Облік отриманих генераторів залежить від того, з якою метою благодійний фонд їх отримує:
1) для забезпечення власних потреб, тобто для ведення діяльності самого БФ;
2) для передання іншим набувачам благодійної допомоги, які цього потребують.
Залежно від цього такі генератори визнаються:
1) безоплатно отриманими необоротними активами самого БФ;
2) безоплатно отриманими товарами, призначеними для надання благодійної допомоги.
Це все актуально у разі, якщо вже відомо, що генератор у роботоздатному стані та може бути використаний за призначенням.
Щодо несправних генераторів можна застосовувати такий порядок обліку. Як відомо, активи — це ресурси, контрольовані підприємством у результаті минулих подій, використання яких, як очікується, призведе до отримання економічних вигід у майбутньому (п. 3 НП(С)БО 1). У цьому випадку економічні вигоди — це можливість використання генератора за призначенням: або у самому БФ, або у вигляді благодійної допомоги іншим. Тобто генератор визнається активом тільки тоді, коли вже відомо, що він справний і може бути використаний.
До перевірки генератора він ще не визнається активом, тому що не відомо, чи використовуватиметься. Такі генератори приймають на забалансовий облік, на відповідальне зберігання й утилізують у разі визнання непридатними. Питання утилізації не належать до сфери бухобліку й оподаткування, з цим рекомендуємо звернутись до Міндовкілля.
Витрати на перевірку генераторів БФ має право списати як витрати на статутну діяльність у звичайному порядку. Зокрема, пальне спишуть записом Д-т 949 К-т 203. Так само можуть списуватися будь-які витрати на утилізацію несправних генераторів — Д-т 949 К-т 203, 66, 65, 631 тощо.
Справні генератори визнають активами — необоротними активами самого БФ або товарами для подальшого надання благодійної допомоги і зараховують на баланс БФ. Таке зарахування відбувається за загальними правилами обліку цільового фінансування: Д-т 15 К-т 484 або Д-т 20 К-т 484. Вартість генераторів приймається на рівні справедливої вартості з урахуванням наявного зносу і технічного стану.
Документальною підставою можуть бути такі документи:
— акт приймання-передачі генераторів, за яким всіх їх попередньо зараховують на забалансовий рахунок 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні»;
— акт перевірки генераторів, за яким списують використані ПММ і визначають справні та несправні одиниці;
— для оприбуткування генераторів, призначених для роботи БФ, складають акт за довільною формою, що містить усі необхідні реквізити. Можна взяти за основу форми, затверджені наказом Мінфіну від 13.09.2016 №818;
— для оприбуткування генераторів, призначених для надання допомоги, складають акт довільної форми.