіслав розпорядження;
5) відповідальні особи за здійснення оповіщення;
6) порядок здійснення контролю за оповіщенням та прибуттям військовозобов’язаних.
Завантажити бланк Наказу про оповіщення щодо виклику до ТЦК >>>
Оповіщення працівника, який працює дистанційно (надомно)
Дистанційників та надомників потрібно оповіщати рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення (п. 47 Порядку №1487).
Тобто алгоритм у роботодавця такий:
1) видає наказ про оповіщення;
2) надсилає копію наказу працівникові рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення;
3) копіює документи, видані Укрпоштою (Новою поштою такі документи не надсилаються);
4) надсилає до ТЦК копію наказу про оповіщення, копії підтвердних документів, що працівник є дистанційником (надомником) та копії поштових документів.
Працівник у відпустці (у відрядженні, на лікарняному): як оповістити
Працівників, які тимчасово відсутні на роботі, також треба сповістити, якщо на їхнє імʼя надійшла повістка (п. 47 Порядку №1487). У цій ситуації діють аналогічно, як і під час дистанційної роботи.
Алгоритм дій роботодавця:
1) видання наказу про оповіщення;
2) надсилання копії наказу працівнику рекомендованим листом з описом вкладення і повідомленням про вручення;
3) копіювання документів виданих Укрпоштою (Новою поштою такі документи не надсилають);
4) надсилання до ТЦК копії наказу про оповіщення, копії підтвердних документів про перебування у відпустці (відрядженні, на лікарняному) та поштових документів.
Зверніть увагу!
Щоб керівник не мав проблем із ТЦК, обов’язково треба надсилати до ТЦК копії документів, які свідчитимуть про відсутність працівника.
У справі №242/2067/23, йдеться про те, що під особистий підпис було оповіщено лише двох із чотирьох працівників. Один із них перебував у відпустці, а інший просто не розписався у наказі.
Суд визнав невиконання керівником процедури ознайомлення працівниками з наказом і правомірним притягнення до адмінштрафу за ч. 2 ст. 210-1 КУпАП.
Керівник мав діяти так:
— щодо працівника, який перебуває у відпустці, треба було повідомити ТЦК (додати копію наказу про відпустку). І саме тоді, коли надсилалася інформація про результати оповіщення працівників;
— щодо працівника, який відмовився отримати повістку або розписатися в наказі про її отримання, треба було скласти акт про таку відмову. І повідомити про це ТЦК (із копією акта).
Але самого надсилання копії наказу з наявними та відсутніми підписами про оповіщення недостатньо. Треба пояснити відсутність кожного підпису та, по змозі, підтвердити всі причини документально.
Про це ми тут: «Працівника викликають до ТЦК: які дії роботодавця?».
В який строк надсилати копії до ТЦК документи про оповіщення відсутніх працівників?
І в Порядку №1487 і в Порядку №560 зазначається, що надіслати копію відповідних наказів (розпоряджень) та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення треба у триденний строк. Тут важливо орієнтуватися не на робочі дні, а на календарні дні.
На яку адресу надсилати відсутнім працівникам копії наказу про оповіщення
На жаль, у Порядку №1487 не зазначено, куди саме надсилати накази працівникам. Якщо з дистанційними та надомними працівниками більш-менш зрозуміло, то з тими, хто у відпустках, відрядженнях, на лікарняному тощо, не зрозуміло, як діяти.
Якщо працівник у відпустці, він не зобов’язаний перебувати вдома. Працівник, якого скерували у відрядження, точно не перебуватиме за адресою своєї реєстрації чи місця фактичного поживання. А працівник, який перебуває на лікарняному, може як лікуватися вдома, так і перебувати на стаціонарному лікуванні.
Утім, потрібно дотриматися вимог, зазначених у Порядку №1487, щоб це не виглядало як невиконання розпорядження ТЦК про оповіщення працівників.
На думку автора, копію наказу доцільно надсилати на адресу, зазначену самим працівником при оновленні контактних даних.
Увага: працівник має забезпечувати можливість комунікації з ним та невідкладно (у строк не більше ніж 10 календарних днів) інформувати роботодавця про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання) (ч. третя ст. 7 Закону №2136).
Таким чином, якщо працівник перебуває у довготривалій відпустці поза адресою проживання, він мав би повідомити, де саме перебуває. Якщо ж працівник цього не зробив, треба надіслати копію наказу про оповіщення на його останню відому адресу. Так само діяти, коли працівник хворіє і коли перебуває у відрядженні. Але більшість роботодавців та працівників спілкуються за допомогою мобільного та інтернет-зв’язку. Тож не буде зайвим повідомити працівника про зміст наказу (що його чекає повістка на робочому місці) і за допомогою цих альтернативних каналів.