З 1 квітня 2023 року набирає чинності Закон від 12.01.2023 №2888, який викладає в новій редакції п. 170.9 ПКУ, що визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.
Так, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (позначок прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Раніше таких доказів вимагало лише відрядження за кордон (відрядження по Україні підтверджували наказ та невизначені «первинні документи»). Тепер одного наказу про відрядження для цього недостатньо. Не допоможе вже в такому разі і звіт про відрядження по Україні в довільній формі. Можливо, стане у пригоді посвідчення про відрядження із позначками про вибуття та прибуття. Воно тепер не є обов’язковим, але ним можна підтвердити факт перебування працівника за місцем відрядження, якщо немає проїзних документів та документів про проживання.
Отже, якщо менеджери, які відряджаються по Україні, зупиняються на ніч у знайомих, а не в готелі, можна застосувати посвідчення про відрядження з позначками про вибуття та прибуття і на його підставі нараховувати та виплачувати добові працівникам. Звісно, що такі позначки має поставити підприємство або ФОП, до якого відряджено працівників.
Про отримані працівниками добові, навіть якщо і не буде інших понесених витрат, потрібно буде скласти авансовий звіт.
Щодо списання пального проблем не виникає: є накладна з АЗС, шляховий лист, є наказ на відрядження, де зазначено, що працівники скеровуються у відрядження на службовому автомобілі, та, звісно ж, посвідчення з позначками.
До речі, перебування у відрядженні можна буде підтвердити документами, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів, або іншими документами, що засвідчують вартість витрат. На нашу думку, це можуть бути в тому числі документи про придбання пального в дорозі, харчування у закладах громадського харчування тощо. Проте наразі зміни ще не набрали чинності, тож немає і практики їх застосування та роз’яснень податківців.