Складаємо графік відпусток-2023

Графік відпусток: загальна інформація

Складання графіка відпусток передбачено ст. 10 Закону про відпустки.

Враховуючи, що Закон про відпустки поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізособи, норма закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана й у разі, коли на підприємстві працює, наприклад, три людини. Таке роз’яснення міститься у листі Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. №191/10/136-15.

Тобто складання такого графіка є обов’язковим для всіх роботодавців.

Згідно з п. 20 Типових правил №213, графік відпусток складають на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.

Проте краще скласти такий графік у грудні 2022 року, щоб уже в січні 2023 року працівники мали можливість піти у відпустку згідно з цим графіком.

Особливо важливо мати цей графік юрособам, які створюють резерв відпусток, адже при цьому без графіка не обійтися. Докладно про створення резерву відпусток, а також про те, кому складати його обов’язково, ми розповімо в окремій статті. Зараз лише зазначимо, що перше нарахування цього резерву відбувається саме у січні. Тож цього місяця на підприємстві вже має бути графік відпусток.

Щодо чинності Типових правил №213

<...> В Україні продовжують діяти Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені Держкомпраці СРСР за погодженням з ВЦРПС від 20.07.1984 р.* Пункт 20 Типових правил передбачає, що графіки відпусток складаються на кожен робочий рік не пізніше 5 січня.

У випадку укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення.

Частиною тринадцятою статті 10 Закону визначені категорії осіб, за бажанням яких щорічні відпустки надаються в зручний для них час.

Таким чином, при складанні графіка відпусток (чи внесенні до нього змін) роботодавець враховує побажання зазначених категорій працівників.

Лист Мінсоцполітики від 25.08.2015 р. №475/13/116-15

* Станом на кінець 2022 р. це не змінилося. — Прим. ред.

Вигоди від наявності графіка відпусток у роботодавця

Роботодавці часто обурюються щодо графіка відпусток, мовляв, навіщо витрачати час, якщо однаково всі ходять у відпустку за заявою.

Вигода 1: узгоджений графік відпусток дозволяє організувати планомірне надання щорічних відпусток усім працівникам.

Вигода 2: наявність графіка дозволяє скоротити документообіг. Як зазначає Мінекономіки у листі від 31.03.2020 р. №3512-06/21620-07, законодавством не передбачено писати заяву про надання щорічної відпустки, якщо така відпустка надається у строки, визначені графіком відпусток.

При цьому конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш ніж за два тижні до встановленого графіком терміну.

А ось якщо працівник виявив бажання використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачено графіком відпусток, це питання має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору (між працівником і роботодавцем).

Як правило, у такому разі заявник пише заяву, на яку роботодавець накладає резолюцію, погоджуючись надати щорічну відпустку в зазначені в ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі на підставі цієї заяви видається наказ (розпорядження) про надання відпустки.

І, як наголошує Мінекономіки, роботодавець може як задовольнити прохання працівника про перенесення строків щорічної відпустки, визначених графіком, так і відмовити йому.

Вигода 3: позаяк графік складають заздалегідь, це дає можливість планувати потребу в трудових ресурсах і рівномірно розподіляти відпустки персоналу протягом року.

Створення графіка відпусток: крок за кроком

На перший погляд здається, що ніби й складного нічого немає, але є низка нюансів, які слід врахувати, створюючи графік відпусток.

Унаочнимо у зручній інструкції-пам’ятці створення графіка відпусток на 2023 рік (див. таблицю 1).

Таблиця 1

Інструкція-пам’ятка створення графіка відпусток на 2023 рік

Крок 1. Визначення та складення форми графіка відпусток

Форму графіка надання відпусток чинним законодавством не встановлено, тож вона може бути довільною. Але можна також використати як підказку уніфіковану форму графіка відпусток зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву (протокол від 22.11.2015 р. №7). Також під час створення графіка відпусток слід пам’ятати про дотримання ДСТУ 4163:2020.

У графіку відпусток доцільно зазначати таку інформацію:

— найменування роботодавця;

— період, на який затверджується графік;

— відомості про працівника (П. І. Б, посада, структурний підрозділ, табельний номер);

— вид відпустки;

— кількість календарних днів відпустки;

— місяць початку відпустки. Звісно, краще зазначити конкретну дату початку відпустки (якщо це можливо), тоді окреме повідомлення про дату початку відпустки не є обов’язковим;

— дані про фактично використані дні відпустки та періоді їх надання;

— підпис працівника про ознайомлення;

— примітка на випадок перенесення відпустки;

— дата складання графіка, погодження з профспілкою та затвердження керівником.

Шаблон графіка відпусток див. у зразку 1.

Зразок 1

Крок 2. Щорічна основна відпустка: визначення кількості календарних днів щодо кожного працівника

До графіка відпусток включають такі щорічні відпустки:

— основну;

— додаткову за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;

— додаткову за особливий характер праці;

— інші додаткові, передбачені законодавством.

Графік відпусток — це також «інструмент боротьби» з працівниками-працеголіками. Тобто працівниками, які багато років не ходять у відпустки з тих чи інших причин.

Якщо на підприємстві є такі працівники і їхні відпустки за минулі роки не включити до графіка, то у відпустку в 2023 році вони підуть лише за заявою, і то якщо напишуть. А роботодавцю така ситуація вкрай невигідна з кількох причин.

По-перше, згідно з ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки, забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці¹.

¹ Під час воєнного стану ці норми не застосовують згідно із Законом №2136.

По-друге, роботодавець, який не «відправляє» своїх працівників за графіком у відпустку з кожним наступним роком, накопичує небажані витрати, які для нього можуть стати неприємним сюрпризом під час звільнення працівника. Працівникові потрібно буде компенсувати під час звільнення всі невикористані дні відпусток, і рахувати середню зарплату доведеться за останні 12 місяців перед місяцем звільнення.

Найпростіший спосіб відстежувати невикористані дні відпусток — перевірка зворотного боку особової картки П2 у розділі V «Відпустки», але за умови що той розділ заповнений. Як свідчить практика, часто зворотний бік особової картки П2 взагалі не заповнюють протягом роботи працівника, а згадують про неї лише перед звільненням.

Крок 3. Додаткові щорічні відпустки: визначення категорій осіб, які мають право на ці відпустки, та обчислення кількості днів

Нагадаємо, згідно зі ст. 7 Закону про відпустки щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці тривалістю до 35 календарних днів надається працівникам, зайнятим на роботах, пов’язаних із негативним впливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів, за Списком виробництв, цехів, професій і посад, що затверджується КМУ.

Конкретна тривалість відпустки встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від результатів атестації робочих місць за умовами праці та часу зайнятості працівника в цих умовах.

За статтею 8 Закону про відпустки, щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці надається:

1) окремим категоріям працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, — тривалістю до 35 календарних днів за Списком виробництв, робіт, професій і посад, що затверджується КМУ;

2) працівникам із ненормованим робочим днем — тривалістю до 7 календарних днів згідно зі списками посад, робіт та професій, визначених колективним договором, угодою.

Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах.

Крок 4. Додаткова відпустка на дітей: визначення категорій осіб, які мають право на ці відпустки, та обчислення кількості днів

Нагадаємо, що надання додаткової відпустки на дітей регламентує ст. 19 Закону про відпустки.

І з плануванням цієї відпустки у графіку ситуація неоднозначна. Наприклад, якщо йдеться про одиноку матір, то до графіка таку відпустку включати доцільно. А от якщо йдеться про одного з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, то зазначати у графіку немає сенсу. Позаяк такою відпусткою може скористатися хтось один із батьків у себе на роботі або один із батьків звільниться з роботи і йому виплатять за невикористані дні відпустки компенсацію, і тоді інший не матиме права на відпустку в себе на роботі.

Крок 5. Визначення категорій осіб, які мають право на щорічну відпустку в зручний для них час

Щорічні відпустки за бажанням працівника в зручний для нього час надаються:

1) особам віком до вісімнадцяти років;

2) особам з інвалідністю;

3) жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

4) жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

5) одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одну дитину або більше віком до 15 років за відсутності батьків;

6) дружинам (чоловікам) військовослужбовців;

7) ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

8) ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;

9) батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;

10) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Крок 6. Визначення працівників, яких прийняли в другому півріччі 2022 року (це ті працівники, в яких виникає право на щорічну відпустку повної тривалості)

Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року.

Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.

У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу, за винятком випадків, передбачених частиною сьомою цієї статті.

Крок 7. Визначення працівників, які мають право на відпустку повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи

Щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на цьому підприємстві за бажанням працівника надаються:

1) жінкам — перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

2) особам з інвалідністю;

3) особам віком до вісімнадцяти років;

4) чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;

5) особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;

6) сумісникам — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

7) працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;

8) працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;

9) батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;

10) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Крок 8. Створення наказу про складання графіка відпусток; делегування завдання створення графіка відпусток керівникам структурних підрозділів

Нормами чинного законодавства не згадується про обов’язкове складення роботодавцем наказу, в якому зазначається про початок розроблення графіків відпусток. Але такий наказ полегшить роботу кадровику, особливо якщо підприємство має багато структурних підрозділів. Тож керівник може видати такий наказ, якщо вважає за потрібне, і він сприятиме організації керівників структурних підрозділів щодо складання графіків відпусток. Який вигляд може мати такий наказ, показано в зразку 2.

Зразок 2

Крок 9. Надання керівникам структурних підрозділів інформації, зібраної за попередні кроки

Крок 10. Створення зведеного графіка відпусток

Зведений графік відпусток слід почати формувати, коли надійдуть графіки відпусток від керівників структурних підрозділів.

Проєкт графіка відпусток, як правило, підписує відповідальний за його складання працівник, найчастіше це керівник кадрової служби.

Що буде за відсутність графіка відпусток?

Відсутність графіка відпусток теж розглядається як «інше порушення вимог законодавства про працю», але вже загалом, як одне порушення (а не щодо кожного працівника). За такі порушення передбачено фінансові санкції відповідно до ст. 265 КЗпП у вигляді штрафу у розмірі мінімальної заробітної плати (у 2023 р. це 6700 грн).

Але штрафу не буде, якщо усунути порушення в строк, визначений у приписі інспектора.

Крім цього, за таке «інше порушення вимог законодавства про працю» статтею 41 КУпАП передбачено адміністративну відповідальність — накладення на посадових осіб підприємств та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності штрафу у розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. Тобто від 510 до 1700 грн.

Крок 11. Погодження графіка відпусток із профспілкою

Якщо на підприємстві немає профспілки, зведений графік відпусток на наступний рік узгоджується з трудовим колективом або його уповноваженим представником.

Крок 12. Затвердження графіка відпусток

Згідно з гл. 6 розд. ІІ Правил організації діловодства, керівник затверджує графік відпусток безпосередньо на бланку самого графіка або шляхом видання наказу.

Крок 13. Доведення графіка відпусток до відома працівників

Після того як графік затверджено, працівників слід ознайомити з ним особисто. Цей крок стане у пригоді під час видання повідомлень для працівників про початок надання відпусток та унеможливить спори щодо надання відпусток у зазначені терміни.

Нормативна база

• Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 р. №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
• Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
• Правила організації діловодства — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.
• Типові правила №213 — Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 р. №213.