Як скласти внутрішній документ — порядок оприбуткування готівки в касі? Якими є особливості щодо його складання у разі наявності відокремлених підрозділів? Хто може не затверджувати порядку? Що буде за його незатвердження?
Загальні положення
За п. 12 Положення №148 підприємство зобов'язане розробити та затвердити внутрішнім документом (на підставі окремого наказу або розпорядження керівництва) порядок оприбуткування готівки в касі підприємства. Отже, банки та фізособи-підприємці не повинні розробляти та затверджувати порядок, бо на них цей обов'язок не поширюється.
У Порядку (далі — Порядок оприбуткування) підприємствам слід максимально врахувати такі моменти:
1) особливості роботи СГ і його відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку);
2) для відокремлених підрозділів підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами підприємства.
Розроблений порядок повинен відповідати вимогам Положення №148 та не суперечити законодавству України.
Це все, що зазначено про порядок оприбуткування у Положенні №148.
Але при розробленні та затвердженні такого внутрішнього Порядку оприбуткування потрібно враховувати всі норми Положення №148. Тому насамперед слід звернути увагу на визначення самого терміна «оприбуткування готівки в касі». Його встановлено п. 11 Положення №148.
По-перше, готівка, що надходить до кас, оприбутковується в день одержання коштів у повній сумі.
По-друге, оприбуткуванням готівки в касах підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є облік готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО без ведення касової книги, є облік готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друкування фіскальних звітних чеків і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО/занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО.
По-третє, суб'єкти господарювання, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО, використовують КОРО для:
1) підклеювання та зберігання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках КОРО;
2) здійснення операцій із розрахунковими квитанціями в разі виходу з ладу РРО чи відімкнення електроенергії;
3) обліку ремонтів, робіт з технічного обслуговування, перевірок конструкцій та програмного забезпечення РРО.
Отже, оприбуткуванням готівки є проведення підприємством (відокремленим підрозділом) готівки:
— в касі через здійснення запису у касовій книзі на підставі касового ордера (не використовує РРО);
— у КОРО, через підклеєний фіскальний чек (використовує РРО).
Усі ці моменти слід прописати у Порядку оприбуткування.
Правила складання касових ордерів
Якщо підприємство не використовує РРО, то в Порядку оприбуткування слід прописати правила оформлення касових документів, зокрема ПКО та ВКО. А саме:
1. Готівка, що надходить до кас, оприбутковується в день одержання готівки в повній сумі.
2. Приймається готівка до каси за прибутковим касовим ордером (додаток 2). Видається готівка з кас за видатковими касовими ордерами (додаток 3) або видатковими відомостями. Документи підписує головний бухгалтер (особа, уповноважена керівником установи/підприємства, якщо така особа є). Касові документи складають у паперовій або електронній формі (прописати у Порядку).
3. За наявності документальних підстав для складання ПКО вони додаються (наприклад, договір поворотної допомоги, авансовий звіт). До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки. Підпис керівника установи/підприємства на видаткових касових ордерах не обов'язковий, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис.
4. Про приймання підприємством готівки до каси за ПКО видається квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера). Вона підписується головним бухгалтером (особою, уповноваженою керівником). Його підпис не засвідчується відбитком печатки підприємства, якщо підприємство не використовує її у діяльності.
5. ПКО і квитанції до них заповнює бухгалтер (відповідальна особа установи/підприємства, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів) в електронному вигляді або вручну.
6. У разі видачі окремим фізособам готівки касир вимагає пред'явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Касир видає готівку тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або видатковій відомості. Видача касових ордерів і видаткових відомостей на руки особам, які вносять або одержують готівку, забороняється.
7. Приймання готівки за ПКО проводиться тільки в день їх складання.
8. Реквізити «Прийнято від» не заповнюються в ПКО, які оформляються на загальну суму проведених установою/підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі). Виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються.
9. Касові ордери до передавання в касу реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми №КО-3 (додаток 4 до Положення №148). Він ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями.
10. При роботі з готівкою касир керується Правилами №422.
11. Приймання одержаної з банку готівки в касу та видача готівки з каси для здавання її до банку оформляються касовими ордерами (прибутковим або видатковим) з відображенням такої касової операції в касовій книзі.
12. Документом, що свідчить про здавання виручки до банку та є підтвердженням оприбуткування готівки в касі суб'єктів господарювання, є один з таких документів:
— квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку;
— квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
— примірник супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчений підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;
— чек платіжного термінала в разі інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.
Обов'язки касира
I ще у Порядку оприбуткування слід прописати норми п. 34 Положення №148. А саме: касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов'язаний перевірити:
1) наявність і справжність на документах підписів, передбачених додатками 2 та 3 до Положення №148, а на видатковій відомості — дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені;
2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
3) наявність перелічених у документах додатків.
Касир повертає документи для оформлення в разі невиконання хоча б однієї із вищенаведених вимог.
Касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, формуються в справи відповідно до номенклатури справ та зберігаються відповідно до законодавства України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов'язок щодо їх зберігання. Строк зберігання касових документів за Переліком №578/5 — 3 роки з дня їх складання.
Касові документи виносяться з приміщення підприємства тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня такі документи обов'язково повинні бути повернуті до приміщення підприємства.
Касова книга
Ведення касової книги є складовою порядку оприбуткування готівки у касі. Тому правила її заповнення та ведення мають бути включені до Порядку оприбуткування окремим розділом (додатково див. «ДК» №29/2018). Зокрема, підприємства відображають у касовій книзі усі надходження і видачу готівки в національній валюті (додаток 5 до Положення №148).
Підприємство може вести одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).
У разі наявності відокремлених підрозділів, які проводять через свою касу операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її ПКО, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, на виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх ВКО і відомостями, вони ведуть касову книгу.
Аркуші касової книги нумеруються та прошнуровуються. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства.
Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги — «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги — «Звіт касира», є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.
I ще у Порядку слід прописати, що виправлення в касовій книзі не допускаються. Але зроблені виправлення підписуються касиром, а також головним бухгалтером або особою, яка його заміщує. У Положенні №148, як це було й у Положенні №637, не йдеться про порядок внесення виправлень. Але позаяк змінювати хронологію записів у касовій книзі не можна, то виправлення слід робити у рядку помилкового запису шляхом закреслення та внесення правильних даних.
У порядку також слід врахувати правила здійснення записів у касовій книзі (п. 40 Положення №148). Касир робить записи в касовій книзі за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день не здійснюються.
Касир щодня наприкінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники. Вони є відривною частиною аркуша касової книги (копія записів у касовій книзі за день). До бухгалтерії також передаються ПКО та ВКО під підпис у касовій книзі. Готівка, видана за видатковими відомостями на виплати, пов'язані з оплатою праці, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат згідно з пунктом 18 розділу II Положення №148, а закриття вищезазначених документів та виписка відповідних видаткових касових ордерів здійснюються в порядку, визначеному в пункті 31 розділу III Положення №148.
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника установи/підприємства, уповноваженого на це керівником.
Внутрішній трудовий розпорядок
Щодо правил оприбуткування готівки у разі змінного або цілодобового графіка роботи підприємства: якщо режим роботи бухгалтерії не збігається з режимом роботи місць торгівлі та немає самостійного здавання готівки до банку працівниками місць торгівлі, то в такому разі треба впроваджувати та прописувати у Порядку оприбуткування режим роботи касира, який би дозволяв своєчасно оприбутковувати готівку до каси. Наприклад, так: «Для забезпечення повного та своєчасного оприбуткування готівкової виручки, враховуючи незбіг режиму роботи бухгалтерії (з 9.00 до 18.00 год.) та магазину (з 07.00 до 23.00 год.), встановити режим роботи касира з 07.00 до 12.00 год. та з 20.00 до 23.00 год.».
Відокремлений підрозділ
Порядок оприбуткування повинен максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку).
Відокремлені підрозділи підприємств мають право здавати готівкову виручку (готівку) безпосередньо до кас юросіб або банку чи небанківської фінансової установи.
Підприємство має право здійснювати збір готівкової виручки (готівки), отриманої від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), для подальшого її здавання до банку з використанням комплексу технічних та програмних засобів, розташованих у місці здійснення готівкових розрахунків, які б забезпечували безпечне передавання коштів з робочих місць касирів до каси для зберігання та подальшого здавання готівки до кас банків. Це передбачено п. 15 Положення №148.
Тому якщо відокремлені підрозділи самостійно займаються здаванням готівки до банку, то цей момент треба зазначити у Порядку оприбуткування. Наприклад: «При здаванні відокремленими підрозділами готівки до банку самостійно вони мають право це робити без її оприбуткування в касі підприємства». Iнакше податківці під час перевірок будуть вказувати на неповне оприбуткування готівки.
Якщо відокремлений підрозділ здає готівку самостійно, потрібно прописати порядок документального підтвердження. Документом, що свідчить про здавання виручки до банку, є квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки підрозділом.
I окремо у Порядку оприбуткування слід зазначити про порядок взаємодії підприємства з його відокремленими підрозділами, які проводять касові операції і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства — юридичної особи (у тому числі у вихідні та святкові дні). Такий порядок слід оформити окремим внутрішнім документом. До відповідальних осіб відокремлених підрозділів порядок оприбуткування готівки в касі доводиться внутрішніми документами підприємства (розпорядженням або наказом керівництва).
Застосування РРО
Як відокремлені підрозділи, так і саме підприємство може працювати виключно з РРО та не проводити через касу ніяких розрахунків. У такому разі у Порядку оприбуткування не буде положень щодо правил заповнення ПКО та ВКО. Але мають бути включені правила оприбуткування готівки через РРО за п. 11 Положення №148, застосування РРО та складання Z-звітів.
Щодо зберігання готівки при застосуванні РРО. За п. 6 розд. III Порядку №547 внесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків повинні реєструватись через РРО з використанням операцій «службове внесення» та «службова видача», якщо такі внесення чи видача не пов'язані з проведенням розрахункових операцій (приймання або видача готівки від покупців).
Крім того, операція «службове внесення» використовується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту.
Але податківці в індивідуальній консультації від 04.09.2018 р. №3840/6/99-99-14-05-01-15/IПК нагадали, що підприємства, які працюють у вихідні та святкові дні і не мають змоги здати одержану ними за ці дні готівкову виручку (готівку) до банку через відсутність відповідної умови у договорі, укладеному з банком на інкасацію коштів, здають таку готівкову виручку (готівку) через банкомати/програмно-технічні комплекси самообслуговування в день її надходження до каси підприємства або безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства (п. 49 Положення №148).
Висновку щодо можливості та правил зберігання готівки у сейфах вони не зробили. Хоча раніше регіональні податківці зазначали в IПК ГУ ДФС у Волинській області від 24.05.2018 р. №2301/IПК/03-20-14-05-11, що передавати готівку у сейф без використання операції «службова видача» можна за дотримання певних умов.
Умови передання готівки в сейф без операції «службова видача»:
1) сейф повинен знаходитись на місці проведення розрахунків;
2) сума готівкових коштів на місці проведення розрахунків (разом у сейфі та РРО) має відповідати сумі коштів у денному звіті реєстратора (Z-звіт);
3) у такому сейфі повинна зберігатись лише виручка від реалізації з використанням РРО. Недопустимою є наявність особистих речей касира чи інших осіб у такому сейфі;
4) застосування сейфа для зберігання готівкових коштів з РРО повинно бути оформлено наказом керівника підприємства.
За IПК ГУ ДФС у Волинській області від 24.05.2018 р. №2301/IПК/03-20-14-05-11
Тож наразі податківці змінили свою думку та вважають, що підприємство не може зберігати готівку у вихідні та святкові дні у сейфі до дня інкасації.
Відповідно, така готівка повинна бути здана через банкомати або програмно-технічні комплекси самообслуговування в день її надходження.
I невідомо, як податківці будуть ставитися до правил зберігання готівки за вихідний день у сейфах. Тож кожному підприємству краще отримати від ДФС консультацію на цю тему.
Відповідальність за незатвердження порядку оприбуткування
Указом №436 не встановлено окремого виду штрафу за незатвердження порядку оприбуткування. А це наразі єдиний документ, який встановлює санкції за порушення касової дисципліни. До того ж наявність чи відсутність Порядку оприбуткування не впливає на повноту оприбуткування. Це означає, що його відсутність не може бути розцінена податківцями під час перевірок як неправильне або неповне оприбуткування готівки. Але всі внутрішні особливості ведення прибуткових касових операцій підприємства не враховуватимуться під час перевірок без затвердженого порядку.
Проте за п. 57 Положення №148 податківці під час перевірки мають право перевіряти виконання підприємством вимог Положення №148 щодо дотримання порядку ведення касової книги та оформлення операцій з приймання та видачі готівки з каси, ведення відповідних касових документів. Відповідно, до керівника підприємства може бути застосована відповідальність. Але КУпАП не встановлено окремого виду адмінштрафу за таке порушення.
Отже, можна прогнозувати, яким буде підхід податківців під час перевірки. Тому не рекомендуємо ігнорувати вимогу про наявність такого документа, як Порядок оприбуткування.
Нормативна база
- Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Правила №422 — Правила визначення платіжних ознак та обігу банкнот, розмінних та обігових монет національної валюти України, затверджені постановою Правління НБУ від 23.10.2013 р. №422.
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»