Розгляньмо порядок надання роботодавцем матдопомоги. Чи є обмеження, коли працівник — сумісник? Які є види матдопомоги? Як її документально оформити та на які моменти звернути особливу увагу?
Визначення термінів
Спочатку кілька слів щодо працівника-сумісника. На сумісника поширюються всі права, гарантії та обов'язки, передбачені трудовим законодавством, колективним договором i правилами внутрішнього трудового розпорядку. Тому окремих обмежень чи заборон для надання суміснику матеріальної допомоги немає. Матдопомога може надаватися суміснику на загальних підставах. Роботодавець може виплатити матеріальну допомогу за кожним трудовим договором, як за основною роботою, так і за сумісництвом.
Працівнику може надаватися матеріальна допомога на безповоротній або поворотній основі. Про матеріальні виплати у вигляді матеріальної допомоги згадує Iнструкція №5 — це:
— матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім або більшості працівників (пп. 2.3.3 Iнструкції №5). Ця матдопомога належить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат працівникам і є складовою фонду оплати праці;
— матеріальна допомога разового характеру, що надається окремим працівникам у зв'язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання (п. 3.31 Iнструкції №5). Така допомога належить до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці.
Виплати, що є заробітною платою, оподатковуються «зарплатними податками»: ПДФО, військовим збором, на них нараховується єдиний внесок. Суми, які не належать до фонду оплати праці, у більшості випадків (але не завжди!) оподатковуються ПДФО та військовим збором, проте нарахування єдиного внеску немає.
Тож якщо маємо справу з матдопомогою працівнику, в т. ч. суміснику, виникає ризик нарахування єдиного внеску. Тому для роботодавця важливо розрізняти такі виплати.
Терміна «матеріальна допомога» у ПКУ та Законі про ЄСВ немає. Але у ПКУ наводиться визначення безповоротної фінансової допомоги та благодійної допомоги:
— безповоротна фіндопомога — це сума коштів, передана платнику податків згідно з договорами дарування, іншими подібними договорами або без укладення таких договорів (пп. 14.1.257 ПКУ);
— благодійна допомога поділяється на цільову та нецільову (пп. 170.7.1 ПКУ).
Висновок: для оподаткування роботодавцю важливо визначити характер матдопомоги.
Документальне оформлення
Якщо йдеться про матеріальну допомогу, що має систематичний характер і передбачена трудовим законодавством або положеннями про оплату праці найманих працівників (колективним договором, трудовим договором тощо), тоді виплата матдопомоги є обов'язком роботодавця. Наприклад, це може бути допомога, що виплачується раз на рік усім або більшості працівників. Матдопомога може навіть не надаватись одночасно всім працівникам (наприклад, допомога до відпустки або матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань).
Матеріальна допомога, що має систематичний характер та виплачується всім або більшості працівників, належить до зарплатної. Головною ознакою тут є систематичність.
Ще раз наголошуємо: йдеться не про можливість виплати, а про обов'язок роботодавця. Адже умови і підстави надання допомоги встановлені трудовим законодавством або положеннями про оплату праці. У цьому разі бухгалтеру слід отримати лише розпорядження від керівництва щодо настання певної події з посиланням на норму з положення про оплату праці та вказівку щодо певних працівників про виплату допомоги. Заяви від працівника щодо надання матдопомоги, яка має систематичний характер, не треба. Проте на практиці працівники все ж таки можуть складати заяву, принаймні щоб нагадати роботодавцю про цю домовленість. Своєю чергою, якщо роботодавець не виплатить матдопомогу, працівник має право розірвати трудовий договір за власним бажанням.
Якщо власник або уповноважений ним орган не виконує законодавства про працю, умов колективного чи трудового договору, працівник має право у визначений ним строк розірвати трудовий договір, у т. ч. строковий трудовий договір (ст. 38 та 39 КЗпП).
Iнша річ, якщо йдеться про допомогу одноразового характеру. Тут жодного обов'язку роботодавця. У положенні про оплату праці або у трудовому договорі з працівником можуть передбачатись окремі обставини, за настання яких роботодавець по змозі може надати матдопомогу. Наприклад, допомога на ремонт, у зв'язку з народженням дитини, на лікування, поховання тощо. Ця допомога не є зарплатною, тому що не може вважатися систематичною.
Така допомога залежить від фінансового становища роботодавця та виплачується по змозі. А от про настання таких обставин працівник мусить повідомити. Особливих вимог для документального оформлення законодавство не висуває. Працівник подає заяву в довільній формі з проханням надати матеріальну допомогу, де для зручності можна зазначити суму. Вимог до складання заяви немає. Але для того щоб підтвердити, що ця матдопомога не належить до фонду оплати праці, працівник повинен уточнити причину виникнення потреби (у зв'язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей тощо). Вважаємо це обов'язковим, тому що п. 3.31 Iнструкції №5 вказує на конкретні обставини: у зв'язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, за настання яких виплачується матеріальна допомога одноразового характеру. Зазначення обставин у заяві та погоджувальному розпорядженні роботодавця допоможе зайвий раз підтвердити, чому не нараховувався єдиний внесок. Адже матдопомога надається працівникові, і про це слід пам'ятати.
Частина 5 п. 3 розділу IV Iнструкції №449 уточнює, що при нарахуванні єдиного внеску потрібно керуватися згаданою нами Iнструкцією №5, яка встановлює види виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат.
Матеріальна допомога одноразового характеру, що надається окремим працівникам у зв'язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, належить до виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок (п. 14 розділу I Переліку №1170). Відображати у звітності з ЄСВ суму матдопомоги разового характеру не потрібно, на відміну від форми №1ДФ.
Висновок: визначити характер матдопомоги допоможе заява працівника.
Матеріальна допомога, що має систематичний характер
Сума такої допомоги буде базою для нарахування єдиного внеску, ПДФО і військового збору за загальними правилами, у складі суми заробітної плати.
Платником єдиного внеску є роботодавець (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ). Базою є сума нарахованої заробітної плати найманому працівникові, з яким укладено трудовий договір, зокрема суміснику.
Матеріальна допомога, що має систематичний характер, належить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат працівникам. Тож базою нарахування єдиного внеску є сума заробітної плати з урахуванням допомоги. У звіті з ЄСВ суму допомоги окремо не відображають.
При нарахуванні єдиного внеску не слід забувати про максимальну величину бази нарахування. Це максимальна сума доходу застрахованої особи на місяць, що дорівнює 15 розмірам МЗП, установленої законом, на яку нараховується єдиний внесок.
Нагадаємо, що з 1 вересня 2020 року підвищено розмір МЗП до 5000 грн1.
1 За опублікованими основними показниками проєкту Держбюджету на 2021 рік, з 1 січня МЗП становитиме 6000 грн, а з 1 липня — 6500 грн.
Нові максимуми з 1 вересня 2020 року
Максимальна величина бази нарахування з 01.09.2020 р. — 75000 грн (15 х 5000 грн).
Максимальний розмір єдиного внеску з 01.09.2020 р. — 16500 грн (15 х 5000 грн х 22%).
Ми дослідили, що така матдопомога з метою оподаткування прирівнюється до заробітної плати. Тоді вся сума допомоги включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника. Як наслідок, утримується ПДФО 18% та військовий збір 1,5%.
У формі №1ДФ нараховані фізособі доходи відображають за ознакою доходу «101» як доходи у вигляді заробітної плати.
Приклад 1 Працівникові-суміснику нараховано відпусткові за щорічну відпустку у розмірі 5000 грн та допомогу до відпустки у розмірі 1000 грн, яка згідно з трудовим договором виплачується одночасно з відпустковими. Відображення в обліку див. у таблиці 1.
Таблиця 1
Виплата відпусткових та матдопомоги, що має систематичний характер
| № з/п |
Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | |
| Д-т | К-т | |||
| 1. | Нараховано відпусткові та матдопомогу | 93 93 |
661 661 |
5000,00 1000,00 |
| 2. | Нараховано ЄСВ | 93 | 651 | 1320,00 |
| 3. | Утримано ПДФО та військовий збір | 661 661 |
641/ПДФО 642/ВЗ |
1080,00 90,00 |
| 4. | Сплачено ЄСВ | 651 | 311 | 1320,00 |
| 5. | Сплачено ПДФО та військовий збір | 641/ПДФО 642/ВЗ |
311 311 |
1080,00 90,00 |
| 6. | Виплачено відпусткові та матдопомогу | 661 | 311 | 4830,00 |
Матеріальна допомога одноразового характеру
Якщо йдеться про одноразову матдопомогу, це може бути безповоротна фіндопомога або благодійна допомога.
Сума безповоротної фінансової допомоги (крім випадків, передбачених ст. 165 ПКУ, зокрема пп. 165.1.19 ПКУ) є додатковим благом (пп. «ґ» пп. 164.2.17 ПКУ). Як наслідок, оподатковується ПДФО та військовим збором.
Якщо йдеться про благодійну допомогу, для потреб оподаткування слід визначити, чи допомога є цільовою.
Благодійна допомога — цільова чи ні?
Цільовою є благодійна допомога, що надається під визначені умови та напрями її витрачання, а нецільовою вважається допомога, яка надається без встановлення таких умов або напрямів.
Благодійна допомога
Цільова благодійна допомога, що надається у будь-якій сумі (крім допомоги на поховання), не включається до оподатковуваного доходу, як наслідок, не оподатковується, але за дотримання певних умов (пп. 170.7.4 ПКУ).
Цільова благодійна допомога надається під визначені умови та напрями її витрачання. У заяві про отримання допомоги працівнику слід зазначити про це. Видів цільової допомоги є декілька:
— допомога на лікування та медичне обслуговування (придбання ліків тощо) (пп. 165.1.19 ПКУ);
— допомога на поховання працівника (пп. 165.1.22 ПКУ);
— допомога як компенсація витрат на лікування (пп. «а» пп. 170.7.4 ПКУ).
Допомога на лікування та медичне обслуговування (придбання ліків тощо). Допомога у вигляді коштів або вартості майна (послуг) може надаватися не тільки працівникові, в т. ч. суміснику. На її отримання може розраховувати член сім'ї фізособи першого ступеня споріднення1, дитина працівника, яка перебуває під опікою або піклуванням. Це можуть бути, в тому числі, витрати роботодавця на обов'язковий профілактичний огляд працівника згідно із Законом України «Про захист населення від інфекційних хвороб» та на його вакцинацію, спрямовану на профілактику захворювань у період загрози епідемій відповідно до Закону України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення».
1 Членами сім'ї першого ступеня споріднення вважаються батьки, чоловік або дружина, діти фізособи, у тому числі усиновлені (пп. 14.1.263 ПКУ).
Обмеження щодо суми немає, але є вимога щодо документального підтвердження про факт проведення такого лікування та медобслуговування. Крім того, ПКУ не визначає відмінностей в оподаткуванні сум допомоги для оплати вартості таких послуг в Україні або за кордоном (підтверджує це ЗIР, підкатегорія 103.02).
У формі №1ДФ надану допомогу на лікування та медичне обслуговування відображають з ознакою доходу «143».
Єдиний соцвнесок. На таку допомогу не нараховується єдиний внесок, і підтверджує це п. 14 розділу I та п. 13 розділу II Переліку №1170, тому в таблиці 6 звіту з ЄСВ не відображається.
Допомога на поховання працівника. Цей вид допомоги не оподатковуватиметься ПДФО та військовим збором у разі виплати коштів роботодавцем такого померлого працівника за його останнім місцем роботи у розмірі, що не перевищує подвійного розміру суми, визначеної в абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ (пп. 165.1.22 ПКУ).
Тож, якщо сума не перевищує у 2020 році 5880 грн, оподатковуваного доходу немає. Сума перевищення за її наявності остаточно оподатковується під час її нарахування (виплати, надання).
Підтвердні документи
За наявності яких підтвердних документів допомога на лікування та медичне обслуговування платника податку або члена його сім'ї не підлягає оподаткуванню ПДФО?
Рекомендуємо платникам податку для підтвердження фактично понесених ними витрат, пов'язаних з лікуванням та медичним обслуговуванням, надавати договори, що ідентифікують продавця товарів (робіт, послуг) і їх покупця (отримувача), платіжні та розрахункові документи тощо.
ЗIР, підкатегорія 103.15
У формі №1ДФ виплачену допомогу відображають з ознакою доходу «146».
Єдиний соцвнесок. Допомога на поховання належить до інших виплат за п. 3.2 Iнструкції №5, і такі виплати не належать до фонду оплати праці, тому єдиний внесок на такий вид допомоги не нараховують (підтверджують це й податкові органи у ЗIР, підкатегорія 201.03).
Допомога як компенсація витрат на лікування. Обмеження щодо суми немає, але коштів працівник не отримує. У цьому разі роботодавець для компенсації вартості платних послуг з лікування переказує документально підтверджену суму закладу охорони здоров'я (у т. ч. для придбання ліків). Зверніть увагу: у ПКУ є обмеження щодо видів медичних процедур та ліків. Для уникнення сплати ПДФО, військового збору та єдиного внеску слід мати документи, які б підтверджували цільовий напрям благодійної допомоги.
Як підтвердити цільовий напрям благодійної допомоги?
Такими підтвердними документами можуть бути документи, що підтверджують потребу фізособи-платника податку в лікуванні та медичному обслуговуванні (зокрема, наявність та характеристики хвороби, травми, отруєння, патологічного стану платника податку), документи про надання таких послуг, що ідентифікують постачальника послуг та платника податку, якому надаються такі послуги, обсяги та вартість таких послуг: договори, платіжні та розрахункові документи, акти надання послуг, інші відповідні документи залежно від необхідного лікування або медичного обслуговування, хвороби та її стану.
У формі №1ДФ допомогу, як компенсацію витрат на лікування, відображають з ознакою доходу «169».
Єдиний соцвнесок. Допомога, як компенсація витрат на лікування, не є базою для нарахування єдиного внеску на підставі п. 13 розділу II Переліку №1170 як «витрати на оплату послуг з лікування працівників, які були надані установами охорони здоров'я».
Зверніть увагу!
Сплачені роботодавцем закладу охорони здоров'я кошти у вигляді матеріальної допомоги на медичне обслуговування працівника за тестування на коронавірусну хворобу (COVID-19) не є базою нарахування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, за умови документального підтвердження.
ЗIР, підкатегорія 201.04.01
Нецільова благодійна допомога
Насамперед треба пам'ятати, що працедавець надає окремим працівникам нецільову благодійну (матеріальну) допомогу за їхніми заявами у зв'язку з особистими обставинами. Допомога має одноразовий характер. Якщо нецільова благодійна допомога не перевищує протягом року граничну суму, немає підстав утримувати ПДФО та військовий збір (пп. 170.7.3 ПКУ). Тож важливим моментом є сума допомоги, отриманої протягом звітного року. У 2020 році сума неоподатковуваної допомоги становить 2940 грн (2102 грн (прожитковий мінімум для працездатних осіб) х 1,4).
Роботодавцю для неоподаткування матдопомоги достатньо самостійно дотримуватися граничного річного обмеження. Щоразу протягом року, коли матдопомога видається роботодавцем, він відображає це у формі №1ДФ з ознакою доходу «169», графи 4а та 4 залишаються порожніми.
Причому у ПКУ немає заборони чи обмежень щодо надання роботодавцем такої допомоги частинами. Тому, на думку автора, роботодавцю, щоб не допустити помилки щодо неоподаткування нецільової матдопомоги, головне — дотримуватися сукупного річного обмеження (у 2020 році — 2940 грн на рік). Мало того, роботодавець не повинен перевіряти, чи отримував працівник в іншому місці ще якісь суми нецільової допомоги. Якщо йдеться про працівника-сумісника, отримувати підтвердні документи щодо неотримання допомоги за основним місцем роботи не потрібно, тому що стежити за неперевищенням дозволеної неоподатковуваної суми повинна фізособа самостійно (про що далі). Якщо загальна сума отриманої нецільової благодійної допомоги протягом звітного податкового року перевищує граничний розмір, фізособа зобов'язана подати річну податкову декларацію із зазначенням отриманої суми (отриманих сум). Обов'язок роботодавця — лише фіксувати кожну надану суму допомоги у формі №1ДФ і стежити, яку саме суму матдопомоги він протягом року видає.
Якщо роботодавець надає працівнику суму матдопомоги, яка перевищує граничну межу, виходить, що працівник отримав інші доходи згідно з пп. 164.2.20 ПКУ, які є складовою місячного доходу працівника (див. приклад 2). Тоді базою оподаткування є різниця між сумою фіндопомоги та граничною сумою (сумою 2940 грн у 2020 році). Сплатити ПДФО та військовий збір слід у день виплати працівникові коштів. Якщо сума видається готівкою через касу роботодавця, податки сплачують протягом 3 банківських днів з дня, наступного за днем виплати (пп. 168.1.1 та 168.1.4 ПКУ).
У формі №1ДФ утриманий ПДФО відображають у графах 4а «Сума нарахованого податку» та 4 «Сума перерахованого податку» у тому податковому періоді, в якому надано таку суму. Зверніть увагу: ознака доходу за такою допомогою залишається «169», зокрема і за тією сумою, що перевищує встановлений граничний розмір (підтверджують це1 і податкові органи, див. ЗIР, підкатегорія 201.04.01).
1 У минулому, на їхній погляд, ознака доходу «169» присвоювалася частині доходу, що не оподатковувалася ПДФО. А оподатковувану частину слід було показувати з ознакою доходу «127» як інші доходи за пп. 164.2.20 ПКУ.
I ще один момент, про який слід повідомити працівника. Якщо сума матдопомоги є більшою за граничну суму (у 2020 році більшою за 2940 грн), працівник «на руки» отримає меншу суму, за мінусом ПДФО — 18% та військового збору — 1,5%.
Якщо фізособа протягом року отримувала нецільову фіндопомогу не лише від роботодавця, а й з інших джерел, і сумарна сума за рік є більшою від граничного обмеження (у 2020 році це більше ніж 2940 грн), то саме фізособа повинна виконати свій обов'язок з подання річної декларації про майновий стан та сплатити податки (пп. 170.7.3 ПКУ).
Неоподаткована сума
Розмір, що не перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного згідно з абзацом першим пп. 169.4.1 ПКУ, встановленого на 1 січня такого року.
Сподіватися, що це буде невідомо податківцям, марно, адже кожен роботодавець (благодійник) відображає таку інформацію у формі №1ДФ. Платник податку зобов'язаний самостійно включити суму таких доходів до загального річного оподатковуваного доходу та подати річну декларацію з цього податку (пп. 168.1.3 ПКУ).
Єдиний соцвнесок. Вище ми зауважили, що нецільова благодійна допомога є матеріальною допомогою одноразового характеру і вважається «іншою виплатою, що не належить до фонду оплати праці», тому вона не є базою нарахування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (підтверджує це ЗIР, підкатегорія 201.03).
Приклад 2 Працівникові-суміснику нараховано відпусткові за щорічну відпустку у розмірі 5000 грн. Крім того, працівник подав заяву з проханням надати матдопомогу на оздоровлення дітей у розмірі 4000 грн. Відображення в обліку див. у таблиці 2.
Таблиця 2
Виплата відпусткових та матдопомоги, що має одноразовий характер
| № з/п |
Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | |
| Д-т | К-т | |||
| 1. | Нараховано відпусткові та матдопомогу | 93 949 |
661 685 |
5000,00 4000,00 |
| 2. | Нараховано ЄСВ з відпусткових | 93 | 651 | 1100,00 |
| 3. | Утримано ПДФО та військовий збір з відпусткових | 661 661 |
641/ПДФО 642/ВЗ |
900,00 75,00 |
| 4. | Утримано ПДФО та військовий збір з суми перевищення матдопомоги: (4000 - 2940) х 18% = 190,80 (4000 - 2940) х 1,5% = 15,90 |
685 685 |
641/ПДФО 642/ВЗ |
190,80 15,90 |
| 5. | Сплачено ЄСВ | 651 | 311 | 1100,00 |
| 6. | Сплачено ПДФО та військовий збір | 641/ПДФО 642/ВЗ |
311 311 |
1090,80 90,90 |
| 7. | Виплачено відпусткові та матдопомогу | 661 685 |
311 311 |
4025,00 3793,30 |
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Iнструкція №5 — Iнструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.
- Iнструкція №449 — Iнструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. №449 (у редакції наказу Мінфіну від 28.03.2016 р. №393).
- Перелік №1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»