Відповідно до п. 16 ст. 3 Закону про РРО суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані у разі виявлення несправностей:
- реєстратора розрахункових операцій (далі — РРО), а також пошкодження засобів контролю — протягом робочого дня, в якому виявлено несправності чи пошкодження, письмово або засобами телекомунікацій в довільній формі повідомити центр сервісного обслуговування, а також протягом двох робочих днів після дня виявлення несправностей чи пошкодження письмово або засобами телекомунікацій в довільній формі повідомити про це контролюючий орган, у якому суб’єкт господарювання зареєстрований платником податків (абзац перший п. 16 ст. 3 Закону про РРО);
- програмного РРО (далі — ПРРО) — протягом дня, в якому виявлено несправність, засобами телекомунікацій повідомити про це контролюючий орган, виробника ПРРО та/або центр сервісного обслуговування (за наявності) за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (абзац другий п. 16 ст. 3 Закону про РРО).
Згідно з п. 12 розд. ІІ Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 23.06.2020 р. №317 (далі — Порядок №317), у разі виявлення несправностей ПРРО або його викрадення чи компрометації особистого ключа суб’єкт господарювання зобов’язаний протягом дня, в якому виявлено несправність, засобами Електронного кабінету або засобами телекомунікацій направити до контролюючого органу, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування (за наявності) Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою №2-ПРРО за ідентифікатором форми J1316701 (додаток 2 до Порядку №317).
Нормами Закону про РРО не передбачено відповідальності до суб’єкта господарювання у разі неповідомлення контролюючого органу про виявлення несправностей РРО та/або ПРРО, а також пошкодження засобів контролю.
При цьому за непроведення розрахункових операцій через РРО та/або ПРРО застосовуються фінансові санкції, передбачені п. 1 ст. 17 Закону про РРО.