Ремонт чи поліпшення?
Поліпшення спричинює збільшення майбутніх економічних вигід, первісно очікуваних від використання об’єкта, і витрати на їх проведення збільшують первісну вартість основного засобу (пп. 14 НП(С)БО 7).
Витрати на підтримання об’єкта в робочому стані (технічний огляд, нагляд, обслуговування, ремонт тощо) та одержання первісно визначеної суми майбутніх економічних вигід від його використання і включаються до складу витрат періоду (пп. 15 НП(С)БО 7).
Простіше кажучи, критерій один: якщо ОЗ стає кращим або сучаснішим (модернізованішим), ніж був, коли щойно був створений, і принесе більше вигоди, — це поліпшення. Якщо ж відбувається лише підтримання ОЗ у робочому стані або навіть відновлення його стану, але не більше того, яким він був, коли щойно був створений, — це ремонт.
Поліпшення додаємо до первісної вартості ОЗ, а ремонти, як правило, — списуємо на витрати.
Проте ремонти поділяються на поточні і капітальні. От ремонти для підтримання ОЗ в робочому стані є поточними. А ремонти для відновлення ОЗ до первісного стану є капітальними.
І капітальний ремонт, на думку Мінфіну, теж може збільшити первісну вартість ОЗ! Щоправда, вони не кажуть про це в НП(С)БО 7 (як ми зазначили вище). Проте говорять про це у п. 31 Методичних рекомендацій №561.
Для цього мають виконуватися дві умови:
— витрати на капітальний ремонт є значними;
— капітальний ремонт може бути ідентифікований з окремою замортизованою частиною (компонентом) ОЗ.
Як бачимо, у власника ОЗ є варіанти, як обліковувати роботи, зазначені в запитанні. Рішення про те, як їх обліковувати (списувати на поточні витрати чи на збільшення первісної вартості ОЗ) ухвалює керівник підприємства (пп. 30 Методрекомендацій №561). Оформлюють таке рішення наказом (розпорядженням).
Документальне оформлення
Матеріально відповідальна особа виявляє необхідність проведення ремонту і доводить це до відома керівника. Після цього можна скласти відомість дефектів або дефектний акт на кожен об’єкт ОЗ, який підлягає ремонту (поліпшенню).
На основі даних відомості дефектів/дефектного акта керівник ухвалює рішення, які саме роботи буде проведено.
На підставі відомості дефектів можуть виписувати наряд-замовлення. Позаяк на законодавчому рівні не затверджено форми цього документа при здійсненні ремонтних робіт господарським способом, то його можна оформити у довільній формі. У ньому зазначають посаду, прізвище, ім’я та по батькові робітника, який ремонтуватиме (поліпшуватиме) об’єкт основних засобів, обсяг робіт, строки початку та закінчення робіт.
Далі бухгалтер мусить оформити документи на одержання необхідних запасних частин і ремонтних матеріалів, наприклад звичайну накладну або самостійно розроблений документ, який має всі реквізити первинного документа.
Після завершення робіт і визначення, чи є понесені витрати поліпшенням, складають акт за ф. №ОЗ-2 (форма є рекомендованою, тому підприємство може розробити власні форми документів) та видають наказ про введення ОЗ в експлуатацію.
Якщо ремонт, реконструкцію або модернізацію виконує стороннє підприємство, акт складають у двох примірниках. Другий примірник передають підприємству, що виконує роботи.
Відображення в обліку заміни запчастини
Залежно від того, яке рішення ухвалить керівник:
1) ремонт, який списується на витрати:
— господарським способом Д-т 23,91-94 К-т 63,66,65,207;
— підрядним способом: Д-т 23,91-94 К-т 63.
2) поліпшення (або капітальний ремонт), яке збільшує первісну вартість ОЗ:
— Д-т 20 К-т 746 — одержано ТМЦ від часткової ліквідації ОЗ, зокрема металобрухт, який планується продати, або вживана запчастина;
— Д-т 152 К-т 207,661,651 — витрати на встановлення нової запчастини;
— Д-т 10 К-т 152 — збільшено первісну вартість відремонтованого обладнання.