У разі якщо мобілізують директора, він може на час своєї відсутності передати свої повноваження в повному обсязі іншій особі, але тільки якщо йому надано таке право установчими документами підприємства.
Директор з правом делегування права підпису
За відсутності заступника та наявності у директора права делегувати виконання своїх повноважень іншій особі директор видає наказ про те, що він відбуває для проходження військової служби й одночасно призначає особу, яка тимчасово виконуватиме його обов’язки в період відсутності. Тож треба прописати в наказі тимчасове покладання обов’язків директора на іншого працівника.
Директор без права делегування права підпису
Відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 207 ЦКУ правочин, який вчиняє юрособа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.
Довіреність складають у довільній формі з дотриманням вимог ст. 244 — 250 ЦКУ.
Тобто, щоб особа, яка заміщатиме директора, могла представляти інтереси підприємства у правовідносинах із третіми особами, треба видати їй довіреність. У довіреності слід зазначити період, на який вона видана, а також проставити дату її видачі. Довіреність, у якій не зазначено дату її вчинення, є нікчемною (ст. 247 ЦКУ).
Також у довіреності необхідно зазначити обсяг повноважень представника директора, а саме: які саме договори він має право підписувати, які АВР, рахунки та інші документи.
Якщо ж засновник включив до ЄДР відомості про інших осіб, крім директора, то вони можуть діяти від імені підприємства без довіреності.
Звертаємо увагу: якщо статут не надає директору можливості передати свої повноваження іншій особі, то питання щодо заміни вирішують загальні збори учасників.
Повідомлення держреєстратора
Повідомляти держреєстратора про те, що функції директора на час його військової служби виконуватиме інша особа (на підставі наказу, довіреності), не потрібно, бо до ЄДР вносять відомості про зміну керівника, а в описаному випадку директор не змінюється і його повноваження не припиняються, він лише увільняється.
Оплата праці в. о. директора і табелювання відсутнього директора
Відповідно до ст. 105 КЗпП працівникам, які виконують на тому самому підприємстві, в установі, організації поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Тож працівникові, який тимчасово виконуватиме обов’язки директора та не є його штатним заступником, виплачують різницю в окладах. Непроведення доплати є порушенням законодавства. А встановити тимчасове заступництво (заміщення), щоб не проводити доплату, в описаному випадку не можна, бо тоді такого працівника треба буде звільнити від його основної роботи.
Зверніть увагу!
Розміри доплат за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, згідно з ч. 2 ст. 105 КЗпП, встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі. Якщо колективний договір на підприємстві, в установі, організації не укладено, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний погодити питання доплат із профспілковим органом, який представляє інтереси більшості працівників, а якщо його немає — з іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом (ч. 2 ст. 97 КЗпП).
Крім того, відповідно до Постанови №1145 доплати за суміщення професій (посад) не встановлюються в тих випадках, коли суміщена робота передбачена в нормах трудових витрат, обумовлена трудовим договором (є обов’язком працівника) або доручається працівнику в установленому законодавством порядку через недостатню фактичну його зайнятість на відміну від чинних норм трудових витрат на основній роботі.
Слід наголосити, що відповідно до Порядку обчислення заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України №100 від 8 лютого 1995 р., доплати за суміщення професій і посад включають у розрахунок середньої заробітної плати.
Управління Держпраці у Волинській області
Отже, стає зрозумілим, що приймати працівника, який тимчасово виконуватиме обов’язки директора, за сумісництвом не потрібно.
А в табелі час проходження директором служби відображають літерним кодом «ІН».
Право підпису
Після делегування права підпису на всіх документах має стояти вже підпис і П. І. Б. особи, яка виконуватиме обов’язки. Для цього цій особі треба замовити і мати власний КЕП, а для зняття готівки з поточного рахунку в банку — оформити додатковий підпис на картці зразків підписів підписантів.
Передавати іншій особі пароль від КЕП директора абсолютно неприпустимо! Щойно інша людина дізналася пароль КЕП директора, цей КЕП стає скомпрометованим. Тож кожна особа — і директор, і особа, яка його замінює, — повинна мати виключно власний КЕП.
У п. 10 глави 8 розділу II Правил організації діловодства визначено, що в разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проєкті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому разі обов’язково зазначають фактичну посаду та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволяється.
У Правилах також зазначено, що до найменування посади керівника слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» додають у разі заступництва керівника за наказом (розпорядженням).
Держпраці у Дніпропетровській області з цього питання зазначила, що визначення поняття «заступництво» міститься лише в Роз’ясненні Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 29.12.1965 р. №30/39 «Про порядок оплати тимчасового заступництва», в якому ним вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це зумовлено виробничою необхідністю. Таке формулювання суперечить вимогам КЗпП, якими підприємства мають керуватися, застосовуючи норми чинного законодавства. Статтею 105 КЗпП законодавчо визначено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від його основної роботи.
Це означає, що працівник, який виконує обов’язки керівника, обіймає свою основну посаду, тому підписувати документи в разі покладення на нього обов’язків тимчасово відсутнього керівника він повинен за посадою, яку обіймає (наприклад, інженер, бухгалтер тощо), і цю саму посаду слід зазначати під час їх підписання.
Отже, підприємство може самостійно визначати, який варіант оформлення підпису тимчасового виконувача обов’язків керівника вибрати в такому випадку. Адже щодо цього чинне законодавство обмежень не встановлює.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Правила організації діловодства — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.