Додаткове благо та документальне оформлення
Відповідно до наведеної умови ключовим є саме документальне оформлення господарської операції.
Якби працівник оплачував доступ до онлайн-мережі для ТОВ, зареєстрованого як користувач у цій мережі, то отримувачем послуг було б саме підприємство.
Проте, позаяк працівник оплачує підписку за свою сторінку в цій мережі, то отримувачем послуг є працівник. Тому при відшкодуванні витрат у нього виникає додаткове благо (пп. 14.1.47 ПКУ).
Додаткове благо оподатковується ПДФО і ВЗ у загальному порядку згідно з пп. 164.2.17 ПКУ, тобто з вартості суми відшкодування, яке підприємство виплачує працівникові, треба утримати ПДФО (18%) і ВЗ (5%). Позаяк компенсація проводиться у грошовій формі, підвищувальний «натуральний» коефіцієнт не застосовується. На руки працівнику видається сума компенсації за мінусом податків, а податки перераховуються до бюджету. У додатку 4ДФ дохід у вигляді додаткового блага відображають з ознакою доходу «126».
Щоб уникнути такого оподаткування, треба довести, що працівник використовує цю сторінку тільки з метою виконання трудових функцій. Позаяк випадки, коли надання товарів, робіт, послуг зумовлено виконанням платником податку трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах, виведено з-під визначення додаткового блага за пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ.
Оформлення компенсації
Якщо компенсація передбачена трудовим договором.
Працівник разом з авансовим звітом (звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт) надає підприємству копію рахунку та виписку зі свого банківського рахунку, після чого на підставі цих документів отримує компенсацію.
Якщо у трудовому договорі передбачено таку компенсаціу, але зазначено, що свою сторінку в цій онлайн-мережі працівник використовує тільки для виконання трудових функцій на цьому підприємстві, то вартість компенсації не оподатковується.
Інакше ТОВ визнає цю виплату додатковим благом.
Як альтернатива, ТОВ може включити вартість підписки до заробітної плати працівника, наприклад, у вигляді премії. Тоді складати авансовий звіт не потрібно. Проте виплата компенсації вважатиметься виплатою зарплати, тож ПДФО, ВЗ та ЄСВ з неї треба буде сплатити у день виплати (або, якщо компенсацію виплачують не одразу, до кінця місяця, наступного після місяця, в якому було ухвалено рішення про виплату компенсації та нараховано дохід).
Якщо компенсація не передбачена трудовим договором.
Компенсацію можна відшкодувати за окремим наказом керівника, проте в цьому разі подають авансовий звіт разом із копією рахунку та виписки з банківського рахунку. Тоді вона однаково буде додатковим благом для працівника.
Чи можна включити до складу витрат?
ТОВ включає компенсацію до складу витрат у загальному порядку на підставі затвердженого керівником авансового звіту та підтвердних документів. Якщо буде ухвалено рішення включити суму такої компенсації до зарплати працівника, то документом, який підтверджує витрати, буде відомість про нарахування заробітної плати.
Податок на додану вартість
Стаття 208-1 ПКУ регулює особливості оподаткування електронних послуг, що надаються нерезидентами фізособам, включаючи ФОПів, які не є платниками ПДВ. У такому разі платником ПДВ є нерезидент. А ТОВ не має підстав нараховувати ПДВ, навіть за умови компенсації понесених витрат.