Загальний принцип списання сировини
Списувати сировину у виробництво треба на підставі фактичних витрат, підтверджених належним чином оформленими первинними документами.
Законодавство вимагає ведення обліку на підставі первинних документів, які фіксують фактичні господарські операції (Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Податковий кодекс України (ст. 44)).
Важливо: норми витрат сировини є плановими або контрольними показниками, але для потреб обліку й оподаткування ключовими є саме фактичні витрати.
Обґрунтування використання середніх норм
Якщо об’єктивно неможливо вести точний облік фактичної ваги сировини для кожної одиниці/партії продукції через технологічні особливості, потрібно мати чітке документальне обґрунтування застосованої методики списання за середніми нормами.
Описана ситуація ускладнюється тим, що продукції на складі немає, а записи фактичної ваги не велися.
Щоб убезпечити свою позицію перед податковими органами, можна зробити таке:
1) підготувати технологічне обґрунтування: докладно описати виробничий процес, пояснюючи, чому точний облік ваги використаних матеріалів для кожної партії був неможливий або надзвичайно ускладнений (наприклад, через змішування матеріалів різної густини, безперервний процес виробництва тощо);
2) Документально підтвердити розроблення та затвердження норм: надати документи, що підтверджують методику розрахунку середніх норм витрат (калькуляції, протоколи випробувань, технологічні карти), і наказ керівника про їх затвердження та застосування в обліку. Покажіть, що ці норми базувалися на реальних даних (хоча б вибіркових чи тестових) і періодично переглядалися (якщо це мало місце);
3) надати дані інвентаризацій: якщо регулярно проводилися інвентаризації залишків сировини на складі, їх результати можуть опосередковано підтвердити, що загальне списання сировини за певний період відповідає обсягам виробництва, навіть якщо використовувалися середні норми;
4) посилання на внутрішні документи: зібрати всі внутрішні положення, накази, інструкції, які регламентували порядок обліку та списання сировини у вашій компанії в ті періоди.
Можлива позиція податкової та ризики
Податківці можуть поставити під сумнів правомірність витрат, списаних за середніми нормами без первинних документів, що підтверджують фактичне використання сировини для конкретних партій продукції.
Відсутність первинних документів, що підтверджують фактичну вагу використаної сировини, є основним ризиком.
Податкова може наполягати на тому, що витрати документально не підтверджені відповідно до вимог ПКУ (ст. 44) та Закону про бухоблік. Це може призвести до донарахування податкових зобов’язань (з податку на прибуток, ПДВ, якщо застосовно).
Поради від редакції
Зберіть максимальний пакет документів: технологічні карти, накази про затвердження норм, розрахунки норм, дані інвентаризацій, внутрішні положення про облік.
Підготуйте письмове обґрунтування: чітко й аргументовано поясніть причини використання середніх норм та неможливості ведення поштучного/попартійного обліку фактичної ваги.
Залучіть фахівців: розгляньте можливість залучення технологів для підтвердження особливостей виробничого процесу та кваліфікованих юристів/аудиторів для підготовки до перевірки та захисту вашої позиції.
Перегляньте поточні процеси: незалежно від результатів перевірки, проаналізуйте, чи можливо впровадити точніший облік фактичного використання сировини для майбутніх періодів, щоб уникнути подібних проблем.