Обов’язки з ведення військового обліку на підприємствах покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом (п. 8 Порядку №1487). За відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників на підприємстві. Це зазвичай кадровик, але може бути бухгалтер чи інша особа, яка на це уповноважена.
Вимог щодо того, що особа, яка відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, має працювати лише за основним місцем роботи, законодавство не містить. Тому, якщо такі обов’язки буде покладено на працівника, який працює за сумісництвом, штрафу не буде.
Для належного функціонування системи військового обліку (забезпечення її автоматизації із застосуванням Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів) визначається кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, з урахуванням норм, установлених п. 9 Порядку №1487.
Наприклад, якщо на підприємстві 11 працівників, брати до штату окрему особу, яка відповідатиме за ведення військового обліку, не потрібно. Достатньо покласти ці обов’язки на особу, відповідальну за облік працівників, якій встановлюється доплата у розмірі до 50% посадового окладу (п. 10 Порядку №1487). Така доплата була передбачена і раніше Порядком №921.
Свого часу Мінсоцполітики у листі від 09.02.2018 №227/0/101-18/281 щодо проведення доплати зазначило: якщо на посадову особу кадрового підрозділу чи служби управління персоналом покладаються додаткові обов’язки з ведення військового обліку, які не передбачено посадовою інструкцією, то за їх виконання встановлюється відповідна доплата. Якщо у посадовій інструкції, наприклад, інспектора з кадрів, визначено завдання з ведення військового обліку, то доплата, передбачена Порядком, не виплачується. У такому разі відповідальна особа, яка веде військовий облік, виконує свої безпосередні обов’язки й отримує оплату з урахуванням виконання зазначених функціональних обов’язків.
Тож доплату у розмірі до 50% посадового окладу виплачують або не виплачують залежно від того, чи передбачено такий обов’язок посадовою інструкцією.
Норми кількості відповідальних осіб
У державних органах, на підприємствах, в установах та організаціях за наявності на військовому обліку:
- від 501 до 2000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів — одна особа;
- від 2001 до 4000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів — дві особи;
- від 4001 до 7000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів — три особи, а на кожні наступні від 1 до 3000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів — по одній особі додатково.
За наявності на військовому обліку менше ніж 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів обов’язки щодо ведення військового обліку покладають на особу служби персоналу, якій встановлюють доплату в розмірі до 50% посадового окладу.
Загальну кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку на підприємствах, в установах та організаціях, визначають з урахуванням кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на військовому обліку станом на 1 січня поточного року, із застосуванням вищенаведених норм.
За наявності на підприємствах, в установах та організаціях двох і більше осіб, відповідальних за ведення військового обліку, їх об’єднують в окремий підрозділ (відділ, сектор, групу тощо).