Відповідно до ст. 8 Закону про бухоблік1, бухоблік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації.
Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно з дотриманням вимог Закону про бухоблік обирає форми його організації, зокрема введення до штату підприємства посади бухгалтера чи створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером, або ж бухгалтерський облік веде та звітність складає безпосередньо власник чи керівник підприємства.
Так, якщо на підприємстві було ухвалено рішення, що звітність підписуватиме лише директор, то дотримано певних критеріїв:
1) на підприємстві не було посади бухгалтера;
2) обов’язки щодо ведення бухобліку покладалися на директора (згідно з документами підприємства);
3) при поданні заяви за ф. №1-ОПП зазначено інформацію лише про директора.
Отже, за відсутності на підприємстві бухгалтера при складанні звітності можливе накладення електронного підпису безпосередньо власником чи керівником підприємства, і це не буде порушенням. Але для цього потрібно було подати до контролюючого органу заяву за ф. №1-ОПП або за ф. №1-РПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» з відомостями про керівника підприємства.
Відповідно до п. 2 розділу ІІ Порядку №5572 автор запитання створює електронні документи у строки та згідно з порядком, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності).
1 Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
2 Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557.
Водночас згідно з п. 7 розділу ІІ Порядку №557 здійснюється автоматична перевірка електронного документа, яка включає, зокрема, перевірку обов’язковості та послідовності накладання на електронний документ кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності) підписувачів.
За неподання, зокрема, відомостей про осіб, відповідальних за ведення бухобліку та/або складення податкової звітності, на юросіб накладається штраф у розмірі 1 020 грн (п. 177.1 ПКУ).
Якщо згодом для забезпечення ведення бухобліку на підприємстві буде введено до штату посаду бухгалтера, але керівник не делегує йому права підпису, то звітність і надалі підписуватиме керівник підприємства, тож і форму №1-ОПП на такого бухгалтера подавати не потрібно.