В IПК №3857/IПК/99-00-12-02-01-06 (див. «ДК» №39/2020) ДПСУ дає відповіді на запитання щодо можливості підписання податкової звітності з накладенням КЕП іншою особою у разі відсутності керівника чи його відсторонення від посади. З'ясуймо докладніше.
Керівника відсторонено — хто виконує обов'язки?
Коли ми говоримо про керівника, то відповідні дії та їх наслідки щодо його відсторонення від посади наочно наведені у постанові Великої Палати ВС від 10.09.2019 р. №921/36/18.
Відсторонення
Відсторонення працівників від роботи власником або уповноваженим ним органом допускається у разі:
— появи на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп'яніння;
— відмови або ухилення від обов'язкових медичних оглядів, навчання, інструктажу і перевірки знань з охорони праці та протипожежної охорони;
— в інших випадках, передбачених законодавством.
Так, управління товариством здійснюють його органи — загальні збори його учасників і виконавчий орган, якщо інше не встановлено законом (ч. 1, 2 ст. 97 ЦКУ). У товариствах, в яких законом передбачено утворення виконавчого органу, на нього покладено здійснення управлінської діяльності.
Повноваження члена виконавчого органу можуть бути в будь-який час припинені або він може бути тимчасово відсторонений від виконання своїх повноважень (ч. 3 ст. 99 ЦКУ).
I це слід розуміти як право компетентного (уповноваженого) органу товариства у будь-який час і з будь-яких підстав відсторонити особу (осіб) від виконання обов'язків члена (членів) виконавчого органу за умови, якщо в установчих документах товариства не визначено таких підстав (рішення КСУ від 12.01.2010 р. №1-рп/2010).
Отже, уповноважений орган (вищий орган товариства або наглядова рада) може відсторонити керівника товариства від посади у будь-який час на власний розсуд та з будь-яких підстав. Але межі цього розсуду можуть бути обмежені відповідним переліком підстав у статуті.
Велика Палата звертає увагу на те, що тимчасове відсторонення не є порушенням його трудових прав, бо не обов'язково пов'язується з його звільненням.
Відсторонення керівника від посади (тимчасове припинення його повноважень) спричиняє зупинення роботи такої посадової особи, зумовлене відсутністю організаційних умов, необхідних для виконання роботи, позаяк без повноважень посадова особа не може здійснювати керівництво юридичною особою загалом.
Відповідно до п. 5 ч. 1 ст. 41 КЗпП припинення повноважень посадової особи може бути підставою для розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу та виплати вихідної допомоги у розмірі не менше ніж шестимісячний середній заробіток (стаття 44 КЗпП), але замість розірвання трудового договору за згодою працівника його може бути переведено на іншу роботу (стаття 32 КЗпП).
Отже, керівника можна тимчасово відсторонити від посади та на цей період передати виконання таких обов'язків тимчасово іншій особі. Йдеться про період до прийняття рішення щодо долі керівника — поновити його повноваження, звільнити з посади та запропонувати йому іншу посаду на тому самому підприємстві чи звільнити з підприємства взагалі.
I тут постає інше запитання: як призначити таку особу та як делегувати їй відповідні повноваження?
Знову ж таки повертаємося до Великої Палати ВС, яка чітко вказала на порядок відсторонення від посади, а саме:
1) прийняття рішення уповноваженим органом про відсторонення від виконання обов'язків керівника;
Керівника відсторонено — наслідки
По-перше, така особа з дати прийняття рішення не може виконувати обов'язків керівника в частині представлення інтересів товариства перед третіми особами, у т. ч. підписувати договори, угоди, довіреності, бути на переговорах та вчиняти інші юридичні дії від імені товариства.
По-друге, така особа позбавляється права виконувати й організаційно-розпорядчі функції керівника по підприємству, в т. ч. видавати накази, розпорядження, підписувати податкову звітність тощо.
Про все це слід зазначити у протоколі загальних зборів учасників ТОВ та у наказі по підприємству.
2) відсторонення керівника від посади тягне за собою внесення змін до ЄДР, бо фактично спричинюється до заміни керівника іншою особою.
Отже, ми розуміємо, що у разі відсторонення керівника від посади власники (учасники ТОВ) мають прийняти відповідне рішення на загальних зборах та внести зміни до ЄДР щодо заміни керівника на іншу особу. Але такі дії можливі за наявності готового рішення засновників щодо звільнення керівника. Це ідеальна ситуація з погляду ЦКУ та КЗпП.
Але бувають випадки, коли керівника відсторонили від посади, проте ще не прийняли рішення про його подальшу долю у ТОВ. I на цей період цілком можливо призначити іншу особу — представника із внесенням відомостей про нього до ЄДР.
Наголосимо на тому, що на сьогодні маємо оновлений ЄДР, де замість особи-підписувача зазначається особа-представник, що, погодьтеся, звучить тепер цілком зрозуміло. Представник — це особа, яка представляє інтереси товариства, має право вчиняти правочини та інші дії в інтересах та від імені товариства. Фактично це те саме, що й підписувач, але зрозуміліше.
Причому навіть щодо тих підприємств, які реєструвалися до 2010 року, також слово «підписувач» замінено на «представник».
Тому в такому разі у протоколі загальних зборів, яким керівника відстороняють від посади, можна відразу визначитися з особою, яка виконуватиме тимчасово обов'язки керівника, та внести таку особу до ЄДР як представника.
Як представник може підписувати податкову звітність?
В IПК №3857 ДПСУ слушно зауважує, що податкова декларація повинна бути підписана або керівником платника податків, або уповноваженою на те особою. Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку.
Але коли ми говоримо про подання податкової звітності в електронній формі, то порядок делегування повноважень у такому разі чітко прописаний у Порядку №557.
Тож слід врахувати таке:
1) для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення повідомлення в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку. До повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів (п. 3, 4 розділу III Порядку);
2) право підпису надається представнику, який внесений до ЄДР. Така вимога продиктована як ст. 64, 66 ПКУ в частині внесення змін до облікових даних (у т. ч. щодо представника), так і приписами ч. 4 ст. 10 Закону про держреєстрацію, яка вказує на порядок використання відомостей з ЄДР у госпдіяльності юрособи.
Нагадаємо, що відповідно до п. 1 розділу III Порядку №557 юрособи, самозайняті особи, податкові агенти, контролюючі органи, органи держвлади, органи місцевого самоврядування набувають статусу СЕД з дати приєднання до договору, примірну форму якого визначено у додатку 1 до цього Порядку.
Зауважимо!
З 1 вересня 2020 року приєднання до договору здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства. Підтвердженням приєднання автора електронного документа до договору є отримання автором відповідної квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа.
Тобто, визначаючи представника, керівник ТОВ тим самим наділяє його повноваженнями в межах здійснення госпдіяльності, у т. ч. й у частині виконання договору приєднання про обмін електронними документами з органами ДПС.
Відповідно, такий представник, який діятиме від імені юрособи при підписанні податкової звітності, мусить не просто мати доручення, а й бути представником саме за даними ЄДР.
Причому таке правило щодо представника в ЄДР застосовується й у разі відсутності керівника — відпустка, тривале лікування чи відрядження, з інших причин (сюди ж можна було би віднести й карантин, у перші місяці якого багато керівників не мали можливості повернутися в Україну через скасовані рейси тощо). Якщо заздалегідь подбати про такого представника, він у будь-який момент може запобігти штрафам за неподання або несвоєчасне подання податкової чи іншої звітності в електронній формі. Але тут варто врахувати, що для того, аби внести особу-представника до ЄДР, учасники (засновники) ЮО мають прийняти рішення на загальних зборах чи в іншому порядку, встановленому статутом (установчими документами), викласти це рішення на нотаріальному бланку та подати його держреєстратору, який матиме 24 години для вчинення реєстраційної дії. Тож цей процес може тривати аж ніяк не один день.
Чому ми згадали про доручення?
Річ у тім, що подбати про представника та внести про нього відомості до ЄДР можна не лише з метою подання податкової звітності. Це може бути й делегування повноважень щодо виконання організаційно-розпорядчих функцій по підприємству. Як-от підписання актів, рахунків, документів, кадрової документації, внутрішніх наказів по підприємству тощо.
Тут цілком достатньо видати наказ про делегування повноважень, а у разі складення документів для подання їх до органів державної влади та місцевого самоврядування, ПФУ тощо — йдеться про довідки, запити, заяви, інші документи — можна додатково видати довіреність. Внесення такої особи до ЄДР є абсолютно не обов'язковим.
Водночас, коли йдеться про електронний документообіг на підприємстві чи з контрагентами, така особа для виконання делегованих повноважень може мати КЕП та накласти його на всі документи в межах повноважень, визначених наказом та довіреністю.
Проте така особа, навіть за наявності КЕП, не зможе підписати податкову звітність за нагальної потреби.
Нема головбуха — хто підпише?
Повертаючись знову до приписів пп. 48.5.1 ПКУ, нагадаємо, що податкова декларація повинна бути підписана, зокрема,
— керівником платника податків або уповноваженою особою;
— а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується керівником.
Наведене, з одного боку, свідчить про можливість підпису представником лише за керівника. А з іншого, маємо право керівника підписувати за головбуха, якщо бухоблік веде саме керівник.
I наш представник за ЄДР може підписуватися за головбуха на період його відсутності.
У коментованій IПК податківці звернули увагу на правила надання права на підпис уповноваженим особам.
У Порядку №557 сказано, що для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор електронного документа повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор, шляхом надсилання повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі — повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку (п. 3 розділу III Порядку). У графі «Посада» повідомлення зазначаємо «головний бухгалтер», а у графі «Тип підпису» — «уповноважена особа».
I ще раз наголосимо: одного запису в ЄДР щодо представника підприємства недостатньо для підписання звітності. Для цього слід окремо подати повідомлення до ДПС.
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»