Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат (добові, вартість проїзду та витрати на найм житлового приміщення) й одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.
За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).
Працівникам, які скеровані у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку.
Отже, щоб розрахувати суму, яку належить виплатити працівникові за час відрядження, необхідно розрахувати і порівняти дві величини:
1) середньоденну зарплату.
Середньоденну зарплату за час відрядження розраховують відповідно до Порядку №1001 виходячи з виплат, нарахованих працівникові у розрахунковому періоді.
1 Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 №100.
Розрахунковий період для визначення середньоденної зарплати становить два календарні місяці роботи перед місяцем відрядження (з першого до першого числа). Середньоденну зарплату обчислюють шляхом ділення виплат за цей період на кількість фактично відпрацьованих робочих днів.
Усі виплати включають до розрахунку середньої заробітної плати у тому розмірі, в якому їх нараховано, без вилучення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.
Обчислюючи середню заробітну плату за останні два місяці, не враховують виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника, зокрема за час відрядження (абз. 2 п. 4 Порядку №100).
Тобто якщо попереднє відрядження працівника було оплачено за середньою зарплатою, то така виплата і дні вилучаються з розрахункового періоду. Проте, якщо оплату проведено за денним заробітком (оплачено як звичайний робочий день), тоді виплату і дні включають до розрахункового періоду;
2) денну заробітну плату.
Денну заробітну плату розраховують виходячи з тарифної ставки (окладу) працівника за місяць, у якому він перебував у відрядженні.
Для розрахунку одноденної заробітної плати потрібно суму повного окладу (тарифної ставки) відрядженого працівника та інших нарахованих йому в місяці відрядження виплат (премії, доплати, суми індексації тощо) поділити на кількість робочих днів у цьому місяці за графіком роботи підприємства (працівника).
Відповідно суму оплати днів відрядження виходячи зі звичайної зарплати визначають як добуток одноденної заробітної плати та кількості днів відрядження.
З цих величин необхідно вибрати більшу і на її підставі розрахувати суму оплати часу відрядження. При цьому оплачують усі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем роботи, з якого працівника відряджено.
Тож для оплати днів відрядження слід порівнювати дві величини: середній та денний заробіток. І та величина, яка виявиться більшою, береться до розрахунку. Час перебування працівника у відрядженні в табелі позначають літерним кодом «ВД» або цифровим «07».
У ситуації, що розглядається, водії виїжджають у відрядження в проміжку 4:00 — 7:00, а повертаються від 23:00 до 3:00. Як бачимо, працівники виконують роботу понад нормальну тривалість робочого дня.
Такі години, як правило, роботодавець компенсує у такий спосіб:
— надає щорічну додаткову відпустку (кількість календарних днів залежить від вантажності автомобіля);
— або доплачує водіям за ненормований робочий день у розмірі 25% тарифної ставки.
Із ситуації зрозуміло, що перепрацьовані години водіям не оплачують, також видно, що в табелі їх не відображають, а зазначають тривалість робочого дня відповідно до встановленого графіка. Тобто запис у табелі має вигляд: у верхньому рядку — «8», у нижньому c«ВД» (або «07»).
Якщо роботодавець бажає проводити доплату за відпрацьовані години понад норму, то в табелі однаково зазначає робочий час за графіком, тобто «8». Факт перепрацьованих годин фіксує у відомості обліку робочого часу та відпочинку водія і в індивідуальній контрольній книжці.
Факт запровадження водіям певної компенсації потрібно передбачити в Положенні про відрядження, а про надання щорічної додаткової відпустки варто зазначити й у Положенні про оплату праці.