Готівка та кошти: інвентаризація каси

Які рахунки обліку охоплює інвентаризація готівки та коштів? Які особливості її проведення та подальшого обліку її результатів? Про все це читайте далі.

Як ми зазначали у вступній статті про інвентаризацію в «ДК» №42/2021, інвентаризацію готівки та коштів слід провести у період з 1 листопада до 31 грудня. Проте зазвичай інвентаризація таких активів не займає багато часу, тож її проводять якнайближче до дати балансу (але не обов'язково так).

Яких же активів стосується така інвентаризація?

Така інвентаризація охоплює:

— готівку (рах. 30);

— кошти та їх еквіваленти (рах. 31, 33, 34, 35);

— бланки документів суворої звітності (рах. 08, 209).

Готівка — грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у тому числі розмінні, обігові, пам'ятні монети, які є платіжними засобами).

Кошти та їх еквіваленти — включають гроші в касі, гроші в банку, депозити й цінні папери, які котируються на ринку зі строком погашення до 3 місяців.

До бланків документів суворої звітності належать:

— документи, що засвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт; свідоцтво про народження, одруження та розірвання шлюбу, зміну прізвища, імені, по-батькові; трудова книжка і вкладка до неї; посвідчення службові, військові, водія, ветеранів, інвалідів; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності тощо);

— проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому та повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи тощо);

— знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);

— документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні); чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; довіреність на видачу коштів, пенсій, майна; сертифікати якості, на право вивезення та ввезення; поліси страхування; ліцензії тощо);

— бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей.

Особливості порядку проведення такої інвентаризації

До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи дають розписку, форма якої визначена в додатку 7 Положення №148. Фактично така розписка є частиною акта про результати інвентаризації наявних коштів. Один примірник акта передається до бухгалтерії, а другий залишається в матеріально відповідальної особи. Акт інвентаризації підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

В акті інвентаризації має бути зазначено:

— фактичний залишок та залишок за даними обліку, результат інвентаризації — щодо наявності готівки;

— назву і суму іноземної валюти, курс НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України — щодо готівки в іноземній валюті;

— назву, номер, серію і номінальну вартість — щодо грошових документів, бланків документів суворої звітності;

— суму нестачі або надлишку за результатами інвентаризації та обставини їх виникнення — за наявності;

— назву фінансової інвестиції (акції, облігації, частки (паї) тощо), назву цінних паперів, якими оформлені фінансові інвестиції, дату і термін вкладу, номер і серію цінних паперів, назву документа, що підтверджує фінансові інвестиції (засновницький договір, інші угоди, виписки банків, накладні на передачу устаткування тощо), суму, вид вкладу — за наявності;

— назви, серії, номери, номінальну і балансову вартість, строки, погашення, назву емітента — щодо цінних паперів.

Окремі акти інвентаризації складаються на:

— довготермінові та короткотермінові фінансові інвестиції в частки (паї) в статутних капіталах інших підприємств. Iнвентаризація таких активів проводиться шляхом звірки установчих документів з даними бухгалтерського обліку підприємства;

— цінні папери.

Крім того, касир чи інша особа, яка його заміняє та з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність, до початку інвентаризації повинні упорядкувати та підготувати всі касові документи.

Після отримання розписки комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок. Річна інвентаризація кас проводиться в строки, встановлені керівником (проте у межах двох місяців — з 01.11 до 31.12), з перерахуванням усієї готівки та перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі.

Залишок готівки в касі звіряють із даними обліку за книгами обліку. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряють суму наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку зі сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).

Комісія також перевіряє оприбуткування і списання коштів. Важливе значення має оформлення та правильне ведення касової книги. А в разі автоматизованого ведення касової книги перевіряють правильність роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Обмеження розміру відрахувань із заробітної плати

При кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати двадцяти процентів, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, — п'ятдесяти процентів заробітної плати, яка належить до виплати працівникові.

При відрахуванні з заробітної плати за кількома виконавчими документами за працівником у всякому разі повинно бути збережено п'ятдесят процентів заробітку.

Обмеження, встановлені частинами першою і другою цієї статті, не поширюються на відрахування із заробітної плати при відбуванні виправних робіт і при стягненні аліментів на неповнолітніх дітей. У цих випадках розмір відрахувань із заробітної плати не може перевищувати сімдесяти відсотків.

Стаття 128 КЗпП

Результати інвентаризації

Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. Відповідно, якщо за даними обліку сума готівки, яка зберігається в касі, є більшою, то буде нестача.

Сума нестачі відшкодовується з матеріально відповідальної особи (касира або старшого касира, залежно від того, в кого саме на момент інвентаризації мали зберігатися кошти). Правила відшкодування матеріальної шкоди ми ще нагадаємо в окремій статті.

А надлишок оприбутковують у касі та зараховують у дохід підприємства.

Окремі особливості проведення інвентаризації каси

Не всі грошові активи можна перерахувати в натурі або перевірити їх фактичну наявність. Так, під час інвентаризації коштів, що перебувають у дорозі (субрахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та субрахунок 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті»), звіряють суми, зазначені в рахунку, з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здавання виручки інкасаторам банку. До коштів, що належать до таких, що перебувають у дорозі, належить виручка, одержана підприємствами за послуги, реалізовану продукцію й виконані роботи, внесена до банку чи каси для зарахування на розрахунковий рахунок.

А от інвентаризацію коштів на розрахункових, поточних, валютних, реєстраційних та інших рахунках, на акредитивах проводять шляхом звіряння залишків сум за даними бухгалтерського обліку підприємства з даними виписок банку.

Під час інвентаризації цінних паперів у документарній формі інвентаризаційна комісія має встановити:

— наявність цінних паперів;

— правильність їх оформлення, реальність вартості відображених у балансі підприємства цінних паперів;

— повноту і своєчасність відображення у бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.

Якщо ж підприємство має цінні папери у бездокументарній формі, що передані на зберігання депозитарним установам, то їх інвентаризація полягає у звірянні залишків, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку підприємства, з даними виписок з рахунків у цінних паперах підприємства, виданих депозитарними установами.

Нагадаємо!

Цінні папери за формою поділяються на бездокументарні цінні папери та документарні цінні папери (ч. 3 ст. 3 Закону про ЦП):

— бездокументарним цінним папером є обліковий запис на рахунку в цінних паперах у системі депозитарного обліку цінних паперів;

— документарним цінним папером є паперовий або електронний документ, оформлений у визначеній законодавством формі, що містить найменування виду цінного папера, а також визначені законодавством реквізити.

Облік результатів інвентаризації

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичними залишками готівки з даними бухгалтерського обліку відображають такими бухгалтерськими записами (див. таблицю).

Таблиця

Відображення в обліку результатів інвентаризації каси та коштів

Нормативна база

• КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
• Закон про ЦП — Закон України від 23.02.2006 р. №3480-IV «Про цінні папери та фондовий ринок».
• Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.

Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»