У наведеному випадку корпоративні витрати включають у себе витрати на річні збори трудового колективу (звіт керівника за пів року, плани до кінця року, презентації керівників відділів щодо змін на підприємстві), харчування (сніданки, обіди, вечері, фуршети, банкет), проживання в готелі та корпоративний відпочинок.
Документи
Для початку можна розробити кошторис, аби визначити суму витрат підприємства для проведення згаданого заходу. Якщо харчування та проведення заходу відбуватимуться в готелі, то буде оформлено один рахунок до оплати. А якщо захід проводитимуть в окремому приміщенні будинку, а не в готелі, чи будуть ще якісь додаткові заходи (не в готелі), то зрозуміло, що це буде декілька рахунків за різні послуги і, можливо, від різних постачальників послуг.
Крім того:
— оформлюють наказ керівника про проведення зборів;
— за потреби укладають договори з постачальниками послуг або від них отримують рахунки до оплати за послуги;
— оформлюють план заходів (програму), в якому конкретизують стратегічну сесію (хто, де, в який час виступає перед колективом, коли сніданок, обід, перерва на каву, вечеря, інші заходи тощо);
— підтвердженням проведення такої сесії будуть платіжні документи та акт надання послуг з оренди приміщення та інших послуг (за потреби);
— готують звіт про фактичні витрати;
— готують протокол зборів (зрозуміло, що збори мають розпочатись у робочий час, адже збори необхідні для вирішення виробничих питань (наприклад, підбиття підсумків роботи за звітний рік, узгодження планів на наступний рік тощо));
— готують звіти керівників, презентації керівників підрозділів, плани роботи на певний період.
Після закінчення заходу будуть видаткові накладні, акти приймання-передачі наданих послуг, чеки з готелю.
Облік витрат
Витрати на проведення заходу акумулюють на рахунку 92, оскільки йдеться про сесію для керівника підприємства та керівників його підрозділів, участі усього трудового колективу або ділових партнерів, заходів з рекламною метою не передбачається. Датою відображення таких витрат є період фактичного їх здійснення, як витрати, які неможливо прямо пов’язати з доходом певного періоду (п. 7 НП(С)БО 16).
ПДВ
За умови реєстрації постачальником податкової накладної підприємство матиме змогу відобразити ПК з ПДВ, якщо співпрацює з платниками ПДВ. Якщо придбані товари (послуги) не використовуватимуться в оподатковуваних операціях або госпдіяльності, потрібно визнати податкові зобов’язання виходячи з бази, зазначеної у п. 189.1 (п. 198.5 ПКУ). Проте якщо довести, що послуги отримуються для використання в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності такого платника податку, то ПЗ з ПДВ при здійсненні таких операцій не нараховують.
Отже, якщо сесія проводитиметься суто з адміністративною метою, без концертів та розваг, то вбачатиметься зв’язок таких зборів з оподатковуваною діяльністю і ПЗ з ПДВ нараховувати не потрібно.
Податок на прибуток
Розділом III ПКУ не передбачено коригування фінрезультату на суму зазначених витрат. Для підтвердження витрат важливо забезпечити первинні документи.
ПДФО, ВЗ та ЄСВ
Утримувати ПДФО із застосуванням «натурального» коефіцієнта щодо працівників за отримані послуги з проживання, харчування тощо не потрібно, бо їхня участь у щорічній сесії з адміністративною метою не може розцінюватися як отримання додаткового блага, якщо їх надання обумовлене інтересом підприємства, а не метою переважного задоволення особистих потреб працівників. Така сама думка (щоправда, щодо зборів трудового колективу, але аналогія, на нашу думку, тут доречна) зазначена в постанові ВАСУ від 01.06.2016 №К/800/6133/16 у справі №826/15514/15.
Відповідно, ані ВЗ, ані ЄСВ також не буде.