З 1 жовтня 2021 року завдяки Наказу №2086 правила складання листків непрацездатності змінилися. Розгляньмо докладно ці зміни.
Почнемо ми з уже відомого, але найголовнішого. Україна з 1 жовтня 2021 року нарешті офіційно перейшла на е-лікарняні. Про це було повідомлено під час спільного брифінгу представниками Мінцифри, МОЗ, Мінсоцполітики та ПФУ.
Але нова практика потребує і доопрацювання нормативної бази. Доопрацювання в нас, як завжди, робиться в останній момент. Тож саме 1 жовтня опубліковано Наказ №2086, який набрав чинності з дати опублікування.
Наказ передбачає внесення змін до Порядку №587, Наказу №1066 та Порядку №1066, а також Порядку №1234.
А тепер розгляньмо ці зміни докладніше.
Що з паперовими лікарняними?
Усе літо і вересень тривав перехідний період, коли поруч з електронними складалися і паперові листки непрацездатності. Про це ми писали в статті «Перехід на е-лікарняні продовжили до 1 вересня» в «ДК» №23/2021, а також «Затверджено порядок видачі е-лікарняних» у «ДК» №29/2021, «Електронні лікарняні: що нового?» в «ДК» №30/2021.
А що ж відбувається з 1 жовтня? Паперові листки непрацездатності більше не складатимуть? Ні, складатимуть! Але тільки до 1 лютого 2022 року і лише в таких виключних випадках:
— продовження та закриття листків непрацездатності, що були видані особам до 1 жовтня 2021 року;
— закінчення строку, протягом якого лікуючий лікар може внести зміни до медичного висновку про тимчасову непрацездатність в Реєстрі. У такому разі рішення про видачу листка непрацездатності приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров'я, а за її відсутності керівник закладу;
— застрахованій особі протягом двох місяців з дня народження дитини, зазначеного у свідоцтві про народження дитини, — на підставі цього свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;
— виникнення технічних проблем (помилок) щодо передачі даних, які призводять до неможливості формування електронного листка непрацездатності більше ніж протягом семи днів з дати створення медичного висновку про тимчасову непрацездатність — до усунення таких проблем (помилок).
Тобто на практиці і тепер цілком легально можна отримати від працівника до оплати паперовий лікарняний, датований після 01.10.2021 р. I жодних підтверджень причини складання листка непрацездатності саме на папері від працівника або роботодавця наразі не вимагається. Тож за правильність форми складання лікарняного відповідає особа, яка його склала. До 1 лютого такі свіжі лікарняні підлягатимуть оплаті у звичайному порядку.
Якщо йдеться про період непрацездатності, який почався до 1 жовтня, тобто про «перехідні» лікарняні, то, як зазначено вище, такий період цілком може закриватися паперовим лікарняним. Тобто, якщо до нових правил процедура оформлення тимчасової непрацездатності розпочалася у порядку, який діяв для паперових лікарняних, у цьому самому старому порядку вона і закінчиться.
Якщо ж ідеться про ще старіші лікарняні, в яких тимчасова непрацездатність не лише почалася, а й закінчилася до 1 жовтня 2021 р., то вони теж і надалі перебуватимуть в обігу. Тому що згідно з ч. 5 ст. 32 Закону №1105 матеріальне забезпечення, передбачене цим Законом, виплачується у разі, якщо звернення за його призначенням надійшло не пізніше дванадцяти календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами тощо.
Отже, якщо вашому працівникові за старим страховим випадком видали ще паперовий лікарняний, але він щойно тепер надав його вам для оплати, то уважно перевірте, крім інших важливих реквізитів цього документа, дату його складання. Якщо минув уже понад рік, на жаль, право на оплату працівник втратив.
Довідково
Унікальний номер листка непрацездатності з 1 жовтня має таку структуру:
— номер випадку непрацездатності;
— порядковий номер листка непрацездатності;
— номер версії (позначається цифрою «1» при створенні нового листка та при створенні листка як продовження. Номер збільшується («2», «3» та далі за порядком) під час внесення кожної наступної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність.
Як складається електронний листок непрацездатності?
Більша частина правил щодо складання е-лікарняних цікава насамперед лікарям. Тому всі ці правила ми зараз аналізувати не будемо. Згадаємо лише ті, які треба знати роботодавцям.
Момент перший. Як і паперові, автоматично сформовані на підставі медвисновку е-лікарняні є підставою для отримання матеріального забезпечення від Фонду соціального страхування України.
Але таке матзабезпечення від ФСС потрібне лише для декретних (допомоги по вагітності та пологах) і тих лікарняних, які сплачуються починаючи з шостого календарного дня. Бо перші 5 календарних днів тимчасової непрацездатності працівника оплачує роботодавець зі своїх коштів (це його витрати), і подавати заявку ФСС на них не треба.
При визначенні тривалості періоду лікарняного важливо розуміти, який це лікарняний — первинний чи виданий на подовження. З паперовим лікарняним усе просто — на бланку є позначка «первинний» або «продовження», проте в е-лікарняних такої позначки немає. Тож з е-лікарняними роботодавцю доведеться орієнтуватися на унікальний номер випадку непрацездатності — для всіх електронних лікарняних, сформованих у межах одного випадку, він збігатиметься. При цьому номери самих е-лікарняних можуть відрізнятися, навіть якщо всі вони видані як продовження.
А ще з 1 жовтня під час формування е-лікарняного враховується інформація про основне місце роботи застрахованої особи, визначене за даними повідомлення про прийняття працівника на роботу.
Тобто лікар не питатиме працівника, яким є його місце роботи, така інформація вноситиметься системою автоматично, на підставі вже наявних у ній даних. I братиметься до уваги одне місце роботи, визначене як основне!
Чому це важливо? Тому що сформований листок непрацездатності надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через Кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
Зверніть увагу! Надавати за місцем роботи за сумісництвом копію е-лікарняного, засвідчену підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи, не потрібно. Роботодавцю за неосновним місцем роботи працівника достатньо (за бажанням) зробити скриншот листка непрацездатності і роздрукувати його.
Але за основним місцем роботи працівник має право на отримання лікарняних та декретних у повному розмірі (але з урахуванням максимальної бази нарахування ЄСВ), а за сумісництвом — вже за залишковим принципом.
Момент другий. Е-лікарняний з першого дня доступний для перегляду в особистих кабінетах пацієнта (застрахованої особи) та страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України й одразу має статус «закритий».
Але використати його для призначення матеріального забезпечення роботодавець може лише після завершення визначеного у ньому періоду непрацездатності — аби відстежувати це було легше, статус е-лікарняного автоматично зміниться на «готовий до сплати».
А які е-лікарняні вважатимуться «виданими»?
До 1 жовтня правила були такі. У вересні е-лікарняні вважалися виданими і ставали готовими до сплати через 5 днів після закриття. Нагадаємо, що ще раніше електронні лікарняні вважалися виданими і ставали готовими до сплати наступного дня після закриття е-лікарняного.
З 1 жовтня завдяки змінам, унесеним Наказом №2086, е-лікарняний з тимчасовою непрацездатністю вважається виданим через 7 днів після дати закриття листка непрацездатності!
Отже, «виданий» і «закритий» е-лікарняний — це не одне й те саме. Електронний лікарняний в особистих кабінетах має статус «закритий» одразу з дати свого відкриття, проте він є закритим днем у майбутньому — відповідна дата закриття є плановою датою завершення тимчасової непрацездатності або повторного огляду, після якого треба сформувати новий медичний висновок і створити продовжений е-лікарняний тощо. А от «виданий» і «готовий до сплати» — це одне й те саме.
Зверніть увагу: лікарняний лист з діагнозом «Вагітність та пологи» вважається виданим через 7 днів з дати відкриття.
Момент третій. Призначити працівникові матеріальне забезпечення на підставі «готового до сплати» е-лікарняного роботодавець має упродовж не більше ніж 10 календарних днів з дня закінчення періоду тимчасової непрацездатності.
Тимчасом як у випадку паперових лікарняних призначення матеріального забезпечення має відбуватись упродовж 10 календарних днів з дня отримання лікарняного від працівника.
Ще 5 робочих днів після призначення допомоги як для паперових, так і е-лікарняних відведено на подання заяви-розрахунку.
Пам'ятайте!
Оплачувати лікарняний чи ні, має визначити комісія (уповноважений) з соцстрахування! I збиратися ця комісія має не рідше ніж двічі на місяць (п. 4.1 Положення №13), а якщо листки непрацездатності надходять часто, — то й частіше, щоб роботодавець не порушував або прискорив строки виплати!
Як складається заява-розрахунок?
У вересні ФСС нагадував, що є два шляхи складання та подання заяв-розрахунків до ФСС — на папері та в електронному вигляді. I наполегливо радив застосовувати саме електронну форму — це і швидше, і зручніше, та й пандемія ще триває.
На жаль, на сайті ПФУ подати таку заяву не вдасться — такий сервіс не впроваджено. Тож про програмне забезпечення для створення і надсилання цих заяв роботодавцю доведеться подбати за власний кошт, так само як і про наявність електронних підписів у тих, хто цю заяву-розрахунок підписуватиме.
ФСС каже: аби подавати документи онлайн із застосуванням електронного підпису/печатки, потрібно укласти відповідний договір — це можна зробити, звернувшись до відділень робочих органів виконавчої дирекції ФСС.
Які особливості оформлення заяви-розрахунку за е-лікарняними?
— Форма заяви-розрахунку, яку необхідно заповнити для отримання коштів на виплату допомоги за е-лікарняними, не змінилася і тотожна для паперових та електронних лікарняних. Вона визначена у Порядку №12.
— Проте в е-лікарняному немає серії та відрізняються причини непрацездатності, тож заповнення заяви-розрахунку за такими лікарняними має особливості. Через це не можна поєднувати листки непрацездатності різних видів — за паперовими й е-лікарняними мають бути подані дві окремі заяви-розрахунки.
Зверніть увагу!
Хоча форми заяв-розрахунків однакові для всіх лікарняних, більшість клієнтських спеціалізованих програмних забезпечень для електронного документообігу пропонують окремі форми заяв для паперових та електронних листків непрацездатності.
Формування заяви-розрахунку за е-лікарняним:
— перші шість колонок заповнюють без змін, а поле «Серія» необхідно залишити порожнім;
— у полі «Номер» зазначають номер електронного лікарняного — він складається з десяти цифр і цифри після знака дефісу;
— у наступному полі потрібно зазначити, чи є е-лікарняний первинним, чи продовженням (1 або 2 відповідно). Визначити це допоможе унікальний номер випадку непрацездатності, який також зазначено в електронному лікарняному — він збігатиметься для всіх лікарняних, сформованих у межах одного страхового випадку;
— у десятій колонці наводять оновлений код причини непрацездатності — він відрізняється від визначених для паперових лікарняних. Так, в е-лікарняних причини непрацездатності бувають такі:
«1 — Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов'язані з нещасним випадком на виробництві»;
«2 — Вагітність і пологи»;
«3 — Необхідність догляду за хворою дитиною»;
«4 — Необхідність догляду за хворим членом сім'ї»;
«5 — Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною»;
«6 — Карантин, встановлений відповідно до законодавства»;
«7 — Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства»;
«8 — Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу»;
«9 — Тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу» (може бути із позначкою про зв'язок випадку тимчасової непрацездатності з професійною діяльністю пацієнта);
«10 — Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-СoV-2».
Також у разі наявності в медичному висновку позначки про зв'язок випадку тимчасової непрацездатності з професійною діяльністю пацієнта причина непрацездатності за кодом 1 після завершення відповідного розслідування може бути змінена Фондом на підставі актів розслідування нещасного випадку або професійного захворювання на причини:
«11 — Тимчасова непрацездатність внаслідок професійного захворювання»;
«12 — Тимчасова непрацездатність внаслідок нещасного випадку на виробництві»;
— решта колонок заповнюються, як і раніше.
Як оплачуються е-лікарняні?
Правила розрахунку середньої зарплати для оплати тимчасової непрацездатності і вагітності та пологів для паперових та електронних лікарняних є однаковими. Ці правила для 2021 року ми докладно, на прикладах, розглянули в статті «Лікарняні та декретні-2021» у «ДК» №8/2021.
Запитуйте — відповідаємо
Наприкінці розглянемо запитання, яке надійшло від читача. Воно добре ілюструє те, що ми розглянули вище.
«Як бути, якщо за одним страховим випадком у людини за 12 днів хвороби сформовано 3 е-лікарняні, кожен із них у різні дати отримав статус «готове до оплати»? То як потрібно сформувати заявки до ФСС? До дати закінчення кожного додати 7 днів, як зазначено в сьогоднішній статті, і сформувати 3 заявки?
Раніше всі продовження були в нижній частині одного паперового листка, відповідно одна заявка. А тепер? Якщо я чекатиму до повного закінчення хвороби, чи визнають перші е-лікарняні?
I, до речі, у всіх лікарняних за одним страховим випадком нумерація абсолютно довільна, у всіх після рисочки 1. Ні в кого немає єдиного номера і -1, -2, -3.
I ще запитання: якщо перший лікарняний на 5 днів (за рахунок підприємства), то його до заявки не включати, зазначати тільки наступні?»
Наша відповідь
1. Якщо страховий випадок справді один і той самий, то перший е-лікарняний отримує статус «первинний», а всі наступні будуть його подовженням. Проте, як ми вже зазначили вище, позначки про такий статус в е-лікарняному, на жаль, немає. Тому, для того щоб визначити, який саме це листок непрацездатності, треба шукати унікальний номер — він у первинному й у подовженні однаковий. А от номери самих лікарняних можуть бути різними!
Де ці номери в е-лікарняному: номер лікарняного (не унікальний) зазначається в рядку «Номер ЛН»; унікальний номер — у рядку «Номер випадку непрацездатності»! Так, якщо ви отримали щодо одного працівника 3 е-лікарняні з однаковою причиною непрацездатності, шукайте унікальний номер. Якщо він збігається, то найстаріший із цих листків є первинним, а решта — подовженням. Відповідно, середню зарплату ви рахуєте для первинного, а для подовження вже не перераховуєте, застосовуєте ту саму.
2. Оплачується кожен листок непрацездатності окремо. Тому вам не треба чекати, коли працівник повністю одужає, щоб оплатити первинний е-лікарняний та його подовження. Проте право на оплату мають лише ті листки, які мають статус «готовий до сплати», і з 1 жовтня таке право набувається через 7 днів після дати закриття лікарняного листка! Тобто так, доведеться зачекати.
Але недовго, адже призначити виплату треба буде протягом 10 календарних днів після того, як е-лікарняний набрав «оплатного» статусу (і в цей період вам треба буде ще «втиснути» збори комісії (уповноваженого) зі страхування). А якщо для оплати вам потрібне буде фінансування від ФСС, на подання заяви-розрахунку матимете лише 5 робочих днів після призначення виплати.
3. Щодо листків непрацездатності, які повністю оплачує роботодавець, їх до заяви-розрахунку включати не потрібно. Цим документом ви замовляєте кошти у ФСС, тож зазначати в ньому треба лише ті страхові випадки, які потребують фінансування.
Але: якщо трапляється листок непрацездатності, який частково оплачується за кошти роботодавця, а частково — за кошти Фонду, то такий лікарняний відображається у заяві повністю! Зверніть увагу на графи 7 — 10 таблиці на зворотному боці заяви. У них зазначають кількість днів непрацездатності та суму лікарняних (усього і в тому числі за кошти ФСС)!
Нормативна база
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.1999 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Наказ №1066 — Наказ МОЗ від 01.06.2021 р. №1066 «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки».
- Наказ №2086 — Наказ МОЗ від 28.01.2021 р. №2086 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства охорони здоров'я України».
- Положення №13 — Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою ФСС від 19.07.2018 р. №13.
- Порядок №12 — Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 р. №12.
- Порядок №587 — Порядок ведення Реєстру медичних записів, записів про направлення та рецептів в електронній системі охорони здоров'я, затверджений наказом МОЗ від 28.02.2020 р. №587.
- Порядок №1066 — Порядок формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров'я, затверджений наказом МОЗ від 01.06.2021 р. №1066.
- Порядок №1234 — Порядок видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 р. №1234.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»