Документальне оформлення
Для документального оформлення безоплатної передачі зразків можуть оформлятися такі документи:
— наказ керівника про безоплатну передачу;
— кошторис витрат;
— план (програма) підготовки та проведення рекламного заходу;
— накладні;
— звіт про роздані товари;
— акт на списання безоплатно розповсюджених товарів;
— калькуляцію ціни роздачі продукції тощо.
ПДВ
Безоплатна передача зразків продукції розглядається як постачання товарів у розумінні пп. 14.1.191 ПКУ і є об’єктом оподаткування ПДВ.
При цьому:
— позаяк передача є безоплатною, базою оподаткування буде мінімальна база, встановлена абзацом другим пп. 188.1 ПКУ;
— для самостійно виготовлених зразків мінімальною базою буде звичайна ціна (по суті, це ринкова ціна, за якою зразки можна продати на сторону);
— податкові зобов’язання з ПДВ нараховуються на дату постачання товарів;
— при безоплатній передачі зразків з рекламною метою компенсуючі ПЗ за пп. 198.5 ПКУ не нараховуються, бо такі операції мають господарську спрямованість.
У цій ситуації складають дві ПН:
— одну — на суму, розраховану виходячи з фактичної ціни постачання (0 грн),
— іншу — на суму, розраховану виходячи з перевищення звичайної ціни (яка, по суті, є мінімальною базою) над фактичною ціною. Або може складатися не пізніше останнього дня місяця, в якому здійснено такі постачання, зведена ПН з урахуванням сум податку, розрахованих виходячи з перевищення бази оподаткування над фактичною ціною, визначених окремо за кожною операцією з постачання товарів/послуг.
Податок на прибуток
Операції з безоплатної передачі зразків продукції відображають у податково-прибутковому обліку за правилами бухобліку.
Платники, які коригують фінрезультат до оподаткування на податкові різниці з розділу ІІІ ПКУ, повинні застосовувати різницю за пп. 140.5.10 ПКУ, якщо роздача була не платникам податку на прибуток (крім фізосіб, які є платниками ПДФО).
Бухгалтерський облік
У бухобліку при безоплатній передачі зразків продукції з рекламною метою:
— доходи не визнають;
— собівартість зразків відображають у складі витрат на збут (дебет рахунку 93);
— проведення: Д-т 93 «Витрати на збут» — К-т 26 «Готова продукція» — на собівартість безоплатно переданих зразків.
ПДФО та військовий збір
Якщо зразки передаються фізособам:
— якщо неможливо персоніфікувати отримувачів (наприклад, при масовій роздачі), питання з ПДФО і ВЗ не виникає;
— якщо отримувачів можна персоніфікувати, вартість зразків, що перевищує неоподатковуваний розмір, підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ як додаткове благо або як подарунок. Якщо оформити це як роздачу подарунків і вартість безоплатно переданих одній фізособі зразків у 2025 році не перевищує 2000 грн, вона не оподатковується ПДФО і ВЗ. Якщо перевищує, оподатковується ПДФО 18% і ВЗ 5%. У будь-якому разі, позаяк дохід надається у негрошовій формі, то для визначення бази нарахування ПДФО оподатковувана вартість зразка збільшується на коефіцієнт 1,21951 (для визначення бази нарахування ВЗ, коефіцієнт застосовувати не потрібно).