Докладно про це ми розповідали тут.
Тому зараз нагадаємо лише загальний алгоритм та особливості, які діють під час війни.
Основний воєнний нюанс міститься у ст. 7 Закону №2136. Згідно з нею у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку роботи, яка виконується працівником, та обліку витрат на оплату праці.
Тобто можна зробити сміливий висновок: роботодавці самі можуть вирішувати не тільки те, чи надавати працівникам відпустки, а й те, як їх оформити.
Але, як ми знаємо, на практиці все складніше. І те, чого не вимагають зараз, скоріш за все, почнуть вимагати після війни під час перевірок. Тож, аби потім не довелося відновлювати кадровий облік, краще дотримуватися його традиційних форм (за можливості).
КРОК 1. Створення графіка відпусток
Часто роботодавці запитують: наскільки обов’язковим є створення графіка відпусток? І якщо так, то які відпустки при цьому враховувати? На ці питання ми вже відповідали на початку 2022 року в окремій статті.
Створення графіка відпусток передбачено ст. 10 Закону про відпустки. В ній чітко зазначено: черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілки (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.
При цьому дія Закону про відпустки поширюється на всі категорії роботодавців. А отже, вимога складати такий графік стосується і фізосіб, які використовують найману працю.
На сьогодні законодавством України не передбачено типової форми графіка надання відпусток. Тому кожен роботодавець має право скласти його у довільній формі або розробити власну форму (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. №140/13/116-10).
У графіку надання відпусток, як правило, зазначається місяць початку використання відпустки, інколи — місяць початку відпустки і місяць її закінчення чи конкретна дата початку відпустки.
Чому ж така неточність? Справа в тому, що за тією ж ст. 10 Закону про відпустки конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Тому в графіку можна зазначити і більш точні дати початку та закінчення відпусток працівників (це не заборонено), але навряд чи це доцільно робити заздалегідь. Тим більше, що попереджати працівника про ці дати доведеться окремо (про що далі).
Увага! Згідно зі ст. 12 Закону №2136:
- У період дії воєнного стану щорічна основна оплачувана відпустка надається працівникам тривалістю 24 календарні дні.
- У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
КРОК 2. Створення резерву відпусток
Підприємства мають створювати резерв забезпечення для щорічних основних і додаткових відпусток та для додаткових відпусток для працівників з дітьми.
Водночас резерви можуть не створювати (п. 8 розд. І НП(С)БО 25) суб’єкти мікропідприємництва (незалежно від системи оподаткування).
Щодо самого розрахунку, нарахування та інвентаризації резерву відпусток, то про це ми докладно писали тут і тут.
КРОК 3. Попередження про початок відпустки
Форму повідомлення про дату початку відпустки теж законодавчо не встановлено. Таким чином, повідомлення має довільний характер. Те саме стосується і документу, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки.
На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Але насправді для цього достатньо і наказу про надання відпустки.
КРОК 4. Заява на відпустку
До кроку 4 (отримання заяви на відпустку від працівника) слід переходити, якщо працівник не погоджується зі строками у раніше складеному графіку відпусток (або в разі відсутності такого графіка у роботодавця, або відсутності такої відпустки в цьому графіку). Якщо ж працівника влаштовує попередньо узгоджений графік, то відразу переходимо до кроку 5 (складання наказу про надання відпустки).
Якщо ж працівник бажає піти в оплачувану щорічну відпустку поза графіком, тоді працівник пише заяву про надання йому відпустки. Та остаточне рішення, чи надавати таку незаплановану відпустку, приймає керівник (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. №140/13/116-10). Особливої актуальності це набуває під час війни, якщо працівник працює на об’єкті критичної інфраструктури.
КРОК 5. Наказ про надання відпустки
Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки краще використати типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
Але ця форма має рекомендований характер. Тож можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі. В такому випадку наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників та призначити осіб, які будуть тимчасово виконувати обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку.
КРОК 6. Табелювання працівників
Типова форма №П-5 «Табель обліку використання робочого часу» також надається як рекомендована для застосування, а отже не є обов’язковою. Роботодавець цілком може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.
Але зауважимо, що в типовій формі табелю зазначається відмітка про відпустку працівника:
- щорічні основні відпустки зазначаються кодом «В» (або цифровим кодом «08»);
- щорічні додаткові відображають з кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).
КРОК 7. Оплата відпусткових
Щорічні (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи та зарплати (ст. 74 КЗпП).
Працівникам заробітна плата за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 115 КЗпП).
Зверніть увагу: у зазначеній нормі йдеться про календарні дні (лист Мінсоцполітики від 26.06.2009 р. №155/13/116-09). Якщо, наприклад, перший день відпустки — 15 число, то останнім днем виплати заробітної плати за час відпустки є 11 число, якщо перший день відпустки — понеділок (22 червня), то останнім днем виплати заробітної плати є четвер (18 червня).
Але під час війни, як і до того, останні два роки під час карантину, цими строками виплати відпусткових дозволяється нехтувати, якщо є взаємна згода працівника і роботодавця. У такому випадку можна скористатися нормами ст. 7 Конвенції МОП від 24.06.1970 р. №132 «Про оплачувані відпустки»: «Суми за час відпустки виплачують до відпустки, якщо про інше не домовилися працівник і роботодавець».
Проте принаймні до війни Держпраці наголошувала: виплата відпусткових за дні щорічної відпустки в узгоджений між працівником і роботодавцем строк здійснюється у виняткових випадках. Якщо щорічна відпустка надається за графіком, то роботодавець має виплатити відпусткові за дні щорічної відпустки не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку цієї відпустки.