Новорічні подарунки дітям працівників

Коли новорічний подарунок для дітей працівника є його зарплатою, а коли — ні? Які наслідки виникають щодо ПДВ у разі дарування подарунків, придбаних з ПДВ? Як відобразити в додатку 4ДФ новорічні дитячі подарунки?

Хоч карантин і триває, але в обліку та оподаткуванні подарунків працівникам та їхнім дітям він нічого не змінив. Тож ті, хто вирішив привітати дітей своїх працівників зі святами, мають діяти за загальними правилами.

Документальне оформлення

Будь-яке рішення про придбання та безоплатну роздачу активів приймає керівник. Відповідно має бути оформлено наказ або розпорядження. Типової форми такого наказу немає, тож його складають у довільній формі. Зразок такого наказу див. поруч.

Зразок

Зразок наказу про придбання та безоплатну роздачу новорічних подарунків дітям працівників

Зокрема, в наказі слід зазначити:

1) розпорядження відділу кадрів (або іншій уповноваженій особі) скласти переліки працівників, що мають дітей. Такі переліки формують на підставі даних працівників з особових справ та копій свідоцтв про народження дітей. Хто з працівників не надав таких свідоцтв, матиме час (визначений у наказі) зробити це. А обмеження щодо віку чи кількості таких дітей роботодавець може встановити самостійно. Проте під дитиною чинне законодавство розуміє фізособу до 18 років;

2) самі подарунки та їхню вартість. Після того як буде відома кількість дітей, треба придбати або вже готові новорічні набори, або те, з чого подарункові набори будуть створені самостійно. Тобто що дарувати працівникам, також вирішує керівник. На цьому етапі, як правило, встановлюють і вартість кожного подарунка. Вона вплине на оподаткування подарунка (про що далі);

3) осіб, які відповідають за закупівлю (формування) подарунків, а також за їх роздачу працівникам. А також строки, протягом яких цей наказ треба виконати.

Наказ доводять до відома працівників та посадових осіб, які повинні його виконати.

Перелік працівників, що мають дітей

Для визначення потрібної кількості подарунків достатньо скласти перелік працівників, які мають дітей. А ось видачу подарунків, як правило, оформлюють відомістю. Ці документи містять дуже схожу інформацію, тому часто оформлюють лише відомість.

Типової форми таких відомостей немає, тож застосовують довільну форму. Але така відомість є первинним документом, а тому повинна містити всі обов'язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік.

Обов'язкові реквізити первинного документа

Назва документа (форми);

дата складання;

назва підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік

Отже, у відомостях на роздачу подарунків зазначають:

— назву роботодавця, який склав цю відомість;

— дату її складання (та дату/період видачі подарунків);

— П. I. Б. працівників та кількість отриманих ними подарунків;

— підписи працівників, які отримали подарунки;

— посади, П. I. Б. та підписи тих осіб, які склали цю відомість та підтверджують результати видачі.

Рахуємо вартість подарунків

У наказі слід зазначити чітку узгоджену вартість.

Тобто перш ніж буде складено наказ, треба провести підготовчу роботу: з'ясувати неоподатковуваний розмір подарунка і проаналізувати пропозицію на ринку. I вже узгоджену за відомостями кількість та погоджену з керівником вартість сплатити продавцю.

Придбання подарунків

Придбання подарунків оформлюють первинними документами. Так, якщо подарунки оплачують:

— безготівково з рахунку підприємства, — факт оплати підтверджується випискою банку з цього рахунку;

— за готівку довіреною особою, — така особа має надати авансовий звіт (або для звітування за отриманими коштами, або для отримання відшкодування власних витрат). До авансового звіту додають документи про витрати (касовий чек, квитанцію, видаткову накладну, товарний чек тощо).

Оприбутковують подарунки на підставі накладної, касового або товарного чека, квитанції тощо.

Роздача подарунків

Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості.

На підставі оформленої відомості з підписами працівників, які отримали подарунки, можна (якщо це передбачено обліковою політикою підприємства) скласти ще й акт на списання подарунків. Хоча, якщо у відомості на їх видачу є всі обов'язкові реквізити первинного документа, потреби у додатковому первинному документі для списання подарунків з балансу немає.

Правила оподаткування

Якщо подарунок — це зарплата

На початку наголосимо: якщо подарунок — це зарплата, то й оподатковується він як зарплата.

Згідно з пп. 14.1.48 ПКУ заробітна плата для потреб розділу IV ПКУ складається з основної та додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат, які виплачуються (надаються) платникові податку у зв'язку з відносинами трудового найму.

А от за пп. 2.3.2 Iнструкції №5 до інших заохочувальних та компенсаційних виплат належать одноразові заохочення, не пов'язані з конкретними результатами праці (наприклад, до ювілейних та пам'ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі).

Тож негрошова форма доходу не є достатньою ознакою, яка дозволяє сказати — це не зарплата, а подарунок. Адже зарплата за ст. 23 Закону про оплату праці може надаватися як у грошовій, так і в негрошовій (натуральній) формі.

Але за нормою ст. 5 Закону про оплату праці оплату праці організовують на підставі, зокрема, колективних або трудових договорів. Тому, щоб подарунки вважалися «зарплатними», їх слід обумовити у таких договорах. А в разі відсутності колективного договору — у трудовому договорі з працівником або ж у наказі керівника про надання подарунків.

Тому, якщо подарунок зазначено як складову фонду оплати праці в колективному або трудовому договорі (або ж у наказі про його надання працівнику), він оподатковується як зарплата. Якщо ж у цих документах подарунок зазначено саме як подарунок і обумовлено, що він не належить до фонду оплати праці, то цей дохід оподатковується як подарунок.

Подарунок-зарплата, незалежно від його вартості, оподатковується ПДФО та військовим збором. Оподаткування ПДФО (18%) відбуватиметься із застосуванням коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПКУ (в 2021 році він становить 1,2195). А нарахування ЄСВ (8,41% для інвалідів та 22% для решти працівників) й утримання військового збору за ставкою 1,5% — без застосування коефіцієнта за загальними правилами.

Якщо подарунок — не зарплата

Новорічні свята — це чарівний час. Тому що з 15 листопада до 15 січня діє спеціальний Закон №2117 щодо оподаткування дитячих святкових подарунків. Навіть щодо оподатковуваного доходу батьків у цьому законі є пільга. Проте про неї навіть податківці в консультаціях не згадують. Адже цю пільгу перекрила інша, зазначена в ПКУ.

Наразі ст. 165 ПКУ встановлено перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, зокрема вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) — у частині, що не перевищує 25% однієї МЗП (з розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ). У 2021 р. — це 1500 грн.

Якщо вартість подарунків перевищує зазначений розмір, то тільки сума такого перевищення оподатковується ПДФО як додаткове благо з урахуванням положень п. 164.5 ПКУ.

А ще новорічні дитячі подарунки надаються у негрошовій формі. I відповідно до п. 164.5 ПКУ під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування ПДФО є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлені ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за формулою:

К = 100 : (100 - Сп) ,

де:

К — коефіцієнт;

Сп — ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Позаяк до таких подарунків застосовується ставка ПДФО 18%, то у 2021 р. «натуральний» коефіцієнт, як і раніше, становить 1,2195.

Сума перевищення понад 1500 грн підлягає оподаткуванню і військовим збором (1,5%). Проте з метою утримання військового збору вартість подарунка збільшувати на «натуральний» коефіцієнт не потрібно.

Неоподатковувану вартість новорічних подарунків у додатку 4ДФ до єдиної звітності відображають з ознакою доходу «160».

А оподатковувану суму перевищення показують у додатку 4ДФ до єдиної звітності з ознакою доходу «126» (як додаткове благо).

Зверніть увагу!

Хоч подарунки і видаються на дітей, отримує їх від роботодавця працівник. Отже, в 4ДФ такий дохід відображають сумарно (загальною вартістю подарунків, які отримав працівник) і з IПН працівника (а не його дітей).

Якщо вартість подарунка працівникові не є частиною його зарплати, то ЄСВ нараховувати відповідно до ст. 7 Закону про ЄСВ не потрібно. Але під час перевірок цей факт слід буде доводити податківцям.

У роз'ясненнях вони не воліють ділити подарунки на зарплатні та незарплатні і часто вважають, що вартість усіх подарунків, безоплатно наданих працівникам, є базою нарахування ЄСВ. Лише через факт перебування у трудових відносинах із дарувальником.

Але за п. 8 розд. II Переліку №1170 ЄСВ не нараховується на вартість розданих подарунків, якщо такі подарунки надаються працівникам для їхніх дітей до свят. Тож на дитячі подарунки ЄСВ не нараховують і в додатку 1 до єдиної звітності їх не відображають.

Бухоблік

У бухгалтерському обліку придбані подарунки відображають на рахунку 28 «Товари» або субрахунку 209 «Iнші матеріали».

При роздачі подарунків нараховані податкові зобов'язання з ПДВ слід показати на субрахунку 949 «Iнші витрати операційної діяльності».

Позаяк подарунки можуть як належати до зарплати працівників, так і ні, то такий дохід працівника проводять через рахунок 66:

— якщо подарунки надаватимуться як частина зарплати, то їх видачу оформлюють проведенням Д-т 661 К-т 209

— якщо ж ні, то проведенням Д-т 663 К-т 209.

Податок на додану вартість

По-перше, оподаткування ПДВ новорічних дитячих подарунків регулює спеціальний Закон №2117, який діє лише в ці святково-казкові дні — щороку в період з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року.

Відповідно до ст. 2 цього Закону, операції з продажу виробничими та торговими підприємствами дитячих святкових подарунків звільняються від оподаткування ПДВ. Тож на роботодавця — платника ПДВ продавцем святкових дитячих подарунків буде складено та зареєстровано в ЄРПН ПН на звільнену операцію. I в разі їх придбання податкового кредиту роботодавець не матиме.

Зверніть увагу!

Під дитячими святковими подарунками згідно із Законом №2117 розуміють набори товарів, які містять лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва і фрукти, загальною вартістю не більше 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року. Тож пільга з ПДВ у 2021 році передбачена для тих новорічних подарунків, вартість яких не перевищує: 2270 грн х 8% = 181,60 грн.

Якщо роботодавець вирішить придбати щось дорожче або сформувати новорічні подарунки самостійно чи подарунки будуть не дитячі, тобто для працівників, то така операція оподатковуватиметься ПДВ на загальних підставах і тоді ПК буде. Звісно, що для цього має бути зареєстрована постачальником податкова накладна.

Надання подарунків працівникам, зокрема і новорічних для їхніх дітей, є операцією постачання товарів й оподатковується ПДВ на загальних підставах (п. 185.1 ПКУ). Позаяк постачанням товарів, як ми пам'ятаємо, є будь-яка передача права на розпоряджання товарами як власник, у тому числі продаж, обмін чи дарування такого товару (пп. 14.1.191 ПКУ).

База оподаткування ПДВ визнається в сумі договірної вартості, але не нижче ціни придбання товарів (подарунків), або звичайної ціни, якщо подарунки підприємство виготовило самостійно (ст. 188.1 ПКУ).

А визнаватиметься таке податкове зобов'язання з ПДВ лише один раз (як постачання). Застосовувати одночасно ще й норми п. 198.5 ПКУ (визнавати «умовне» податкове зобов'язання) в цій ситуації не потрібно.

Податок на прибуток

Згідно з пп. 134.1.1 ПКУ об'єктом оподаткування податком на прибуток є фінансовий результат до оподаткування, визначений за правилами бухгалтерського обліку. I спеціальних податкових різниць щодо таких подарунків, наданих фізичним особам, ПКУ не передбачено.

Щодо складення ПН при роздачі подарунків

У разі безоплатної роздачі договірна ціна дорівнює нулю, тобто база оподаткування перевищує договірну ціну, тож підприємству слід оформити дві податкові накладні (Порядок №1307):

— першу — на договірну (тобто нульову) вартість. Тут діє правило, що податкові зобов'язання з ПДВ виникають на дату оформлення відомості, що підтверджує факт передачі подарунків фізособам. Отже, ПН має бути складена датою такої відомості. У графі 7 та у графі 10 зазначають «0», графу 11 (сума ПДВ) не заповнюють. Iнші графи такої ПН заповнюють у загальному порядку;

— другу (на себе) — на вартість придбання подарунка/звичайної ціни готової продукції з типом причини «15». Така ПН може бути зведеною (тобто складатися раз на місяць). Тому датою складання цієї ПН може бути останнє число місяця, в якому відбулася роздача подарунків. Таку податкову накладну покупцю не надають. А в її рядках, відведених для зазначення даних покупця, постачальник (продавець) наводить власні дані. У графі 2 розд. Б ПН — «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 ПКУ, над фактичною ціною постачання». У графі 7 ПН — ціну постачання одиниці товарів/послуг без урахування ПДВ, розраховану виходячи з перевищення ціни придбання/звичайної ціни/балансової (залишкової) вартості над фактичною ціною, тобто для цієї ситуації — ціну придбання/звичайну ціну/балансову (залишкову) вартість, у графі 10 — відповідно суму перевищення обсягу постачання (база без урахування ПДВ (тобто обсяги придбання/виготовлення)), у графі 11 — суму ПДВ. Графи 3.1, 3.2, 3.3, 4, 5, 12 при цьому не заповнюють.

Приклад Для працівників ТОВ «А» придбали у постачальника портативні зарядні пристрої Power Bank Baseus S10 у кількості 7 шт. у ТОВ «В» за ціною 840 грн/шт. (з ПДВ);

Для дітей працівників придбали дитячі новорічні подарунки у кількості 10 шт. у ПП «Солодка мрія» за ціною 360 грн/шт. (з ПДВ).

Вартість подарунків менша за 1500 грн, тому вони оподаткуванню ПДФО та ВЗ не підлягають.

Відображення відповідних операцій в обліку ТОВ «А» показано в таблиці.

Таблиця

Відображення в бухобліку придбання новорічних подарунків

№ з/п	Зміст господарської операції	Д-т	К-т	Сума, грн
1.	Придбано подарунки для працівників	281	631	4900,00
2.	Відображено податковий кредит з ПДВ на підставі зареєстрованої ПН в ЄРПН	641	631	980,00
3.	Придбано новорічні набори для дітей працівників	281	631	3000,00
4.	Відображено податковий кредит з ПДВ на підставі зареєстрованої ПН в ЄРПН	641	631	600,00
5.	Надано подарунки для дітей працівників	663	281	3000,00
6.	Надано подарунки працівникам	663	281	4900,00
7.	Відображено вартість подарунків працівникам та їхнім дітям у складі витрат періоду	949 949	663 663	4900,00 3000,00
8.	Нараховано податкові зобов'язання з ПДВ на різницю між вартістю придбання та договірною (нульовою) вартістю роздачі (постачання)	949 949	641/ПДВ 641/ПДВ	980,00 600,00

Нормативна база

• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
• Закон №2117 — Закон України від 30.11.2000 р. №2117-III «Про звільнення від оподаткування грошових коштів, які спрямовуються на проведення новорічно-різдвяних свят для дітей та на придбання дитячих святкових подарунків».
• Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
• Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
• Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.1995 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
• Перелік №1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170.
• Порядок №1307 — Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. №1307.
• Iнструкція №5 — Iнструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.

Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»