• Посилання скопійовано

Кадрові документи під час війни: оформлення і втрати

Новоприйнятий Закон №2136 залишив за роботодавцями право вести кадровий облік під час війни на власний розсуд. Тому роботодавцям самим доводиться приймати рішення, як краще вчинити для захисту працівників, зберігати кадрову документацію чи ні.

Перше, що за останній місяць довелося визнати нам усім, — це те, що у країні справжня війна. І абсолютно безпечного місця немає. Тому, навіть якщо у вашій місцевості ще не ведуться військові дії, про безпеку бізнесу і людей треба починати дбати вже тепер.

При цьому держава закликає відроджувати бізнес в Україні, готова допомогти з його евакуацією в західному напрямі. Це потрібно для забезпечення армії і населення товарами першої необхідності.

А як щодо працівників? Хто має подбати про їхню безпеку? Не в останню чергу й сам роботодавець!

Закон №2136, який набрав чинності з 24 березня, статтею 7 встановив, що на час воєнного стану організація кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів здійснюється на розсуд роботодавця. Тож ми в цій ситуації можемо надати кілька порад.

Насамперед — безпека людей!

Усі ми пам’ятаємо, що в обов’язки роботодавця входить створення безпечних для працівників умов праці. Право мати безпеку під час праці передбачено, зокрема, ст. 2 КЗпП. Здебільшого раніше ми розуміли цей обов’язок у сенсі «охорони праці». Тобто що роботодавець має проводити певний аналіз (атестацію) робочого місця, встановити всі небезпечні чинники, за можливості забрати або зменшити їх та повідомити про них працівника (провести інструктаж).

А нині небезпека зовнішня, воєнна. І не випадково багато роботодавців припиняють або скорочують роботу, повідомляючи клієнтів, що їхній пріоритет — безпека працівників.

Це, звісно, зменшує дохідну частину бюджету і створює проблеми для споживачів. Тож ми підтримуємо тих, хто у цей складний час все ж таки не опустив рук і намагається працювати (ми й самі продовжуємо це робити). Проте насамперед треба дбати про безпеку людей. А тому або переїжджати в більш-менш безпечне місце, або організовувати роботу так, щоб працівники мали можливість швидко перейти у безпечне місце (наприклад, у бомбосховище, обладнане всім необхідним), швидко отримати першу медичну допомогу або швидко повернутися додому.

У такій ситуації про кадрову документацію згадуєш в останню чергу. Проте навіть під час Другої світової війни, наприклад, на оборонних заводах таку документацію вели. Тому, якщо можливість є, — оформляйте і зберігайте! Це потрібно і вам, і працівникам.

Яка може бути кадрова документація, якщо навколо війна?

Та сама, яку складали доти. Спеціальних форм «для війни» немає, і більшість роботодавців, ми впевнені в цьому, не розроблятиме кадрових форм самостійно, а використовуватиме вже існуючі.

Тож працюють працівники чи ні, щодня не забувайте вести табель обліку робочого часу. Це дозволить потім швидко нарахувати зарплати й інші належні працівникам виплати. Або згадати, хто працював у ці дні, а хто ні (і з якої причини).

Не забуваймо і про складання кадрових наказів. Вони потрібні, навіть якщо підприємство тимчасово припинило роботу. Керівник має вирішити, що в такому разі робити працівникам: відправити їх у відпустки, оголосити простій чи звільнити. Про ці варіанти ми вже достатньо багато писали в перші тижні війни.

Наказ потрібен і в разі, якщо працівник пішов воювати або вступив до територіальної оборони. Тоді за працівником зберігаються робоче місце і середній заробіток, це передбачено КЗпП. Але керівник має повідомити решту на підприємстві, що цей працівник вивільняється від виконання трудових обов’язків (повністю або, у випадку з ТО, може бути і частково), і призначити (за потреби) виконувачем його обов’язків іншого працівника (заступника, сумісника тощо).

Паперові трудові книжки нині, звісно, ведуться лише на вимогу працівників. Але, враховуючи проблеми, які подекуди виникають із поданням звітності в електронній формі, паперові трудові книжки знову стають актуальним варіантом.

Це не означає, що їх потрібно відновлювати! Ні, якщо ви передали інформацію до ПФУ (сканкопії трудових книжок), їх треба видати працівникам на руки і далі записи в них робити, тільки якщо працівник приніс таку трудову книжку на роботу і вимагає запису (з числа передбачених законодавством).

Але альтернативою інформацією, яка зберігається у держорганів в електронному вигляді, такі паперові трудові книжки й надалі ще будуть. І хто знає, можливо, колись допоможуть працівникові підтвердити його трудовий та страховий стаж.

Те саме стосується паперових лікарняних, особових карток та справ і навіть кадрових архівів. Не забуваймо, що деякі кадрові документи (наприклад, колективний договір) мають зберігатися аж до ліквідації підприємства, деякі (наприклад, кадрові накази) — по 75 років, а не витребувані трудові книжки — по 50 років.

Отже, складаємо і зберігаємо.

А що як ні?

Кадрові документи знищила пожежа або вони втрачені під час евакуації. Що робити?

Так буває, це війна. Тож і відповідь на це запитання буде очевидна: втрачені документи треба буде відновити, і так швидко, як це можливо.

Щойно загроза життю та здоров’ю зникає, кадровики повертаються до роботи і роблять її так само вправно, як і в мирний час.

Зараз норм щодо відновлення кадрової документації після війни в законі немає. Але ми, знову ж таки, впевнені, що рано чи пізно така вимога в законодавстві виникне. І кадровики мають бути до цього готові.

Вони проводять аудит кадрової документації (так, за наказом керівника комісія проводить перевірку) і з’ясовують масштаби втрат. А далі керівник вирішує, хто, що і в які строки має відновити. І створює для цього всі умови: матеріально-технічну базу й оплату такої додаткової праці.

Держпраці і податківці нині з перевірками не ходять. Кадровий облік і оформлення документів зараз цілком легально можна вести на свій розсуд. А сама війна визнана законодавцями форс-мажорною обставиною. Тож загрози, що втрату документів виявлять контролери і за це оштрафують на велику суму, немає. Але якщо зараз є можливість — відновлюйте, не відкладаючи на потім.

Є загроза окупації: чи знищувати кадрові документи?

Це питання складне, і відповідь на нього має дати собі кожен роботодавець окремо.

Державні органи і підприємства повинні мати на такий випадок певні інструкції «згори». А от приватний сектор вирішуватиме самостійно.

Річ у тім, що кадрова документація, особливо особові справи з копіями документів, містять море персоніфікованої інформації. Так-так, тієї самої інформації, яку той, хто збирає, пообіцяв зберігати й уникати випадків потрапляння в чужі руки. І річ тут, звісно, не у штрафах за порушення такої обіцянки. Тут може бути загроза життю та здоров’ю працівників. Адже чим менше ворог про них знає нині, чим важче йому буде цих працівників знайти, тим більше безпеки вони мають.

Тож насамперед треба звернути увагу на документи, які містять інформацію про адресу, номери телефонів та дані про родичів працівників.

Якщо є можливість вивезти таку документацію або дуже надійно її сховати, це добрий варіант (таку документацію не доведеться відновлювати). Якщо ж такої можливості немає, то, можливо, доведеться й знищити.

Адже те, з чого ми починали: головне — це безпека людей. А документи можна й відновити. Ми впевнені, що такого відновлення в країні після війни буде багато, і державні органи поставляться до цього з розумінням (адже і їм самим доведеться багато чого відновлювати).

Нормативна база

  • КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
  • Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 р. №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Автор: Бикова Ганна

До змісту номеру