З 01.09.2021 р. організаційно-розпорядчі та інші документи (накази, штатний розпис, довідки, службові листи тощо) слід оформлювати по-новому. Але хіба це стосується лише підприємств? Які реквізити тепер є обов'язковими, без яких документ не матиме юридичної сили? Проаналізуймо норми нового стандарту ДСТУ 4163:2020.
Згідно з Наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. №144 з 1 вересня 2021 року:
— набрав чинності ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»;
— втратив чинність ДСТУ 4163-2003, який мав ту саму назву.
Новий стандарт установлює:
— склад реквізитів документів;
— вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
— вимоги до бланків та оформлення документів;
— вимоги до виготовлення документів.
Норми нового стандарту поширюються, наприклад, на такі документи:
— організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
— розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
— інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі — юридична особа) незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
I виконувати ці стандарти потрібно буде незалежно від форми носія, на якому зберігатимуться ці документи, — як для паперових документів, так і складених в електронній формі.
Склад реквізитів документів
Як зазначається в Стандарті, є 32 реквізити документа. Але у п. 4.4 Стандарту уточнено обов'язкові реквізити, що надають документу юридичної сили, а саме:
— найменування юридичної особи (04);
— назва виду документа (не зазначають на листах);
— дата документа;
— реєстраційний індекс документа;
— заголовок до тексту документа;
— текст документа;
— підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису).
Розгляньмо нюанси оформлення саме обов'язкових реквізитів, саме тих, про які зазначається у п. 4.4.
Найменування юридичної особи
Основні моменти зазначення найменування юридичної особи:
1. Реквізит «Найменування юридичної особи» друкують великими літерами.
2. При цьому допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт.
3. Найменування юридичної особи — автора документа має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу.
4. Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юридичної особи, якщо його офіційно зафіксовано в положенні (статуті). Скорочене найменування зазначають у дужках або без них.
5. Нижче обов'язкового найменування юридичної особи або структурного підрозділу розміщують такі довідкові дані:
— поштову адресу,
— номери телефонів,
— телефаксів,
— рахунків у банку,
— адресу електронної пошти,
— адресу офіційного вебсайту тощо.
Якщо підприємство має юридичну особу вищого рівня або емблему
Найменування юридичної особи вищого рівня зазначають скорочено. Якщо немає офіційного скорочення цього найменування, то його зазначають повністю.
Найменування юридичної особи вищого рівня розміщують вище найменування юридичної особи — автора документа.
Зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг) відповідно до положення (статуту) про юридичну особу розміщують на бланку документа з лівого боку від найменування юридичної особи або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи» та «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».
Назва виду документа
Назва виду документа — це, наприклад:
— наказ,
— рішення,
— протокол,
— акт, довідка,
— доповідна записка тощо.
Назву виду документа зазначають на бланку конкретного виду документа і загальному бланку під час оформлення різних видів документів, окрім листів.
Цей реквізит на поздовжніх бланках розміщують посередині, а на кутових — у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».
У п. 5.9 Стандарту наголошується: назва виду документа, що його складає підприємство, має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юридичної особи.
Отже, кожному підприємству потрібно буде скласти власний перелік форм документів, які воно передбачає оформлювати, з правилами їх складання (які мають бути однакові для всіх подальших випадків складання таких документів).
Наприклад, ви встановили, що на вашому підприємстві складатиметься штатний розпис, — треба ретельно прописати правила складання цього документа і далі дотримуватися їх. В ідеалі — додати до такого переліку бланк цього документа.
Але типової форми цього переліку немає, тому як його оформити, кожне підприємство вирішуватиме для себе самостійно. Стандарт встановлює лише, що такий перелік має містити назви уніфікованих форм документів згідно з ДКУД та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу юридичної особи, закріпленому в положенні (статуті).
Дата документа
На документі можуть бути зафіксовані різні дати:
— підписання,
— затвердження,
— прийняття,
— реєстрації або складення.
Крім того, датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юридичної особи, відмітку про виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом.
Як зазначити дату, цифрами або словами (число, місяць) та цифрами (рік), вирішувати вам.
У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності:
1) день місяця;
2) місяць;
3) рік.
У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.
Коли зазначаєте реквізит «Дата документа», не робіть відступ від межі лівого поля.
Приклад 1
| 07.12.2019 |
Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, бо він відповідає міжнародній системі датування документів.
Приклад 2
| 2019.05.25 | ||
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.
Приклад 3
| 07 грудня 2019 року | ||
Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.».
Приклад 4
| 25 травня 2019 р. | ||
У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим.
Дату документа на бланку проставляють у спеціально відведеному місці.
У внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа.
У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти дату реєстрації документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи.
Реєстраційний індекс
Реєстраційний індекс документа складається з:
1) порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють;
2) індексу, що його застосовують у юридичної особи, зокрема індексу за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою.
Приклад 5
| 1 | 123/01-10 |
| 2 | 321/01/01-10 |
| 3 | 01-10/456 |
Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструють — вхідний чи створений юридичною особою.
У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства дозволено проставляти реєстраційний індекс документа у складі штрих-коду або QR-коду.
Місце складення документа — реквізит не обов'язковий, але вартий уваги!
Він, хоч і не зазначається у п. 4.4 Стандарту і йде під «щасливим» номером 13, є дуже важливим. Адже місце складення документа зазначають на всіх документах, окрім листів.
Його розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа».
Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014-97 (Класифікатор об'єктів адміністративно-територіального устрою України) (КОАТУУ).
Приклад 6
| 1 | Київ |
| 2 | смт Гостомель Київської області |
| 3 | с-ще Степове Фастівського району Київської області |
| 4 | с. Березівка Макарівського району Київської області |
У разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують.
Заголовок до тексту
Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа і також повинен мати низку особливостей:
— має бути коротким;
— граматично узгодженим із назвою документа;
— точно передавати зміст тексту;
— відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?».
Приклад 7
| 1 | Наказ (про що?) про надання відпустки |
| 2 | Лист (про що?) про організацію конференції |
| 3 | Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії |
| 4 | Посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста |
Допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт. Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, зокрема «Заголовок до тексту документа», друкують через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа
Текст документа має містити інформацію, заради фіксування якої його було створено, і стосується того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту документа.
Iнформацію в тексті документа потрібно подавати:
— стисло;
— грамотно;
— зрозуміло;
— об'єктивно.
Текст документа не може містити повторів, а також слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження.
Він оформлюється у вигляді суцільного зв'язного тексту, анкети, таблиці або з поєднанням цих форм.
Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, за попередньою домовленістю, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, адресовані державним органам або контрагентам-резидентам, внутрішні документи підприємства складають лише українською мовою.
Відмітку про наявність додатків, повну назву яких наводять переважно в тексті супровідного листа, оформлюють після тексту листа перед підписом.
Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що став підставою для його підготовки (видання), слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документів на аркушах паперу рекомендовано друкувати:
— формату А4 через 1 — 1,5 міжрядкового інтервалу,
— а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал.
Зауваження «рекомендовано» в цьому випадку означає, що це правило не суворе. Під час оформлення документів, за потреби, можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.
Підпис
Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
Підпис має містити:
— найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку),
— особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім'я і прізвище.
Приклад 8
| 1 | Генеральний директор ДП «УкрНДНЦ» | Особистий підпис | Власне ім'я ПРIЗВИЩЕ |
| 2 | Генеральний директор | Особистий підпис | Власне ім'я ПРIЗВИЩЕ |
Якщо документ підписують кілька посадових осіб однієї юридичної особи, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості цих осіб.
Приклад 9
| Директор | Особистий підпис | Власне ім'я ПРIЗВИЩЕ |
| Головний бухгалтер | Особистий підпис | Власне ім'я ПРIЗВИЩЕ |
У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їхні підписи розміщують на одному рівні.
Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім'я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник.
У цьому разі обов'язково зазначають фактичну посаду, власне ім'я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).
Приклад 10
| В. о. директора Директор |
Особистий підпис | Власне ім'я ПРIЗВИЩЕ Власне ім'я ПРIЗВИЩЕ |
А так робити не можна! Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов'язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа.
Приклад 11
| В. о. директора | Особистий підпис | Власне ім'я ПРIЗВИЩЕ |
Зверніть увагу!
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів, зокрема «Заголовок до тексту документа», — 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Відступ від межі лівого поля для цього реквізиту не роблять і крапку наприкінці заголовка не ставлять.
Вимоги до бланків документів
I насамкінець — про вимоги до бланків документів.
Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів потрібно використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм х 297 мм) та А5 (210 мм х 148 мм). Допустимо використовувати бланки формату АЗ (297 мм х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць.
Бланки документів повинні мати такі поля у міліметрах:
30 — ліве;
10 — праве;
20 — верхнє та нижнє.
Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Допустимо виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.
Для виготовлення тих чи інших бланків документів юридичної особи можна використовувати два варіанти розташування реквізитів:
кутове — постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті аркуша (кутовий бланк);
поздовжнє — постійні реквізити розміщують уздовж верхньої частини аркуша (поздовжній бланк).
Бланки кожного виду документа юридичної особи (за її вибором) можуть бути як кутовими, так і поздовжніми.
Не дозволено підкреслювати або відокремлювати реквізити бланка рискою.
Установлюють такі види бланків документів:
— загальний бланк юридичної особи для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа, крім листа);
— бланк листа;
— бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа, крім листа).
На основі загального бланка юридичної особи можна розробляти бланки структурних підрозділів та/або бланки посадових осіб, якщо керівники структурних підрозділів чи відповідні посадові особи мають право підписувати документи в межах своїх повноважень. У цьому разі зображення гербів, емблем або торговельних марок (знака для товарів і послуг) на бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, та на бланках посадових осіб не відтворюють.
Бланки, що містять реквізити, наведені іноземною мовою, застосовувати в межах України не рекомендовано.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»