Підприємство планує замість інкасації з кожного структурного підрозділу здавати готівку до каси головного підприємства з подальшою інкасацією з нього. Структурні підрозділи працюють без вихідних, а головне підприємство — тільки в робочі дні. Як оформити передачу готівки, щоб уникнути перевищення ліміту?
Ліміт залишку готівки в касі (ліміт каси) — граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час та забезпечити роботу на початку наступного робочого дня.
Відповідно до п. 39 Положення №148 кожне підприємство (юрособа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).
Відокремлені підрозділи підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касової книги не ведуть.
При цьому, згідно з п. 50 Положення №148, ліміт каси встановлюється загальний для головної каси та кас підрозділів. Сума розрахованого ліміту розподіляється між головною касою та структурними підрозділами у довільних сумах (з умовою неперевищення загального ліміту по підприємству).
Ліміт каси, в тому числі і для відокремлених підрозділів, підприємство розраховує самостійно, враховуючи строк здавання готівки до банку. Своєю чергою, строки здавання ним готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках мають відповідати таким вимогам:
1) для підприємств, розташованих у населених пунктах, де є банки, — щодня [у день надходження готівкової виручки (готівки) до їхніх кас];
2) для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змоги забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) у день її надходження, — наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня;
3) для підприємств, розташованих у населених пунктах, де банків немає, — не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів.
Консультують податківці
Відповідно до п. 55 розділу V Положення №148, установлений ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) можуть переглядатися у зв'язку із змінами законодавства України або за наявності відповідних обставин (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку / графіків змінності тощо). <...>
Відповідно до п. 56 розділу V Положення №148, керівники установ/підприємств несуть відповідальність за дотримання вимог цього Положення щодо встановлення ліміту каси та за достовірність відповідних показників, зазначених у розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі.
… [ТОВ] повинно встановити ліміт залишку готівки в касі, виходячи із середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси.
Підприємство не має права встановлювати щоденний ліміт залишку готівки в касі підприємства, який помножений на 5, а має право тримати в касі готівкову виручку, яка перевищує самостійно встановлений ліміт протягом 5 робочих днів, включаючи день, в який вперше виникло перевищення та 5 робочий день включно.
Також, з метою дотримання вимог Положення №148 в частині дотримання ліміту залишку готівки в касі, підприємство має можливість здавати готівкову виручку (готівку), у межах, що перевищує встановлений ліміт залишку готівки в касі, до операторів поштового зв'язку, національних операторів та небанківських фінансових установ, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунку, а також через платіжні пристрої та через пункти приймання готівки або через відповідні служби, яким згідно із законодавством надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів, або через підприємства, які отримали ліцензію Національного банку України на надання банкам послуг з інкасації.
<...>
IПК ГУ ДФС у Миколаївській області від 02.07.2019 р. №3032/IПК/14-29-14-06-15
Отже, до документа, яким на підприємстві встановлюється порядок розрахунку ліміту каси, можуть бути внесені зміни щодо перерозподілу розрахованого ліміту між структурними підрозділами та головною касою з урахуванням особливостей роботи та фактичних потреб.
Відокремлені підрозділи підприємств мають право здавати готівкову виручку безпосередньо до кас юросіб чи банку або небанківської фінансової установи, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунку для її переказу і зарахування на банківські рахунки юросіб (п. 15 Положення №148).
Своєю чергою, як передбачено п. 54 Положення №148, готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку або видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку й одночасного отримання з каси банку) наступного дня на потреби, пов'язані з діяльністю підприємства.
Крім того, готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона надійшла до кас підприємств у вихідні та святкові дні та здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку та підприємства або видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку й одночасного отримання з каси банку) наступного робочого дня на потреби, пов'язані з діяльністю підприємства.
Підтвердженням здавання готівки до каси головного підприємства є квитанція (відривна частина прибуткового касового ордера), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки цього підприємства. Тобто касовий документ (ПКО) в такому разі складає саме головне підприємство, а не відокремлений підрозділ.
Але необхідності складати ВКО ані в разі передачі готівки до каси головного підприємства, ані в разі її інкасації немає, бо такі операції оформлюються відокремленим підрозділом за допомогою РРО, зокрема операції «службова видача».
Наприклад, якщо готівка структурним підрозділом приймалась у вихідні дні і була здана у перший робочий день основної каси з подальшою інкасацією, то перевищення ліміту не буде. Не буде перевищення ліміту й у день надходження коштів, якщо вони будуть передані до каси головного підприємства у найближчий робочий день із подальшою інкасацією.
Крім того, нагадаємо, що підприємство зобов'язане розробити і затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі підприємства, в якому максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку).
Для відокремлених підрозділів підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами.
Також підприємство зобов'язане визначити і затвердити внутрішнім документом місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі, формат їх зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів представниками центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, а також відповідальну за зберігання цих чеків особу.
Отже, у разі зміни порядку здавання виручки відокремлених підрозділів (замість прямої інкасації — передача до головної каси) підприємство має внести відповідні зміни й до внутрішнього документа порядку оприбуткування готівки в касі.
Нормативна база
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»