Чи обов'язково відображати суму оплати корпоративною карткою через термінал як кошти, видані працівникові під звіт? Чи можна відразу відображати оплату постачальникові?
Платіжна картка — це один із видів електронного платіжного засобу, що дозволяє його утримувачеві перевірити стан коштів на його рахунку в банку, а також ініціювати переказ цих коштів. Корпоративна платіжна картка емітується (випускається) банком тільки для суб'єктів госпдіяльності — юрособи або фізособи-підприємця. Тобто хоча така картка й випускається на ім'я працівника, але кошти, які є на картковому рахунку, належать підприємству. Iншими словами, корпоративна картка — це інструмент доступу до рахунку, який належить підприємству, а не фізособі, на ім'я якої випущено картку.
Своєю чергою, згідно з п. 20 Положення №1481, фізичні особи — довірені особи установ/підприємств — юридичних осіб, які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства звіт про використання готівки разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом із невитраченим залишком готівки.
1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
Тобто, розраховуючись корпоративною карткою за товар, працівник фактично використовує не власні кошти, а кошти підприємства, за витрату яких він повинен відзвітувати, зокрема надавши первинні документи, що підтверджують факт оплати. Витративши кошти підприємства, працівник має обов'язок за них відзвітувати (виникає заборгованість працівника перед підприємством).
Крім того, і НБУ у листі від 24.04.2019 р. №57-0007/22460 (див. «ДК» №19/2019, коментар «ДК») зазначає, що кошти, списані з поточного рахунку суб'єкта господарювання за операції, що здійснені з використанням корпоративного електронного платіжного засобу, вважаються виданими під звіт його держателю (відповідно, відображаються через субрахунок 372).
Таким чином, вважаємо, що як зняття готівки з корпоративної картки, так і оплата за допомогою такої карти безпосередньо на рахунок постачальника мають бути відображені у бухобліку як видані працівникові під звіт. А після подання ним авансового звіту підзвітна сума закривається з одночасним відображенням оплати такому постачальникові або відразу оприбуткуванням товару/послуги, якщо вони були надані працівникові безпосередньо під час придбання.
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»